Thuiswerken is voor de één een vloek, voor de ander een zegen. Hoe je het ook wendt of keert, thuiswerken is niet meer uit de dagelijkse praktijk weg te denken. En ook jij zult vast ervaring hebben met communicatie op afstand. Krijg je eindeloos lange mails van collega’s? Verzuip je in de online vergaderingen? Of vind je het lastig communicatievormen te vinden voor afzonderlijke kwesties? Lees dan verder. Dit artikel helpt je doelgericht te communiceren bij het werken op afstand.

Thuiswerken betekent dat je in de rust en stilte van je eigen omgeving lekker meters kunt maken. Maar het betekent ook dat het contact met je collega’s veel meer op afstand plaatsvindt. Voor je het weet houd je geen tijd meer over voor je eigen werk, tussen alle e-mails en online meetings door. To the point communiceren is niet van iedereen een talent. Maak een einde aan die tijdverspilling door de juiste communicatietechniek te gebruiken op het juiste moment.

Wat komt aan bod:

  1. Wat zijn communicatie technieken?
  2. Meer inspiratie op social media
  3. Communicatietechnieken voor thuiswerken
  4. Ezelsbruggetjes voor effectieve communicatie
  5. Effectieve communicatietechnieken voor thuiswerken
  6. Volg een training | Communicatietechnieken
  7. Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

Wat zijn communicatie technieken?

Communicatietechnieken zijn manieren om informatie goed over te brengen. Informatie overbrengen doe je continu. Door de juiste communicatietechnieken te gebruiken, zorg je dat je boodschap beter overkomt. In het contact met je collega’s kun je voor verschillende communicatietechnieken kiezen. De vraag is wat voor soort communicatietechniek? Daarvoor is het belangrijk te weten welke technieken voor effectieve communicatie er zijn. Pak een communicatietechnieken boek erbij en je zult onderstaand lijstje ongetwijfeld tegenkomen:

Je kunt je vast voorstellen dat communicatietechnieken in de zorg anders zijn dan bijvoorbeeld in de ICT. Daarnaast is het goed je te realiseren dat er een verschil is tussen communicatie technieken en modellen.

Welke communicatie modellen zijn er?

Er zijn talloze communicatiemodellen. Ze hebben allemaal gemeen dat ze een theorie bieden waarmee je kunt analyseren hoe informatie tussen zender en ontvanger wordt overgedragen. Dat kan bijvoorbeeld via het lineaire communicatiemodel: de zender verzendt de boodschap via een bepaald kanaal en de ontvanger krijgt de boodschap.

In het Lasswell-model gaat het om 5 stappen die net iets verder gaan dan het lineaire model:

  1. Wie
  2. Zegt wat
  3. Via welk kanaal
  4. Aan wie
  5. Met welk effect

Anderzijds zijn er ook modellen die ervan uitgaan dat zender en ontvanger tegelijkertijd beide rollen vervullen. Je bent zowel zender als ontvanger en stuurt en ontvangt tegelijkertijd verschillende boodschappen. Het is een dynamisch en constant proces.

Al deze modellen zijn handig om in je achterhoofd te houden. Maar uiteindelijk draait het vooral om jouw eigen houding in gesprekken. Zorg dat je gebruik maakt van effectieve communicatie om het jezelf én je collega’s zo makkelijk mogelijk te maken.

Communicatie is essentieel voor elke kenniswerker. Op dit blog delen we regelmatig tips om je communicatietechnieken bij de tijd te houden. Wil je ook dagelijks updates over persoonlijke ontwikkeling, time management of thuiswerken? Volg Tijdwinst op Instagram of LinkedIn om nooit meer iets te missen!

communicatietechnieken voor achter je laptop

Welke communicatietechnieken zijn er voor thuiswerken?

Er bestaat geen communicatietechnieken opleiding. Werk je veel thuis, dan is het belangrijk kort en bondig te communiceren. Jouw tijd is schaars en die van je collega’s waarschijnlijk evenzo. Om te zorgen dat je échte werk, dat waar je energie van krijgt, niet ondersneeuwt, is het belangrijk kort en bondig te communiceren. Dat helpt je gelijk je boodschap beter over te brengen. De ontvanger zal sneller de moeite nemen je mail te lezen of te luisteren naar je pitch voor dat nieuwe project.

Kort en bondig e-mailen

Om te zorgen dat jouw mails effect sorteren, kun je met een aantal dingen rekening houden:

  • Bouw de mail van onder naar boven op. Begin met de bijlage, een korte tekst van niet meer dan twee alinea’s, gevolgd door een concrete, heldere onderwerpregel en tenslotte het mailadres van de ontvanger.
  • Maak je onderwerpregel duidelijk. Zorg dat uit de onderwerpregel blijkt in welke fase een opdracht zit en wat de ontvanger moet doen, nog voordat die de mail gelezen heeft.
  • Schrijf geen heel boekwerk. In maximaal twee alinea’s moet jij je verhaal wel kunnen vertellen. Heb je meer woorden nodig? Maak een opsomming. Nog steeds te weinig ruimte? Misschien is bellen dan een beter idee. Of maak een schema, tabel of grafiek. Een beeld zegt immers meer dan duizend woorden, nietwaar?
  • Wees concreet. Geef aan wat je wilt, hoe je het wilt en wanneer je het wilt. Wees glashelder in wensen en verwachtingen. Je formuleert concrete eisen en gebruikt woorden die niet voor meerdere interpretaties mogelijk zijn.

thread post over e-mailen kort en bondig

Kort en bondig video vergaderen

Videocalls kunnen soms eindeloos duren. Ga je voor effectief communiceren, zorg dan ook hier weer dat je het kort en bondig houdt. Met deze tips blijft iedereen bij de les:

  • Wees selectief in je medium keuze. Is het wel echt nodig een meeting in te plannen? Soms is een e-mail ook voldoende.
  • Ruim niet meer tijd in dan nodig. Vaak maakt het systeem automatisch een videogesprek van een uur aan, maar misschien is een halfuur ook wel voldoende. Onthoud dat de tijd die je inplant ook wordt gebruikt over het algemeen. Alleen of het dan ook om nuttige dingen gaat…?
  • Kies een strategisch tijdstip. Bedenk wanneer je zelf scherp genoeg bent voor een online meeting en houd ook rekening met voorkeuren van anderen. Veel mensen blijken ’s ochtends het meest productief, in dat geval is het handiger je meeting naar een tijdstip ’s middags te verplaatsen.
  • Houd de tijd in de gaten. Je hebt vooraf nagedacht hoe lang de videocall moest duren. Komt de eindtijd in zicht, geef een seintje zodat jullie af kunnen ronden.
  • Communiceer ook non-verbaal. Ja, je zit in je eigen kantoor achter een schermpje, maar dat wil niet zeggen dat je niet meer met je lichaamstaal kunt communiceren. Doe je schouders naar achteren, maak oogcontact, gebruik armgebaren en praat rustig, luid en duidelijk.
  • Houd het bij begrijpelijke taal. Je stopwoordje en ‘euh’ en ‘eh’ slik je in. Daarnaast gebruik je eenvoudige woorden die voor iedereen duidelijk zijn. Hoe makkelijker en begrijpelijker, hoe beter je de aandacht vasthoudt.
  • Gebruik visuele middelen. Misschien kun je een grafiek in beeld brengen of een tabel zodat jouw pratende hoofd afgewisseld wordt met een visual. Dat houdt iedereen scherp en maakt complexe informatie duidelijker.
  • Check of je boodschap is begrepen. Houd aan het eind ruimte voor vragen. Heeft iedereen begrepen wat je wilde vertellen en is duidelijk wat iedereen na deze meeting moet doen?

Welke ezelsbruggetjes voor effectieve communicatie zijn er?

Er zijn een aantal handige ezelsbruggetjes om te gebruiken in alle vormen van communicatie. Juist als je op afstand samenwerkt met collega’s kan het gemakkelijk gebeuren dat dingen scheef lopen. Je doet aannames, begrijpt elkaar niet helemaal goed of durft niet goed door te vragen terwijl al die hoofdjes in een online meeting je aan zitten te staren. Met deze communicatiemethoden voorbeelden heb je 6 technieken om te onthouden om je communicatie te verbeteren:

  • Een bekende naam in de wereld van communicatietechnieken is NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander (NIVEA)
  • Of ken jij de Oma gesprekstechniek? Laat OMA thuis betekent een manier van communiceren waarbij je Oordelen, Meningen en Adviezen (OMA) voor je houdt.
  • Daarentegen moet je de ANNA-gesprekstechniek altijd meenemen: Altijd Navragen, Nooit Aannemen (ANNA)
  • Ook is het belangrijk de OEN-gesprekstechniek toe te passen: wees Open, Eerlijk en Nieuwsgierig (OEN)
  • Gebruik bovendien LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen (LSD)
  • En maak je tenslotte zeker DIK: Denk in Kwaliteiten (DIK)

Wat zijn effectieve communicatietechnieken voor thuiswerken?

Efficiënte communicatie is cruciaal om van werken op afstand een succes te maken. Maak bewuste keuzes in je communicatie, dat zorgt dat je effectiever samenwerkt en kostbare tijd bespaart. Of je nu mailt of een videocall houdt, hoe duidelijker, hoe beter. Zorg dat je actief luistert, helder formuleert och concreet bent in je communicatie. Gebruik ezelsbruggetjes om misverstanden te voorkomen en bespaar kostbare tijd door goed na te denken over je manier van communiceren.

Ghislen Nysten,
Senior trainer bij Tijdwinst.com

Volg een training Gesprekstechnieken

Communicatie maakt dat je samen met je collega’s productief en efficiënt aan de slag kunt. Maar het kan nog best lastig zijn om je boodschap op de juiste manier over te brengen. Zeker als je niet fysiek bij elkaar bent. Merk je dus dat je jouw boodschap in mails en chats goed kunt verwoorden, maar mis je de skills om gesprekken goed te voeren? Denk dan eens aan de 1-daagse training Gesprekstechnieken. Daarin leer je welke boodschap je op welke manier het beste overbrengt en hoe je jezelf nog professioneler uit.

Meer weten?

Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

  • Wat zijn de meest effectieve communicatietechnieken?

    Hoewel er vele manieren zijn, zijn de belangrijkste aandachtspunten voor een communicerende thuiswerker vooral gericht op efficiëntie. Communiceer via e-mail en in online meetings kort en bondig. Gebruik duidelijke onderwerpregels en houd het feitelijk: wat moet er gebeuren, hoe en wanneer? Schrijf geen hele boekwerken, maar kom direct tot de kern.

  • Hoe kan ik mijn luistervaardigheden verbeteren?

    Verbeter je luistervaardigheid door regelmatig te herhalen en samen te vatten. Zo check je of je de boodschap goed hebt begrepen. Laat de ander altijd uitpraten. Let tijdens videocalls niet alleen op de woorden, maar kijk ook naar iemands mimiek en handgebaren voor de volledige context.

  • Welke technieken helpen bij het geven en ontvangen van feedback?

    Wees bij het geven van feedback altijd opbouwend; het doel is groei, niet kwetsen. Bij het ontvangen van feedback is het essentieel om door te vragen. Stop pas als je écht begrijpt wat de kern van het punt is, zodat je er concreet mee aan de slag kunt.

  • Hoe kan ik assertief communiceren zonder agressief over te komen?

    Assertiviteit draait om spreken vanuit jezelf. Gebruik consequent ik-taal om vingerwijzen naar de ander te voorkomen. Blijf kalm, houd je toon neutraal en focus uitsluitend op de feiten van de situatie.

  • Wat zijn de beste manieren om misverstanden in communicatie te voorkomen?

    Voorkom misverstanden door belangrijke punten te herhalen en te vragen om bevestiging. Maak daarnaast gebruik van opsommingen en schema’s om complexe zaken te visualiseren. Een visueel hulpmiddel laat vaak minder ruimte voor verschillende interpretaties dan alleen tekst.

  • Hoe kan ik non-verbale communicatie effectief inzetten?

    Bij online werken is non-verbale communicatie uitdagender, maar nog steeds cruciaal. Zoek actief naar oogcontact (kijk in de camera) en neem een open, zelfverzekerde houding aan. Spreek luid en duidelijk, en ondersteun je woorden met gezichtsuitdrukkingen en handgebaren om je boodschap kracht bij te zetten.

  • Welke rol speelt empathie in effectieve communicatie?

    Empathie versterkt de verbinding en verduidelijkt de communicatie. Toon oprecht begrip, wees geduldig och laat de ander volledig uitspreken. De kunst is om te luisteren zonder oordeel, waardoor de ander zich veilig voelt om eerlijk te zijn.

  • Hoe kan ik mijn boodschap helder en beknopt overbrengen?

    Begin altijd direct met de kernboodschap om de aandacht vast te houden. Beperk je tot de essentiële informatie en laat overbodige details weg. Wees duidelijk en concreet; vermijd abstracte verhalen of vage metaforen die de boodschap kunnen vertroebelen.

  • Wat zijn de beste technieken voor conflictbeheersing in communicatie?

    Bij conflictbeheersing is kalmte je belangrijkste wapen. Houd het gesprek professioneel en sta open voor andere inzichten. Verspil geen energie aan het zoeken naar ‘de absolute waarheid’, maar focus op het vinden van een gezamenlijke oplossing voor het probleem.

  • Hoe kan ik mijn communicatie aanpassen aan verschillende doelgroepen?

    Effectieve communicatie begint bij het kennen van je doelgroep. Verdiep je in hun achtergrond en stem je taalgebruik af op hun specifieke kennisniveau en verwachtingen. Wat voor een expert logisch is, kan voor een leek vakjargon zijn.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.