Warning: Creating default object from empty value in /home/customer/www/thuiswerken.com/public_html/wp-content/plugins/wooenhancer/admin/redux-framework/inc/class.redux_filesystem.php on line 29
Minstens 105 tips voor thuiswerken | Thuiswerken.com

Minstens 105 tips voor thuiswerken

op een efficiënte en slimme manier!

105 tips, and counting! We werken ze namelijk geregeld bij. Zodat jij, de thuiswerkende kenniswerker, telkens op de hoogte kunt blijven van de beste en nieuwste tips voor thuiswerken. Van het plannen en organiseren van je werk, het inrichten van je werkplek tot aan het bewaken van je werk/privé-balans, je vindt alles over slim en efficiënt thuiswerken hier.

[Laatste update 17 mei 2021]

Werken op afstand vraagt om duidelijk communiceren en het managen van verwachtingen. Zowel naar je leidinggevende als collega’s toe, maar ook naar jezelf. Over hoe je met afleiding omgaat bijvoorbeeld, maar ook over het bewaken van je eigen grenzen. Om jou daarbij te helpen, hebben we de beste time management tips en technieken op een rij gezet — overzichtelijk ingedeeld:

  1. Focussen op resultaat (10 tips)
  2. Je werk organiseren (6 tips)
  3. Een proactieve werkdag tegemoet gaan (9 tips)
  4. Samenwerken op afstand als één team (8 tips)
  5. Slim communiceren, zowel online als offline (9 tips)
  6. Effectief online vergaderen met je team (13 tips)
  7. Je work/life-balance bewaken (11 tips)
  8. Thuiswerken met anderen om je heen (7 tips)
  9. In je concentratiebubbel komen (en blijven) (10 tips)
  10. Fit en vitaal thuiswerken (15 tips)
  11. Een productieve thuiswerkplek inrichten (5 tips)

Tips voor thuiswerken 21

10 tips bij thuiswerken om te focussen op resultaat

Je kunt daadwerkelijk productief thuiswerken wanneer je weet wat er zich allemaal op je bordje bevindt — pas dan kun je keuzes maken, pas dan kun je prioriteiten stellen. Leer daarom wat wel – en wat zeker niet – jouw aandacht verdient. Door al je projecten en taken in beeld te brengen, en te verdelen in hapklare brokken.

1. Creëer overzicht door al je werk in kaart te brengen

Het helpt daarom om eens alle taken, verzoekjes en afspraken op te schrijven — van onafgeronde klusjes tot aan documenten die je nog moet digitaliseren. Wat dat oplevert? Waarschijnlijk een lange, lange lijst met zaken die nog moeten gebeuren. En ja, dat voelt op het eerste oog overweldigend, maar je kunt pas keuzes maken zodra je weet wat er ligt. 

Om deze klussen minder intimiderend te maken, maak je ze kleiner:

2. Onderscheid projecten en taken van elkaar

Grote projecten schrikken af. Je stelt ze dan ook vaak uit. Door je projecten echter in kleinere stukken te hakken (in taken), maak je het behapbaar. Uitvoerbaar. Minder intimiderend. Hiervoor zul je de twee wel moeten kunnen onderscheiden:

  • Een project is in feite alles dat uit meer dan één taak bestaat. Het is een bundeling van verwante taken waarvan je hetzelfde eindresultaat verwacht. Denk aan het ontwerpen van een nieuwe website.
  • Een taak is iets dat je moet doen om een project uit te voeren of af te ronden. De bouwstenen, zeg maar. Denk aan het kiezen van een sitenaam of het kiezen van een nieuwe lay-out.

Zodra je het verschil en de definitie kent, wordt plannen en organiseren een stuk eenvoudiger. Een mini scrum kan hierbij helpen:

3. Maak projecten minder complex met een mini scrum

Een eenvoudige manier om projecten behapbaar te maken is door een mini scrum uit te voeren. Dit helpt je bepalen hoe het project er afgerond uitziet, welke taken je moet uitvoeren om dat resultaat te bereiken, en hoeveel tijd jou dit kost. 

Neem daarom je project erbij. Bepaal de afgeronde toestand (hoe ziet het gewenste eindresultaat eruit?). Bepaal de deadline (wanneer wil je dit af hebben?) Noteer welke concrete stappen je hiervoor moet nemen (wat moet je doen?), hoe lang dit per stap duurt en wie er verantwoordelijk voor is. Klinkt lastig, is ontzettend simpel (zoals deze video je laat zien).

En hoe je nou die afgeronde toestand of concrete stappen nou bepaalt? Zo:

4. Visualiseer de afgeronde toestand van een project  

Door goed na te denken over hoe een project er afgerond uitziet werk je gericht en efficiënt. Bepaal daarom eerst bij ieder project het einddoel: wat moet jij bereiken en voor wanneer? Waar ligt de eindstreep? Bijvoorbeeld: “vóór 16 april moet de website live staan.

Bepaal daarnaast wat voor jou ‘succesvol afgerond’ betekent. Wat betekent deze definitie voor jou? Je wil immers voorkomen dat je oneindig aan een project doorwerkt. Bijvoorbeeld: “Het project is afgerond zodra de site bereikbaar is. Het verder opleuken door middel van grafisch ontwerp is niet mijn verantwoordelijkheid.

5. Definieer concrete acties

Jouw project bestaat nu uit grove hoofdlijnen. Vul deze aan met kleine tussenstappen, met taken. Zo krijgt je project steeds meer vorm en is daadwerkelijk starten niet meer zo angstaanjagend als eerst. Hiervoor denk je na over de concrete stappen die je moet nemen — de stappen die tussen ‘beginnen’ en ‘het project succesvol afronden’ zitten. Maak deze zo klein mogelijk.

Neem het opzetten van die website, bijvoorbeeld:

Taak 1: Domeinnaam regelen

Taak 2: Nadenken over lay-out

Taak 3: Menustructuur aanbrengen

Taak 4: … 

Zodra je die kent, schenk je aandacht aan die eerste, allesbepalende stap:

6. Definieer altijd de eerste stap

Veel projecten komen vaak niet van de grond vanwege het gebrek aan een duidelijk startpunt. Zorg er daarom altijd voor dat je deze zo concreet en helder mogelijk maakt: breng de eerste stap van een project af tot de meest simpele handeling die jij je maar kunt bedenken.

Het regelen van die domeinnaam? Brainstormen over een aantal goede namen op een stuk papier zou een goede eerste stap zijn. Schrijf dat op. Begin dáár mee. 

Zodra je intimiderende projecten hebt omgezet in concrete, uitvoerbare taken denk je na over het uitvoeren ervan: welke hebben voorrang, en moet jij dat überhaupt wel doen (of kun je het ook uitbesteden)? Door taken in te delen in de zogenaamde ‘Eisenhower Matrix’ krijg je dat inzicht:

Tips voor thuiswerken 17

7. Focus op dringend en belangrijk, elimineer de rest

Wil je een werkelijk productieve thuiswerkdag, -week of -maand tegemoet gaan, houd je dan zoveel mogelijk bezig met zaken die belangrijk en/of dringend zijn. Dit zijn namelijk vaak de taken die de meest waardevolle toevoeging aan je dag geven of die het grootste resultaat opleveren. 

Om nou te bepalen welke taken dit zijn, gebruik je de Eisenhower Matrix; een overzichtelijk model dat jou helpt je prioriteiten te bepalen

Wat het je leert? Dat jij je zoveel mogelijk moet richten op de taken die je in de bovenste twee vakken plaatst: taken die belangrijk, dan wel niet dringend zijn. Al het andere mag je in zijn totaliteit schrappen of aan een ander delegeren.

Tips voor thuiswerken

En vooral dat laatste is belangrijk nu je thuis werkt:

8. Delegeer wat niet jouw werk is

Juist bij werken op afstand heb je wellicht de neiging om taken toch maar alleen op te pakken. Accepteer ook dat je niet alles alleen hoeft te doen. Sterker nog, het is ook niet mogelijk om alles zelf te doen en dat is oké. Durf taken uit handen te geven en om hulp te vragen. 

Tips-voor-thuiswerken-18

Op die manier kun jij je bezighouden met wat werkelijk belangrijk voor jou is. Of en hoe je delegeert, lees je hier.

9. Houd altijd rekening met 20% uitloop

Weet wel dat ongeacht of je een taak nu zelf uitvoert, delegeert of schrapt je altijd realistisch blijft. Verkeerde of te hoge verwachtingen rondom je project werken namelijk teleurstelling en uitstelgedrag in de hand. 

Wees daarom realistisch zodra je een nieuwe project start; over de uitkomst, maar ook zeker over het verloop. Het is daarom verstandig om rekening te houden met knelpunten en obstakels. Plan niet te krap en gun jezelf daarom iets meer tijd; zo’n 20% extra

Door daarnaast wekelijks even de tijd te nemen om alles even door te spitten, blijf je on track:

10. Ga regelmatig na waar jouw focus ligt

Neem aan het eind van je werkweek de tijd om alles opnieuw op een rijtje te zetten, met een wekelijkse reflectie. Niet alleen zodat jij je kunt voorbereiden op de week die komen gaat, maar ook zodat je de week die nu je ligt kunt verwerken.

Tips voor thuiswerken

Neem je takenmanager erbij en check hoe het met je taken staat. Zijn er nog notities die je moet verwerken? En je mailbox, is die leeg? Controleer ook of je agenda klopt, zowel met terugwerkende kracht als met de afspraken die voor volgende week gepland staan. Wat worden volgende week je prioriteiten? — in deze video gaan we er verder op in.

6 tips bij thuiswerken om je werk te organiseren 

Zodra jij je taken en projecten helder in beeld hebt, wil je één stabiele plek creëren van waaruit je werkt. Klussen en afspraken in je hoofd bewaren, daar doen we niet aan. Niet alleen omdat het onnodig veel stress oplevert, een gebrek aan overzicht voorkomt ook dat jij je met de juiste dingen bezighoudt. Pak het daarom slimmer aan:

1. Werk met één waterdicht time management systeem

Werken vanuit huis gaat je een stuk makkelijk af wanneer je overzicht hebt en weet over welke projecten of taken jij je vandaag moet buigen. Om jou dat overzicht te geven heb je enkel 1 ding nodig: een waterdicht time management systeem — een plek waar al jouw taken en afspraken zich bevinden. 

En daar heb je slechts twee tools voor nodig:

  • Een agenda — een plek waar je alles bewaart dat tijdsgebonden is. Afspraken bijvoorbeeld, reistijden of klussen waar je langer dan een half uur mee bezig bent.
  • Een takenmanager — een ‘to do’-lijst waar je al je taken bewaart, maar ook zaken die je bijvoorbeeld nog met iemand wil bespreken.

Dát is vanuit waar je werkt. Geen losse vellen papier, geen post-its op de hoek van je scherm, maar één overzichtelijk systeem. Daarin geef je alles een plek:

2. Schrijf nooit taken die langer dan 30 minuten duren op je takenlijst

Alle taken die jij moet uitvoeren plan je in. Bepalen of het in je takenmanager of in je agenda hoort is heel simpel: 

  • Kleine taken die je binnen 30 minuten kunt uitvoeren plaats je in je takenmanager.
  • Grote taken waarmee je langer dan een half uur zoet bent komen in je agenda.

En afspraken dan? Nou, hier:

3. Richt je agenda slim en transparant in

De plek waar je al je afspraken en grote taken bewaart: je agenda Deze nauwkeurig en overzichtelijk inrichten helpt je niet alleen een productieve thuiswerkdag tegemoet te gaan, het zorgt er ook voor dat je transparant naar je leidinggevende toe kunt zijn.

Hoe richt je ‘m in? Nou, niet te losjes, maar ook niet zo strikt volgepland dat er geen ruimte meer is voor ad hoc klussen. En trust us, die zijn er altijd. Een paar tips voor thuiswerken:

  • Werk met blokken van 15 minuten
  • Plan taken die jij moet uitvoeren in, maar ook zeker afspraken met anderen.
  • Pauzes? Ook die geef je aan.
  • Gebruik je jouw agenda ook privé rooster dan niet alleen je werktaken in, maar geef ook zeker privé-activiteiten, sociale evenementen en tijd voor jezelf een plekje.
  • O, en werk met kleur. Lekker overzichtelijk en zo zie je waar jouw tijd is in gaan zitten.

Voeg daarnaast nog twee andere handige tools (een ‘1 op 1’-lijst en een ‘wachten op’-lijst) toe en je time management systeem is compleet:

4. Stoor elkaar minder door een  ‘1 op 1’-lijst

Nu je thuiswerkt kun je niet zomaar even een collega aan de mouw trekken. Vragen en bespreekpunten kun je daarom het beste opschrijven. Indien je hem of haar dan spreekt tijdens een online meeting haal je de onderwerpen aan. 

Het probleem is echter: waar bewaar je die bespreekpunten, zonder dat je ze vergeet of verliest? Simpel: op je ‘1 op 1’-lijst — een verzamellijst van alles dat je nog tegen iemand wil aanhouden of wil vragen.

Maak gewoonweg voor iedere collega waar je nauw mee samenwerkt een kopje en plaats telkens wanneer je iets te binnen schiet een vraag of opmerking erachter. En waar je die lijst het beste bewaart? In je takenmanager. Zo loopt je time management systeem naadloos in elkaar over.

Tips voor thuiswerken

5. Voeg een ‘wachten op-lijst toe aan je systeem

Een ander handig lijstje dat niet mag ontbreken in je time management systeem is een ‘wachten op’-lijst — een plek waar je overzichtelijk bijhoudt welke projecten of taken nog on hold staan.

Stel namelijk dat je pas verder kunt aan dat verslag zodra Dirk de definitieve cijfers doormailt. Het is dan handig om dat te noteren. Of wat dacht je van een boek dat je hebt uitgeleend, je houdt het simpelweg bij:

Wachten op: Dirk – definitie cijfers voor maandverslag

Wachten op: Klant – reactie mail afwachten, dan terugmailen

Wachten op: Tess – boek uitgeleend september

Door tot slot met jezelf de afspraak te maken dat je dagelijks de boel ordent, blijf je on top of things:

6. Verwerk elke dag inbox met OHIO

Houd je hoofd leeg door je inbox leeg te houden — door aan het eind van de dag je inbox volledig te hebben verwerkt, met OHIO. Het staat voor ‘Only Handle It Once’ en dat houdt in dat je bij het verwerken van iedere mail direct een keuze maakt:

Tips-voor-thuiswerken-14.-

Gooi je het weg, archiveer je het? Delegeer je de mail, beantwoord je hem nu meteen of toch later? Staan er misschien taken in die je moet inplannen in je takenmanager of agenda? Wat je vervolgens overhoudt is een lege inbox, overzicht op je taken en een leeg hoofd. We vertellen je daar graag uitgebreid meer over in dit artikel over het leegmaken van je hoofd, inbox en bureau.

time management 4

9 tips bij thuiswerken om een proactieve werkdag tegemoet gaan

Daar wil je niet alleen je dag goed voor starten. Nee, je wil ook goed voorbereid zijn – op wat komen gaat, maar ook zodat je onvoorziene zaken kunt tackelen. Daarom moet je goed plannen, rekening houden met de momenten waarop je werkt, en vervolgens ook je dag goed afsluiten. Klaar voor de volgende. 

1. Kies iedere dag 3 zaken die persé af moeten: je MIT’s

Het staat voor ‘Most Important Tasks’ — je belangrijkste taken dus; taken die voorrang krijgen op al het andere. En start jij daar iedere dag mee dan ga je een zeer productieve thuiswerkdag tegemoet. 

Je bepaalt ze aan de hand van de Eisenhower Matrix (uit hoofdstuk 1); door jezelf af te vragen wat jouw meest belangrijkste taken of projecten zijn. Vaak zijn dat taken die alleen jij kunt uitvoeren en die tot de kern van je functie behoren.

Door aan het eind van je thuiswerkdag er daar maximaal 6 van uit te kiezen, maak je een voorsprong op de dag die nadert. Organiseer ze vervolgens op basis van prioriteit en schrijf er gelijk erachter hoe lang jij denkt er nodig voor te hebben. Plan ze vervolgens in je agenda.

Dan, de volgende thuiswerkdag, begin je met de eerste. Is die af? Door naar de tweede, etcetera. Pas zodra al je MIT’s zijn afgerond mag je je aandacht verleggen naar overige taken.

2. Houd bij plannen rekening met je energiepeil

Let er wel op dat, voordat je je prioriteiten plant, je rekening houdt met een aantal zaken. Vaak weet je namelijk uit eigen ervaring op welk moment van de dag jouw concentratie, motivatie en energiepeil op zijn hoogst zijn. 

Maak daar gebruik van. Krijg je steevast rond drie last krijgt van die befaamde middagdip, rooster dan niet die zware concentratie klus in, maar kies voor de meeting. Stem je planning af op je workflow en houdt rekening met je lichamelijke en mentale staat. Lijkt voor de hand liggend, toch een veelgemaakte fout bij thuiswerkers. 

En dan: je werkdag is aangebroken. Hoe ga je te werk?

3. Sta standaard één uur eerder op

“Ochtendstond heeft goud in de…” — je kent het gezegde vast. En het klopt. Vroeger opstaan betekent over het algemeen ook meer gedaan krijgen. Vroeg uit de veren dus, maar hoe je ervoor zorgt dat je eerder onder de wol vandaan kruipt?

  • Bereid je de avond van te voren al voor. Stel een limiet aan je schermtijd (vanwege blauw licht) en pak eens een boek in plaats van je telefoon.
  • Gebruik een wake up light. Helpt je rustig en natuurlijk wakker worden zonder dat grumpy ochtendgevoel.
  • Drink een flinke kop koffie
  • En neem een koude douche. Niet alleen maakt het je geheid wakker, het geeft ook je immuunsysteem een boost.

Vervolgens:

4. Zorg voor een goede ochtendroutine

Benut dat uur dat je extra bent opgestaan. Niet door de tijd die je normaal kwijt zou zijn aan forensen snoozend door te brengen, maar door het te nuttig te besteden:

  • Beweeg 15 minuten
    Fysiek actief zijn zorgt voor dopamine en serotonine. Daardoor verlaag je niet alleen je stressniveau, je voelt je ook gelukkiger. Een uitstekende manier om je dag te beginnen dus. Doe push-ups, neem een frisse neus, beoefen yoga of ga hardlopen.
  • Mediteer 15 minuten
    Neem de tijd om je gedachten aan je voorbij te laten gaan. Observeer ze. Het helpt je tot rust komen en blijkt talloze positieve effecten op je emoties en geluksgevoel te hebben.
  • Schrijf 15 minuten in een journal
    Houd een dagboek bij, schrijf je doelen en ambities op of zaken waar jij dankbaar voor bent. Hier ‘s ochtends aandacht aan schenken helpt je gedurende de dag sterker in je schoenen te staan.
  • Neem 15 minuten voor spiritualiteit
    Dat kan voor iedereen iets anders zijn. De één schenkt aandacht aan zijn of haar religie, de ander neemt de tijd om een goed motivatie- of filosofieboek te lezen. Doe wat bij jou past.

Begin daarna aan je werkzaamheden:

voordelen van thuiswerken op rij

5. Besteed de eerste twee uur van je dag aan deep work

Doorgaans ben je de eerste twee uur van je thuiswerkdag het meest productief. Je barst van de energie, je concentratie is nog op zijn hoogtepunt en je kinderen zijn op school. Benut die “golden hours”, zeker wanneer het op concentratietaken aankomt: 

Spendeer de eerste twee uur van je dag aan je meest belangrijke taken of aan taken waar jij je opperste concentratie voor nodig hebt. Geen telefoon, geen mail, geen ad hoc klussen maar deep work. Je zult verstelt staan van hoeveel je waardevol werk je uiteindelijk gedaan krijgt.

Lukt dat niet, bijvoorbeeld omdat je kinderen thuis zijn of omdat er een afspraak gepland staat, overweeg dan een uur eerder op te staan. Zo kun je alsnog dat moment pakken.

Pak gelijk daarna de meest vervelende taak op:

6. Begin iedere thuiswerkdag met de meest vervelende taak

Om Mark Twain te quoten: “Wanneer je ‘s ochtends als eerste een springlevende kikker eet, kun je de dag beginnen in de wetenschap dat dat waarschijnlijk het ergste is dat je die dag zal overkomen.” Die kikker? Dat is jouw meest vervelendste lastigste taak; vaak je MIT’s. En daar begin je dus mee. Iedere ochtend

Zo ben je er vanaf. Gevolg? Je hoeft er niet de hele dag tegenop te kijken, je voorkomt er uitstelgedrag mee en hebt een productieve start achter de rug. Hierdoor kun je wellicht zelfs eerder stoppen:

7. Verhoog je productiviteit door kortere dagen te maken

Thuiswerken spoort onbewust aan langer door te werken. Echter is het een fabel dat hoe langer je werkt des te productiever je bent. Sterker nog, het tegendeel is waar: uren doorknallen zorgt er juist voor dat je minder productief en efficiënt bent. 

Overweeg daarom om kortere dagen te maken. Om niet tot 5 door te ploeteren, maar om om 2 te stoppen zodra je merkt dat je concentratie en productiviteit het nalaat. Die overige tijd haal je in op je vrije dag of in het weekend. Je zult hierdoor merken dat je niet alleen vele malen meer werk verzet krijgt, het houdt ook je motivatie hoog. 

Voordat je echter de pin erin slaat, doe je nog even deze dingen:

8. Creëer een end-of-workday routine

Je bent klaar. Op. Tijd om je laptop dicht te klappen. Probeer toch voordat je dat doet de boel even op te frissen. Zo start je morgen fris en fruitig en hoef je niet aan het begin van je dag nog de losse eindjes van gister weg te werken. Dit kost je hooguit een half uurtje, maar het levert je de dag erna zoveel meer tijd en energie op.

  • Neem even de tijd om je werkplek op te ruimen. Paperassen, aantekeningen en andere meuk die je gedurende je thuiswerkdag hebt gebruikt: organiseer het en leg het weg.
  • Laat je laptop ‘schoon’ achter. Sluit alles af waar je vandaag aan hebt gewerkt. Sla bestanden op, sluit tabbladen, sleep zaken naar de cloud en verwijder alles dat je niet meer nodig hebt.
  • Bedenk alvast wat je morgen moet doen, door middel van een takenlijst:

9. Stel je takenlijst direct aan het eind van je thuiswerkdag op

Schrijf meteen aan het eind van je thuiswerkdag je taken en MIT’s voor de komende dag of week op. Jij zit immers nog in die flow, en de werkzaamheden nog vers in je geheugen. Maak gebruik van dat momentum! Sluit je werkdag af door vooruit te kijken:

  • Kijk naar wat je vandaag gedaan hebt. Is alles afgerond of is er onverhoopt werk bijgekomen waardoor je aan bepaalde zaken niet toekwam?
  • Bepaal wat is blijven liggen. En wat wil je daarmee doen, schrappen of doorschuiven?
  • Neem je planning erbij. Welke zaken staan er gepland? Wat zijn je 6 MIT’s voor morgen? Welke hebben daarvan de hoogste prioriteit?

Morgen begin je weer van vooraf aan. 

Tips voor thuiswerken 14

8 tips bij thuiswerken voor samenwerken op afstand als 1 team

Werken op afstand vraagt om inzicht krijgen en verschaffen. En dat lukt uitstekend, mits je onderling goed communiceert over je werkzaamheden, maar ook over afspraken rondom bereikbaarheid en het waarborgen van ieders concentratie.

1. Maak afspraken over je output

Maak duidelijke afspraken met je leidinggevende en collega’s over de resultaten die je gaat bereiken. Het is vervolgens aan jou om aan het eind van de dag (week of maand) de bijbehorende taken te hebben uitgevoerd — hoe en wanneer, is aan jou. 

Thuiswerken biedt je namelijk de vrijheid om je eigen uren in te delen. Door resultaatgerichte afspraken te maken zorg je ervoor dat dit op outbound gebaseerde werken daadwerkelijk slaagt en je niet ten prooi valt aan uitstelgedrag.

“Aan het eind van de week zal ik zowel het kwaliteitsrapport als de voorbereiding op het due diligence rapport af hebben. Je kunt het vrijdag in je mailbox verwachten.”

2. Communiceer wekelijks over wat je gedaan hebt

Op de werkvloer wordt er doorgaans ook rekening gehouden met iemands proces — hoe ging hij om met die klant of welke ideeën droeg zij tijdens de vergadering aan. Werk je thuis dan is dit proces toch minder zichtbaar. Je werkt op basis van output. Op resultaten. Die gelden vaak als aanduiding dat je daadwerkelijk bezig bent geweest.

Helaas heb je niet altijd resultaat, en kun je niet altijd concreets iets aandragen. Dat betekent echter niet dat jij niet even hard hebt gewerkt als je collega op kantoor. Hierdoor kun je je haast verplicht voelen om aan het eind van de dag of week iets tastbaars neer te zetten.

Door aan het eind van de week je leidinggevende een zeer korte mail te sturen over wat je gedaan hebt en waar je thuiswerktijd in is gaan zitten, zorg je toch voor een stuk transparantie én blijf je zichtbaar binnen je team of afdeling. 

3. Zorg dat je agenda altijd up to date is

Thuiswerken biedt je de mogelijkheid om zelf je uren in te delen en dat kan een verademing zijn. Je kunt ervoor kiezen een uur eerder te starten of om langer door te werken wanneer je een lange lunchpauze neemt. En dat is prima — mits je deze beslissingen netjes bijhoudt in je agenda.

Het is namelijk niet de bedoeling dat jouw leidinggevende een waakhond-functie moet vervullen en telkens moet controleren waar jouw tijd in is gaan zitten. Houd je agenda daarom netjes bij, zowel qua taken als qua pauzes. Niet ter controle, maar om inzicht te kunnen verschaffen.

Daarnaast wil je ook duidelijkheid verschaffen richting je collega’s:

Tips voor thuiswerken

4. Houd elkaar op de hoogte van activiteiten en successen

Zorg ervoor dat werken vanuit huis jou niet afschermt van je collega’s. Weet van elkaar waar de ander mee bezig is door helder en duidelijk te communiceren. Op die manier blijven jullie op op de hoogte en kan een collega altijd tijdig bijspringen indien dat nodig is.

Door bijvoorbeeld dagelijks een beknopte mail op te stellen waarin je bondig beschrijft welke taken je van een gezamenlijk project hebt uitgevoerd (en met welke jij je morgen gaat bezighouden), blijft het helder en transparant — ook al werken jullie op afstand.

Werken met een gezamenlijke takenmanager vergemakkelijkt dit:

5. Werk met één gezamenlijke takenmanager

Een project managen blijkt toch een dingetje zodra er zich een fysieke afstand tussen jou en je collega’s bevindt. Door echter één overzichtelijke takenmanager te hanteren heb je niet alleen zicht op je eigen taken en projecten, het versimpelt ook het het verdelen van verantwoordelijkheden. En bespreekpunten vastleggen? Ook dat doe je op één vaste plek. 

Gebruik er dus een, zeker wanneer je samenwerkt: een gezamenlijke takenmanager. Onze favoriet? Todoist.

6. Spreek af wanneer iedereen bereikbaar is

Om nou te voorkomen dat je gedurende je werkdag telkens belaagd wordt met vragen, verzoeken en bespreekpunten zullen jullie onderling wel afspraken moeten maken over de bereikbaarheid.

Hierdoor voorkom je dat je telkens wordt gestoord en daardoor niet productief kunt zijn, maar het is ook een goede manier om ‘blurring’ te voorkomen — je wil immers niet na werktijd nog werkgerelateerde appjes of mailtjes moeten beantwoorden. Hoe?

  • Door tijd in te kaderen wanneer je wel mag worden gestoord voor vragen — bijvoorbeeld vóór de lunch van 11.00 tot 12.00. Luister in dit uur ook gelijk je voicemails af, lees en beantwoord werkgerelateerde appjes, chats en mails.
  • Door aan te geven wanneer je niet wil worden gestoord — bijvoorbeeld op werkdagen na 18.00 en in het weekend helemaal niet. 

Elkaar hierin respecteren bevordert enkel de kwaliteit van het werk en jullie samenwerking. En collega’s die zich hier niet aan houden? Zeg het hen gerust:

7. Treed assertief op tegen storende collega’s

Natuurlijk help je een collega graag uit de brand. En aangezien je niet de beroerdste bent beantwoord je daarom mails, chatgesprekken en telefoontjes binnen een mum van tijd. Helaas gaat dit vaak ten koste van je eigen werk.

Niet alleen omdat het jou van je eigen werk afhoudt, maar ook omdat het knoeit met je concentratie en focus. Daarnaast: het merendeel van de ‘spoedjes’ en ‘dringende vragen’ blijken geeneens belangrijk, noch dringend.

Steek er daarom een stokje voor: laat je niet telkens afleiden door storende collega’s. Check je mail en telefoon enkel op gezette tijden. En mocht een collega toch contact met je opnemen, vraag hem of haar dan of het nu moet — netter geformuleerd, natuurlijk:

“Hi, wanneer moet je het uiterlijk hebben? Vind je het dan goed als ik het dan donderdag doe? Ik ben op dit moment namelijk druk bezig met…” 

8. Respecteer de concentratie van anderen: gebruik de ‘vier I’s’

Maak je ook zelf niet schuldig aan het onnodig kapen van iemands tijd en aandacht. Mocht je de neiging voelen om een ander te bellen (of een chat of berichtje te sturen), wacht dan even. Stel jezelf de volgende 4 vragen:

  1. What’s the Issue?” — wat is het probleem?
  2. What’s the Impact?” — wat is het ergste dat kan gebeuren als ik nu geen antwoord krijg?
  3. What have I done?” — wat heb ikzelf al gedaan om het probleem op te lossen?
  4. What will I ask?” — wat wil ik eigenlijk vragen of wat verwacht ik dat de ander doet?

Vaak kom je erachter dat je vraag of probleem helemaal niet zo dringend is, en dat je het (1) makkelijk zelf kunt oplossen of (2) net zo goed op je ‘1 op 1’-lijst kunt zetten. Wel zo netjes.

Tips voor thuiswerken

9 tips bij thuiswerken voor slim communiceren, zowel online als offline 

Efficiënt en helder communiceren staat centraal zodra je op afstand werkt. Kies daarom niet alleen de juiste tools, maar ben je ook bewust van wanneer en – vooral – hoe je reageert. Want of je nu mailt, chat of belt: je wilt altijd direct tot de kern van je boodschap komen.

1. Spreek één duidelijke communicatie etiquette af

Op kantoor is het toch wat makkelijker om een collega aan zijn mouw te trekken voor een snelle vraag. Thuis is dat anders. Daar ben je al snel aangewezen op online communicatietools. Maar welke gebruik je wanneer?

  • Voor online meetings kun je het beste Skype, Zoom of Google Hangout Meet gebruiken. Je vindt hier welke online meeting tool het meest geschikt is voor jou of de organisatie.
  • Een korte belangrijke vraag stellen of snel een punt bespreken kan via de app Signal. Gebruik deze in plaats van Whatsapp zodat je werk en privé van elkaar gescheiden houdt.
  • Is iets dringend écht dringend – bel dan. Gebruik nooit e-mail.
  • Een bericht of vraag die wel belangrijk is, maar gerust 24 tot 48 uur mag wachten zet je in een nette, beknopte mail.
  • Kan een vraag of bespreekpunt wachten én is het niet echt belangrijk, zet het dan op je ‘1 op 1’-lijst.
  • Projecten en taken managen lukt doe je eenvoudig met een takenmanager als Asana of Todoist.

3. Besef dat niet alles direct een reactie nodig heeft

Niet alles hoeft nu opgepakt te worden; niet die vraag van een klant, niet de mail van je collega. Het hoeft niet meteen. Voorkom daarom dat je onnodig kostbare tijd besteedt aan iets dat wellicht minder belangrijk is dan jouw eigen gestelde prioriteiten.

  • Delegeer een “dringende” vraag — “Hé, ik las je chatbericht. Sorry daar kan ik niet bij helpen. Simone neemt dat tegenwoordig van mij over. Je kunt beter haar even vragen.”
  • Geef aan dat je er later op terugkomt — “Dank voor je mail. Ik begrijp je vraag en ik ga dit graag voor je uitzoeken. Helaas kom ik hier vandaag niet meer aan toe in verband met andere werkzaamheden. Woensdag kom ik er graag bij je terug en dan ontvang je de volledige analyse.
  • Hanteer een reactietijd van 24 tot 48 uur. Openstaande mails hoeven niet direct beantwoord te worden. Een reactietijd van 1 tot 2 werkdagen is daarom netjes. Waarom? Een mail kan nooit dringend zijn. Daar bestaat een telefoon voor. 

Durf daarom zeer kritisch te zijn met je reactietijd. Ook – en zeker – wanneer het op direct messaging aankomt:

4. Ga heel bewust om met de groepschat

 Of het nou gaat om de zakelijke whatsappgroep van je werk of de direct message tool waarmee jij en je collega’s gedurende de dag communiceren: de constante stroom aan berichten (en het telkens checken ervan) levert namelijk niet alleen stress op, je kunt ook niet geconcentreerd werken.

View this post on Instagram

Herkenbaar? 😂😂😂

A post shared by SBS6 (@sbs6nl) on

Leer er daarom bewust mee omgaan: 

  • Sta niet de hele dag ‘aan’. Neem bewust de tijd om de chat door te lezen en doe dat het liefst op gezette tijden. Bijvoorbeeld aan het begin van de ochtend, na de lunch en vlak voordat je werkdag eindigt (check gelijk je mail).
  • Rooster dit moment desnoods als een terugkerende afspraak in je agenda
  • Besef dat niet ieder berichtje een antwoord nodig heeft. Niet alles is even dringend, belangrijk of boeiend genoeg. 
  • Wees ook zelf geen stoorzender. Gebruik je chat enkel voor snelle, voorbijgaande zaken. Memes, prietpraat en andere onbelangrijke zaken laat je achterwege. 

Kortom: gebruik chattools waar ze voor bedoeld zijn; om kort een niet-dringend bericht te sturen. Dat geldt evenals voor e-mail:

Tips voor thuiswerken

5. Mail nooit over zaken die dringend zijn

Voor je een mail de deur uitstuurt is het handig om na te denken of het überhaupt wel het juiste middel is. Verwacht je namelijk dat iets op stel en sprong gebeurt (“zo snel mogelijk” of “vandaag nog aub”) weet dan dat mail niet jouw vriend is. 

Het medium is slechts bedoeld om een boodschap te sturen die doorgaans binnen 24 tot 48 wordt beantwoord. Kan jouw vraag of kwestie niet zolang wachten, bel dan. 

Samengevat. Voor dringende zaken gebruik je jouw telefoon. Voor belangrijke zaken die niet nu hoeven je mail. Is het niet dringend, noch belangrijk zet het dan op je bespreeklijst

Blijkt mail dan vervolgens toch de beste optie te zijn, houd het dan tenminste netjes en overzichtelijk:

6. Houd je mails K.O.R.T.@.F.

Voorkom dat collega’s of klanten eerst een hoop ‘fluf’ moet lezen voordat ze bij de kern van je mail aankomen. Open je mail daarom gelijk met de kern van je verzoek of vraag, en geef ook direct aan wat je van de ander verwacht. Kort@f noemen we dat, maar dan op een respectvolle en professionele manier:

Je houdt je mail Kort door:

  1. Duidelijk het Onderwerp te benoemen in de onderwerpregel 
  2. Vervolgens het Resultaat te noemen dat je graag wil zien
  3. Geef door middel van een Tijdsaanduiding aan wanneer de deadline is
  4. Welke Acties je daarbij van de ander verwacht
  5. O, en houd het Feitelijk. Emoties, aannames en interpretaties behoren niet in een mail.

“In de bijlage vind je de offerte die ik heb opgesteld naar aanleiding van het gesprek met klant x. Wil jij deze offerte doornemen, eventuele aanpassingen toevoegen en deze vervolgens ondertekend retour sturen vóór vrijdag?”

Voor jou én de ontvanger glashelder wat je verwacht en wanneer. Door daarnaast gelijk meerdere opties te benoemen, voorkom je een hoop frustratie:

Time management tips voor thuiswerken

7. Voorkom heen en weer mailen

In plaats van een mail als een pingpongbal heen en weer te slaan, wil je op zo’n manier communiceren dat in slechts 1 mail duidelijk is wat er verwacht wordt. Door direct meerdere opties in je mail te benoemen kan de ontvanger gelijk zijn of haar voorkeur aangeven:

“Helaas komt donderdagmiddag niet uit. Graag wil ik de online meeting verplaatsen naar vrijdagochtend 10:30. Laat mij even weten of dat voor jou lukt. Is dit niet het geval, dan heb ik nog 3 andere mogelijkheden:

  • Maandag 9:00
  • Dinsdag 11:00
  • Donderdag 10:30”

Een andere manier is door zo weinig mogelijk mensen in je mail te betrekken. Kom je daar niet onderuit, doe het dan tenminste goed:

8. Vermijd groepsmail waar het kan

Niets is zo vervelend als een gesprek bijwonen waar jij geen deel van uitmaakt. Waarom zou je het dan wel toestaan in een mail? Jij kunt jouw tijd en aandacht wel nuttiger besteden. Ban ze daarom, groepsmails. 

Wil je een online meeting plannen maken tussen meerdere personen doe dat dan via Datumprikker, Doodle of een uitnodiging via je agenda. En kom je er nou toch niet onderuit, doe het dan tenminste netjes. Benoem dan in je mail per persoon de bijbehorende actie.

Tips voor thuiswerken

Wie je vervolgens ook mailt, één persoon of een hele groep, houd in ieder geval de onderwerpregel altijd crystal clear:

9. Begin je onderwerpregel altijd met een actie

“!!! BELANGRIJK: LEZEN en BEANTWOORDEN graag :)” — krijg je ook vaak zulke mails van je collega (of maak jij je er zelf schuldig aan)? Pak het professioneler aan en verban uitroeptekens, hoofdletters of andere signalen waarmee jij wil aanduiden dat jouw mail ‘urgent’ is. 

Gebruik enkel de “[actie]” en beknopt de inhoud van je bericht. Op die manier kan je collega in één oogopslag zien wat er van hem verwacht wordt. Enkele voorbeelden:

“[Ondertekenen s.v.p] aanvraag offerte klant x”

“[Ter info] online meeting gecancelled”

“[Ter correctie] Laatste paragraaf goedgekeurd”

Tot slot maak je het opstellen en versturen van mails voor jezelf een stuk makkelijker wanneer je 1 simpele methode hanteert:

10. Stel mails achterstevoren op

Anders dan je misschien gewend bent, maar je mail in de omgekeerde vorm opstellen voorkomt dat je bijlagen vergeet toe te voegen (of erger: de mail vroegtijdig stuurt met maar een halve tekst).

Tips voor thuiswerken

Start daarom eerst met de bijlagen. Vervolgens pas de inhoud. Onderwerpregeltje en dan als laatst pas de ontvanger(s). Voorkomt een hoop ongelukken.

Tips voor thuiswerken

13 tips bij thuiswerken voor effectief online vergaderen met je team 

Of je nou op kantoor werkt of thuis: meetings blijven een gegeven. In dat laatste geval krijg je echter te maken met digitale randvoorwaarden. Daar wil je rekening mee houden, zeker wanneer je een online meeting zowel efficiënt als professioneel wilt laten verlopen. 

1. Houd liever meerdere micro meetings

Online meetings zijn vermoeiend. Vanwege het vergaderen zelf, maar ook omdat technische mankementen en afleiding op de achtergrond roet in het eten kunnen gooien — laten we daarnaast niet vergeten hoeveel concentratie een lange meeting vaak opeist.

Het is daarom vaak efficiënter om lange online meetings te schrappen en op te delen in kleinere micro meetings — vergaderingen van maximaal 30 minuten. Het dwingt je echt na te denken over wat je wil bespreken en voorkomt dat jullie nodeloos over een onderwerp doorgaan.

Hak lange vergaderingen dus in stukken; per kwestie. De enige regel? Iedere persoon die aanwezig is komt minimaal 1 keer aan het woord. Zo niet, dan had hij niet aanwezig hoeven zijn in the first place.

2. Wet van Parkinson: stel geen eindtijd vast

In enkele zeer, zeer zeldzame gevallen is het niet mogelijk om een online meeting in een micro jasje te steken. In dat geval is het verstandig om geen eindtijd vast te stellen. En dat klinkt misschien als een vreemd advies (“duurt een online meeting daardoor niet extra lang?”), maar niets is minder waar: reserveer je namelijk drie uur voor een meeting dan kun je er geheid van uitgaan dat die meeting ook daadwerkelijk drie (als niet meer) uur duurt — de wet van Parkinson:

“Werk breidt zich uit om de beschikbare tijd te vullen.”

Plan daarom enkel een starttijd, en komen jullie na één uur al tot een geschikte oplossing? Prima, houd het daar dan bij. Het heeft dan geen zin om daar vooraf drie uur voor vrij te maken. 

Ongeacht hoe lang je de meeting ook maakt, wees en blijf altijd kritisch over het nut ervan:

3. Plan geen vergadering zonder absolute noodzaak

Nu veel vergaderingen online plaatsvinden zijn we vaak tegelijkertijd met andere zaken bezig — er is immers niemand die ziet dat jij gedurende je Zoom-meeting je mail checkt. Om dit soort toestanden te voorkomen zullen jij en je team vergaderen lastiger moeten maken: echt alleen vergaderen wanneer het nodig is, niet omdat het nou eenmaal op de agenda staat.

Voordat je dus een vergadering inplant vraag je jezelf af of het überhaupt wel nodig is. Weet wat er besproken moet worden, hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt en wees selectief in wie je ervoor uitnodigt. Voorkomt een hoop tijdsverspilling en frustratie.

Vooraf een concreet vergaderdoel te stellen helpt daarbij:

4. Plan geen vergadering zonder duidelijk doel

Altijd al, maar zeker wanneer je thuiswerkt. Je hebt namelijk wel meer te doen dan een zoveelste online meeting bijwonen. Zeker wanneer die voor jou niet nuttig is maar wordt uitgevoerd “omdat hij nou eenmaal iedere vrijdag op de agenda staat.” Denk daarom, voordat je zelf een voorstel voor een meeting rondstuurt, met welk doel je bijeen wil komen. 

  • Is het omdat je een beslissing moet nemen, maak dan duidelijk dat het niet om informatie uitwisselen gaat, maar om een simpele ‘ja’, ‘nee’ of ‘hoe.’ 
  • Een vergadering waarin je slechts iets wil meedelen geeft je team de ruimte om te luisteren. Vragen en opmerkingen vinden pas plaats nadat de mededeling is gedaan. Om kostbare concentratie te bewaren kun je ervoor kiezen om dit soort mededelingen via mail te verwoorden.
  • Wil je een online meeting inroosteren omdat je wil brainstormen? Forget it. Tijdrovend en totaal inefficiënt. Besteed je eigen – en ieders – tijd nuttiger.

Hen vooraf inlichten vergemakkelijkt het:

5. Plan geen vergadering zonder vooraf een agenda rond te sturen

Degene die de online meeting plant laat vooraf een agenda rondgaan. Hierin wordt beknopt besproken wat het probleem en de eventuele bespreekpunten zijn. Desnoods nog een toelichting met daarin een korte argumentatie. Dit om het de meeting zo kort en beknopt mogelijk te houden, én om ervoor te zorgen dat iedereen zich zo goed mogelijk kan voorbereiden (of kan weigeren:).

6. Durf online meetings te weigeren

Doordat een agenda jou vooraf inzage geeft in wat er op de planning staat, is het makkelijk om in te schatten of je überhaupt wel de meeting wilt bijwonen. Je hebt misschien belangrijkere zaken te doen, of het onderwerp ligt niet in jouw straatje. Op zo’n moment kun je een meeting beter weigeren. En nee, een leidinggevende zal jou daar niet op afrekenen. Integendeel: hij of zij zal het juist waarderen dat jij een kritisch met je kostbare tijd omgaat.

Vraag je daarom bij iedere vergadering af: “Wat kom ik brengen?” en “Wat kan ik halen?”. Zijn beiden je tijd en aandacht niet waard, weet dan dat je afwezigheid geoorloofd is.

Gewoon doen. Evenals online brainstormsessies:

7. Vermijd online brainstormsessies

Meetings moeten niet gebruikt worden zodat je zelf niet het zware denkwerk hoeft te doen. Verban daarom online brainstormsessies. Heb je nieuwe ideeën nodig doe dat dan vooraf, in je eentje of in tweetallen. Op die manier kom je niet alleen tot een grote diversiteit aan oplossingen, online door elkaar heen praten heeft zelden iets verfrissends opgeleverd.

Kom je vervolgens tot het besluit dat een online meeting echt nodig, doe het dan tenminste goed: houd het kort, krachtig

8. Vergader enkel op basis van feiten

Om een online meeting daarnaast zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, laat je meningen, persoonlijke ervaringen of anekdotisch bewijs buiten beschouwing. Zinnen als “ik vind” of “ik denk” krijgen dus geen plek aan de online meeting-tafel.

Feiten, wetenschappelijk onderlegde statements, onderbouwde input en datagedreven informatie dáár houd je het bij. Voorkomt een hoop onnodig geklets, spaart een hoop kostbare tijd en concentratie. 

Daarnaast wil je dat een meeting ook daadwerkelijk iets oplevert:

9. Eindig meetings altijd met concrete acties

Zorg dat er altijd iets concreets uit een online meeting voortvloeit; een eerstvolgende actie, kortweg een EVA. Bespreek wie wat voor wanneer moet doen — en dat voor ieder agendapunt opnieuw. Pas dan is een online meeting pas daadwerkelijk efficiënt. 

En o: vergeet er ook niet daadwerkelijk tijd voor in te roosteren in je agenda. Het schiet er nog wel eens bij in waardoor je ineens abrupt met andere belangrijke zaken in je agenda moet schuiven. Houd daarom na ieder online overleg een half uur vrij om aan besproken punten te werken. 

Ook wil je je tijdens de meetings niet moeten storen – of schuldig maken – aan haperende technologie of onprofessioneel gedrag:

Tips voor thuiswerken

10. Online vergaderen? Zorg voor de juiste randvoorwaarden

Wees alsjeblieft niet de persoon die tijdens de online meeting telkens wegvalt of telkens moet rommelen met zijn geluid — “kunnen jullie me nu horen?”. Don’t be that person. Staat er een meeting gepland, bereid je dan goed voor. Weet op welke wijze je deelneemt, in welk programma en check ook gelijk even de kwaliteit van je camera en geluid. Wel zo professioneel.

11. Neem je kinderen en huisdieren niet mee naar een meeting

Kinderen die willen ‘meevergaderen’…  — de eerste keer schattig, de tweede keer onprofessioneel. Katten die over toetsenborden lopen… — dito. Het is onprofessioneel en daarnaast geef je het beeld af dat de boel thuis niet bepaald op rolletjes loopt. 

Neem daarom je verantwoordelijkheid en zorg ervoor dat je ook tijdens een online vergadering professioneel overkomt. Immers: als jij je al niet kunt concentreren tijdens een online meeting, hoe erg is het dan wel niet als de webcam uitstaat? Precies. 

Ga daarop op een stille en opgeruimde plek zitten. Een die vrij is van zichtbare stapels vaat of speelgoed dat rondslingert en waar je niet gestoord wordt door huisgenoten (- en dieren). Door tussendoor de ‘mute’-knop te gebruiken zodra jij niet spreekt voorkom je tevens dat achtergrondgeluiden het gesprek overstemmen.

12. Let op je kleding en uiterlijk

Je hoeft natuurlijk niet dressed to the nines achter je laptop te zitten, maar ongeschoren in een kloffie van twee dagen terug oogt niet professioneel. Verzorg je daarom, net als wanneer je naar kantoor zou gaan. En nee: niet alleen de bovenkant:

Er is inderdaad niemand die ziet dat jij een nette blazer hebt gecombineerd met je favoriete pyjama broek, toch wil je situaties vermijden waarin je onverwacht op staat en je publiek je bolletjesbroek showt.

Volledig aankleden dus. En houdt gelijk rekening met kekke printjes of reflecterende materialen — die ogen namelijk nogal vervelend op een beeldscherm. 

13. Houd regelmatig een online koffiepauze

Tot slot hoeven online meetings niet alleen zakelijk te zijn. Maak er geregeld een sociaal momentje van. Immers: op kantoor neem je toch al snel even een gezamenlijke pauze — even een moment waarop je bijgekletst met je collega’s en de waan van de dag doorspreekt. 

En dat is fijn, want regelmatig informeel contact hebben met je collega’s of leidinggevende versterkt niet alleen de werksfeer, het is ook beter voor je humeur en motivatie. Probeer daarom, ook wanneer je thuiswerkt, sociaal contact te onderhouden met je team

Houd bijvoorbeeld iedere maandag een gezamenlijke ‘stand up’, maar dan online. Of spreek af dat jullie iedere dinsdag en vrijdag een online koffiepauze houden. Via Zoom bijvoorbeeld. Klinkt kneuterig, blijkt effectief. 

time management 3

11 tips bij thuiswerken om je work/life-balance te bewaken 

Lange tijd vanuit huis werken doet grenzen vervagen, de belangrijke scheiding tussen werk en privé ontbreken. Gezonde werkstress kan daardoor ineens veranderen in gevoelens van opgebrand zijn. En je motivatie? Ook die lost op. Door duidelijke afspraken te maken over je bereikbaarheid (met anderen maar ook zeker met jezelf) voorkom je het.

1. Baken duidelijk je werktijden af

Als je thuiswerkt ben je misschien geneigd om twee uurtjes langer door te werken of om ‘s avonds een deel van het werk te verzetten. En dat is prima. Werk je immers op basis van output dan is het aan jou om te bepalen wanneer je jouw werkzaamheden verricht. Zolang het maar afkomt.

Waak er echter voor dat dit binnen de perken blijft. Baken enigszins je werktijden af: bijvoorbeeld van 8.00 tot 13.00 (zodat je daarna tijd hebt voor je kinderen) en vervolgens van 19.00 tot 20.30. 

Doe wat past binnen jouw situatie, je concentratie en voorkeuren, maar focus wel op regelmaat — en compenseer:

2. Wees niet bang om uren terug te pakken

Flexibele uren en werken op basis van resultaat werkt uitstekend. Het gevolg is echter dat velen in de knoei komen met hun werk/privé-balans: ze werken een paar uur langer door, maar durven deze vervolgens niet te compenseren met een andere dag. Er is immers altijd wel weer een andere spoedklus of belangrijke taak.

Ontzettend zonde. Jij hebt ook voldoende tijd nodig om te kunnen ontspannen, neem daarom zeker overgewerkte uren op een ander moment terug. Om op te laden, maar ook zeker om die werk/privé-balans stabiel te houden. Doe je dat niet, dan loop je risico op te branden:

3. Weet wanneer je te ver gaat, herken de signalen

De grenzen tussen werk en privé willen nogal snel vervagen. En omdat thuiswerken veel flexibiliteit biedt wil het nog wel eens voorkomen dat je een uur langer doorwerkt of een zaterdagmiddag opoffert. En dat is prima, waak er echter voor dat deze vrijheid jou niet tot een workaholic maakt

Om dit te voorkomen, blijf je kritisch:

4. Focus op taken die 80% van het resultaat opleveren

Voor je collega’s en leidinggevende kan het lastig zijn om in te schatten hoeveel werk er al op je bordje ligt. Het is daarom belangrijk dat je zelf je grenzen op tijd aangeeft en je planning blijft bewaken. Zeg daarom niet “ja” of “ik neem het wel op me” tegen alles, maar wees erg kritisch.

Zeg enkel “ja” tegen zaken die een waardevolle besteding van je tijd zijn. Je kunt simpel gezegd beter 20% van je tijd investeren in taken die 80% van het resultaat opleveren, dan andersom. Ga voor jezelf na welke taken dit zijn. 

En of taken afwijzen lastig is, zeker niet:

5. Schrap ‘proberen’ uit je woordenlijst: zeg vaker ‘nee’

Nu je thuiswerkt wordt er van je verwacht dat je zelf je prioriteiten kunt managen. Hiervoor zul je een stuk kritischer naar je taken en afspraken moeten kijken. Je zal misschien bestaande zaken moeten schrappen of vaker ‘nee’ moeten verkopen. En dat is minder intimiderend dan je denkt:

Ga voor jezelf na wat voor jou belangrijk is en of het binnen je functie past. Is dat niet het geval steek dan niet je kostbare tijd erin. Neem diep adem, laat een korte stilte vallen en zeg dan “nee, op dit moment behoort dit niet tot mijn prioriteiten.”

Staat een leidinggevende of collega er toch op, geef dan aan dat je met zaken moet schuiven: “Ik wil er gerust even naar kijken, maar dan moet ik dit laten liggen. Welke wil je dat ik als eerste oppak?”

Wees niet alleen kritisch naar anderen toe, maar ook zeker naar jezelf. Tem perfectionisme:

6. Weet wanneer iets goed genoeg is

Je wil natuurlijk een zo goed mogelijk resultaat neerzetten. Toch moet je beseffen dat dit niet altijd kan en niet altijd nodig is. Laat perfectionisme daarom achterwege. Het doet immers niet meer dan jou stress opleveren en daarnaast verslechtert het juist jouw productiviteit. Hoe?

Bepaal per taak welk resultaat het nodig heeft. Moet dat rapport werkelijk top notch zijn, of is het enkel voor inzage? In zo’n geval is een zesje ook genoeg, zeker wanneer het jou meer vrije tijd en ruimte om werkelijk productief te zijn oplevert.

Daarnaast houd je de balans gezond door niet alleen kritisch te kijken naar je werkzaamheden, maar ook je privé-tijd:

Tips voor thuiswerken

7. Plan vrije tijd en privé activiteiten

Online meetings, taken, projecten — je agenda staat er vol mee. Maar houd je ook rekening met je vrije tijd? Met de tijd die je niet aan werk spendeert? Waarschijnlijk niet. Hierdoor komt het alsnog geregeld voor dat ad hoc zaken je vrije dag of zelfs je weekend overstemmen. Door ook tijd in te roosteren voor privé-zaken voorkom je dat. Hoe?

  • Plan altijd eerst je vrije tijd in en plan vervolgens je werktaken eromheen. Zorg voor minimaal 1 uurtje ‘playtime’ per dag. Zo blijf je gemotiveerd en voorkom je dat je jezelf uitblust.
  • Plan daarnaast per week minimaal 1 vrije dag. Geen werk, geen telefoontjes. Alleen zaken waar jij blij van wordt.

Zodra je privé-tijd dan aanbreekt, benut hem dan ook optimaal. Niet door nog even door te werken, maar door echt een grens te trekken:

8. Voorkom doorwerken door werk buiten handbereik te leggen

Je wil niet ‘s avonds nog “even die mail beantwoorden” en “even die aanvraag afronden” — funest voor je work/life-balance. Door werkgerelateerde zaken uit het zicht of buiten handbereik te leggen verklein je deze verleiding:

  • Leg je werklaptop in een andere kamer zodat je er niet telkens aan herinnerd wordt dat je nog die stukken moet aanleveren. (Kan prima morgen)
  • Leg restricties op werkgerelateerde websites zodat je niet kunt doorwerken, ook al zou je willen.
  • Blokkeer collega’s en andere werkgerelateerde contactpersonen zodat je in je privétijd niet gestoord wordt met vragen (behalve in noodsituaties natuurlijk.)
  • En stel gelijk je mailbox zo in dat je na zes uur geen email meer ontvangt.

En dan:

9. Sluit je werkdag bewust af

Om werkelijk te kunnen ontspannen heeft zowel je brein als je lijf een duidelijk signaal nodig dat jouw privé-tijd is aangebroken. Schakel daarom af, zowel psychisch als lichamelijk:

  • Zet een wekker om je eraan te herinneren dat het tijd is om je laptop dicht te klappen. Kinderlijk, maar een eenvoudige manier om je werk/privé-balans te beschermen.
  • Je kunt ook je telefoon of home devices zo instellen dat om klokslag vijf uur een opgewekt nummer door je werkkamer galt — een leuke manier om je privétijd in te luiden.
  • Je wil echt fysiek voelen dat je werktijd erop zit. Door een warme douche te nemen, buiten in het zonnetje te gaan zitten of een stevige wandeling te maken krijgt ook je lijf door dat je klaar bent voor vandaag.

Vervolgens kun je je privé-tijd besteden hoe je maar wil, zolang het maar niets met je werk te maken heeft:

10. Zorg voor een hobby die losstaat van je werk

Om echt die grens te trekken tussen werk en privé wil je in je vrije tijd bezighouden met zaken die niets met werk te maken hebben of in het verlengde daarvan liggen. Pas dan kun je echt ontspannen. Pas dan kun je echt opladen. 

Overweeg daarom eens een nieuwe hobby op te pakken. 

  • Een die je bijvoorbeeld buiten uitvoert, zoals tuinieren, hardlopen of fietsen.
  • Ben je gedurende je werkdag vooral met concentratie- en denkwerk bezig, dan is een muzikale hobby een aanrader! Leer een instrument bespelen, woon een (klassiek) concert bij, of luister er gewoon thuis naar, op de bank. 
  • Bestaat je werk voornamelijk uit het maken van lastige beslissingen of het oplossen van problemen? Game! Uitstekend voor je cognitieve prestaties, focus en aandachtsspanne.

11. Houd je hoofd leeg met Braintoss

En mochten zich er gedurende je vrije dag ideeen binnenvallen werkgerelateerde zaken waar je nog wat mee wil of herinneringen aan taken die je echt niet mag vergeten? Sla ze dan op in de app Braintoss

De app slaat snel de informatie op en stuurt het vervolgens door naar je mailadres. Zo bevindt alles zich op één vaste plek! Zo voorkom je dat je in je privé-tijd je werkmail, chat of zakelijke Drive moet checken en op die manier alsnog gebombardeerd wordt met werkgerelateerde informatie.

Tips voor thuiswerken

7 tips bij thuiswerken met anderen om je heen

Je hebt niet iedere dag het huis voor je alleen. Wellicht heb je een thuiswerkende partner of kinderen die een vrije middag hebben. Hoe zorg je ervoor dat zij jou niet afleiden? Belangrijker: hoe zorg je ervoor dat jij je niet laat afleiden – door privé-prikkels, maar ook door de keuzes die je maakt.

1. Maak duidelijke afspraken met het thuisfront

“Je bent toch de hele dag thuis, kun je misschien even…” — deze vraag wil je zoveel mogelijk vermijden. Allereerst omdat jij gewoon aan het werk bent, ook al ben je thuis. Ten tweede omdat je geen frustratie binnen het gezin wil aanwakkeren. 

Spreek daarom met je partner en kinderen – maar ook zeker met (schoon)familie die in de buurt woont – af dat ongeacht dat je thuis aanwezig bent je niet inzetbaar bent. Dat betekent dus géén boodschappen doen, niet helpen met huiswerk, en al helemaal geen onverwachte bezoekjes.

Door vooraf te communiceren over je werktijden kun je dit soort vragen enigszins voorkomen, zeker bij kinderen.

Mama is tot drie uur aan het werk. Daarna gaan we even een blokje om. Lijkt je dat leuk?

2. Breng je pauzes met je gezin door

Zeker wanneer je kleine kinderen thuis hebt of een partner die ook vanuit huis werkt, kan het verfrissend zijn om even gezamenlijk een koffie- en lunchpauze te houden. Niet alleen zorgt dit ervoor dat jij kunt opladen, even de dag doorspreken met je kind voorkomt ook dat ze je de rest van je werkdag storen. Voor hen is het namelijk lastig te begrijpen waarom je wel thuis bent, maar geen tijd hebt om te spelen. Gebruiken dus, die pauzetijd.

En voor de momenten dat jij druk aan het werk bent, zorg je ervoor dat – vooral kleine – kinderen onder de pannen zijn:

3. Zorg voor voldoende vermaak voor je kinderen

Het is natuurlijk afhankelijk van de leeftijd van je kids of ze zichzelf kunnen vermaken. Een puberende tiener zal jou dan ook minder snel lastig vallen tijdens een online meeting dan een dreumes. 

Toch wil je ervoor zorgen dat je in beide gevallen zo weinig mogelijk afleiding van hen hebt. Door voor voldoende vermaak te zorgen, bijvoorbeeld. Buitenspelen, knutsel- of huiswerk; alles voldoet. Zelfs minder streng zijn op het eventueel schermtijdlimiet is een optie. 

Overweeg daarnaast om opvang te regelen. Vaak doe je jezelf (en je kind) daar een groter plezier mee dan verwoede (en vooral gefrustreerde) pogingen te doen een concentratie-plek te creëren. Wellicht willen opa en oma een handje helpen, heb je baat bij buitenschoolse opvang, of kun je een opvang-dag regelen met vrienden die ook kleine kinderen hebben. 

Thuiswerken met kinderen kan een uitdaging zijn, maar geen onmogelijke.

Tips voor thuiswerken 16

4. Reken zelf ook af met privé-prikkels

Naast afleiding door anderen, waak je er ook op dat je je niet laat afleiden door je eigen keuzes. Even snel de was doen bijvoorbeeld, of een stofzuiger door de kamer halen; het kan verleidelijk zijn zodra je thuiswerkt. Doe het toch niet. Thuiswerken betekent namelijk thuis werken. Het houdt niet in dat je ineens tijd hebt om naast dat rapport ook nog eens je keukenkastje te reorganiseren. 

Voel je toch de neiging opkomen om iets anders te doen dan werk, stel jezelf dan de vraag “zou ik dit ook doen als ik nu op kantoor was?” Kun je die vraag met een volmondige “ja” beantwoorden, ga dan door met wat je aan het doen was. Is het een twijfelgeval of een “nee”, hard pass.

Zou ik, als ik nu op kantoor was ook zonder planning en overleg aan dit project beginnen?” — waarschijnlijk niet. 

Zou ik in een verwassen trainingsbroek het kantoor binnenwandelen?” — nee, natuurlijk niet. 

Zou ik nu zorg kunnen dragen voor mijn kinderen of het gras kunnen maaien?”  — niet in de verste verte.

Zou ik onderuitgezakt met een zak chips op schoot achter m’n laptop kruipen?” — een dikke vette ‘nee’.

Je ziet waar we heen willen. Dat je thuiswerkt betekent niet dat je je ineens onprofessioneel mag gedragen. Behandel je thuiswerkdag daarom als een normale kantoordag. Dat brengt ons bij het volgende:

5. Voer taken op het juiste moment en de juiste plek uit.

Een uitgebreide analyse waar je jouw volledige aandacht voor nodig hebt? Die bewaar je niet tot het eind van de dag. En een online meeting voeren vanachter je keukentafel terwijl je kinderen “aan het koken zijn”? Niet de beste plek.

Thuiswerken heeft het voordeel dat je zélf jouw tijd en werkzaamheden kunt indelen. Voordat je daarom aan de slag gaat bepaal je eerst wat het meest geschikte moment is, vervolgens waar je de taak het beste kunt uitvoeren, rekening houdend met je concentratie, afleiding en wie er allemaal thuis is. Zo voorkom je tijdverspilling.

The right place at the right time, dus. Die kies je zo:

6. Werk niet in dezelfde omgeving als waar je tot rust komt

Je werkomgeving beïnvloedt je concentratie. Feit. In je woonkamer ervaar je immers andere gevoelens en gedachten dan bijvoorbeeld in een kantoortuin. De één associeer je met ontspanning en rust, de ander met hard werken en deadlines.

Wil je daarom geconcentreerd werken, doe dit dan niet in dezelfde omgeving als waar je ook ontspant of slaapt — je woon- en slaapkamer dus. Richt het liefst een aparte kamer in als werkplek. Heb je daar niet de ruimte voor overweeg dan een bureau de overloop te plaatsen, op zolder, of ruim desnoods je inloopkast uit. 

Mocht dat nou toch niet lukken, werk dan aan de keukentafel. Maar wel op een productieve manier:

7. Scherm je werkplek af van de rest van je woonomgeving

Geen ruimte voor een thuiswerkplek? Voorkom onderuitgezakt op de bank werken. Zoek een aparte ruimte op waar je ongestoord aan de slag kunt. Een die opgeruimd is, en die als het even kan, kan worden afgesloten van de rest van je woonomgeving — door middel van een deur die dicht kan of een kamerscherm.

Onmogelijk? Overweeg dan om een noise cancelling headset te gebruiken. Met deze koptelefoon vermijd je geluid in de verste verte en kun je je toch concentreren.

Tips voor thuiswerken 19

10 tips bij thuiswerken zodat je in concentratiebubbel komt (en blijft)

Voorkomen dat je toegeeft aan afleiding of uitstelgedrag? Doe het door goede routines op te bouwen en in te spelen op je brein door zoveel mogelijk prikkels te elimineren en je brein voldoende oplaadtijd te gunnen. Zo blijf je geconcentreerd en gemotiveerd!  

1. Bouw routines op om beslissingmoeheid te voorkomen

Gedurende je thuiswerkdag krijgt je brein een hoop te verduren. Belast je het daarnaast ook nog eens met allerlei keuzemogelijkheden dan put je je brein uit. En wat een uitgeput brein doet? Juist, zaken uitstellen

Door zoveel mogelijk keuzemogelijkheden te voorkomen en het niet alles af te laten hangen van wilskracht voorkom je dit. Hiervoor zul je routines moeten opbouwen. En die ontwikkel je heel eenvoudig:

  • Beslis vooraf welk gedrag je jezelf wil aanleren — als doel een uur eerder opstaan zodat je kunt sporten? Prima. Bepaal hoe vaak en wanneer.
  • Plan tijd in je agenda om er ook daadwerkelijk aan toe te komen — zo hebben smoesjes en ad hoc zaken geen ruimte om je planning overhoop te gooien.
  • Doe dit een week, en pas waar nodig aan — blijkt de donderdag toch te hectisch? Neem je voor het te verschuiven naar vrijdag.
  • Herhaal — volhouden, volhouden. Het liefst 21 dagen zodat je brein ‘went’.
  • Voeg nieuwe routines toe — zodra je merkt dat het goed gaat voeg je nieuwe doelen toe; meer wandelen gedurende je thuiswerkdag bijvoorbeeld.

Je brein handelt op de automatische piloot waardoor jij minder keuzes hoeft te maken. Gevolg? Je houdt meer mentale capaciteit over. Daardoor kun jij je nadenken over zaken die er echt toe doen en zul je gedurende je thuiswerkdag minder uitstelgedrag vertonen. 

Dit lukt ook wanneer je je brein vaker pauze gunt:

2. Voorkom uitstelgedrag met het Zeigarnik-effect

Even dat project een middagje laten rusten? Prima. Zorg er alleen voor dat die middag geen dagen worden. Voordat je het weet heeft er al twee weken niemand naar dat project omgekeken en wordt het lastig om weer op te starten. Het Zeigarnik-effect voorkomt dit: 

Zodra je aan een belangrijke taak of project werkt voorkom dan dat je te ‘groots’ start. Die eerste, kleine handeling; begin daarmee. Zet een timer op 90 minuten en werk ongestoord aan die eerste stap. 

Neem vervolgens een korte pauze, één van 10 minuten. Zo kun jij opladen en stoom je je brein klaar voor de volgende sessie van 90 minuten. Gevolg? Geen uitstelgedrag, geen projecten die je uit het oog verliest.

Tips voor thuiswerken

Een andere manier waarop je je brein ‘voor de gek kunt houden’, is door in te spelen op je emoties:

3. Voorkom werkontwijkend gedrag

Toch even de vaat doen of een wasje draaien? Er zijn tal van taken die je kunt verzinnen wanneer je stiekem een taak niet wil doen. Je stelt ‘m uit. Door de impulsiviteit in je brein als het ware te temmen leg je deze neiging het zwijgen op.

  • Doe dit door in te spelen op je emoties; maak jezelf bang — “wat gebeurt er als ik niet op tijd dit verslag af heb?” 
  • Zorg voor sociale druk — vertel je collega over die deadline. Dit creëert een gevoel van verantwoording.
  • Ga voor die afleidingsvrije omgeving — geen telefoon, geen tv, geen toegang tot Facebook. 

Maak daarnaast gebruik van de drang naar beloning, voorkom je ook dat je taken en projecten vooruit blijft schuiven: 

4. Gebruik gamification om uitstelgedrag te voorkomen

Spelletjes zijn niet alleen leuk, zo kunnen je gedurende het thuiswerken ook motiveren. Om aan dat vervelende project te beginnen bijvoorbeeld, of om toch nog even dat verslag af te ronden ook al zit je werktijd erop. De volgende apps helpen je erbij:

  • RescueTime — houd bij hoeveel tijd je in productieve- maar ook in onproductieve zaken steekt. Probeer vervolgens je doelen (en daarmee badges en trofeeën) te halen.
  • Karma systeem in Todoist — voer je dagelijkse ‘to do’s’ uit, vink ze af en verdien punten. Kun jij er meer verdienen dan je collega’s?
  • Forest — Plant een boom. Neem jezelf vervolgens voor 50 minuten te focussen op een taak. Lukt jou dat zonder ook maar één keer je telefoon te checken, dan groeit je boompje. Wie groeit het grootste bos?
  • Habitica — een RPG-spel, maar dan voor je taken, projecten en doelen. Je wordt beloond zodra je iets haalt, gestraft wanneer het niet lukt. Versla jij het monster met je guild?

Naast je brein afleiden zodat het geen uitstelgedrag vertoont, helpt het ook om zoveel mogelijk prikkels van buitenaf te elimineren. Zo behoud jij je concentratie:

Tips voor thuiswerken 22

5. Gebruik een noise cancelling headset

Ongestoord en geconcentreerd werken én daarnaast je brein een boost geven? Het kan. Met een (noise cancelling) koptelefoon.

Allereerst zorgt het dragen van een koptelefoon ervoor dat je partner en kinderen zien dat je momenteel druk bezig bent. Je geeft er een visueel signaal mee af dat je niet gestoord wil worden. Daarnaast filtert het omgevingsgeluid uit waardoor jij je beter kunt concentreren. Pratende huisgenoten, een stofzuigende partner? Jij hebt er geen last van!

Luister je daarnaast ook nog eens naar ‘speciale’ muziek (zoals binaural beats of café-geluiden) dan komt het je concentratie nog meer ten goede. Onderzoek toont namelijk aan dat een beetje lawaai je focus en concentratie verhoogt.

Dus, wat zeg je?

6. Check je communicatiemiddelen op gezette tijden

Hoe vaak controleer je niet even tussendoor je mailbox? Of je instant message programma daarentegen? Waarschijnlijk een aantal keer gedurende je thuiswerkdag. Om nou te voorkomen dat je op deze manier telkens knoeit met je productiviteit en concentratie, doe je het anders. Bewuster.

Check je communicatiekanalen (dus je telefoon, chat en inbox) enkel op gezette tijden. Dus niet 20 keer per dag, maar hooguit 2, 3 keer. De eerste keer nadat je jouw MIT’s hebt afgerond. De tweede keer na de lunch, en de laatste keer zo aan het eind van je werkdag. Blok er zelfs tijd voor in je agenda. Zo heb je er daadwerkelijk tijd voor.

 En om ervoor te zorgen dat binnenkomende berichten je niet afleiden, ‘bevries’ je je inbox en zet je je notificaties uit:

7. Pauzeer je inbox

Dankzij een plugin kun je heel makkelijk je mail ‘bevriezen’ — op gezette tijden bijvoorbeeld. Zo valt er niets te checken en behoud jij je concentratie. Jij leest je mails wanneer het jou uitkomt. 

Tips voor thuiswerken

8. Zet bij concentratietaken al je notificaties uit

No excuses. Werk je thuis, dan ben jij verantwoordelijk voor je eigen concentratie en de prikkels die roet in het eten gooien. Leg daarom zoveel mogelijk afleidende prikkels het zwijgen op, te beginnen met al die notificaties:

Van je laptop, tablet, tot telefoon; zet alle meldingen, notificaties, bliepjes en trillingen uit. Jij bepaalt wanneer jij je gadgets checkt, niet de meldingen die er enkel op gemaakt zijn je aandacht te kapen.

  • In Outlook doe je dat zo.
  • Gmail op deze manier. 
  • Notificaties op je smartphone stop je zo.

O, en zet gelijk overal die rode bolletjes uit (badges). Je wil ook niet visueel afgeleid worden.

9. Gebruik auto modus tijdens zware concentratietaken

Hij is officieel bedoeld om jou ervan te weerhouden je telefoon te gebruiken tijdens het autorijden. Toch is de functie ‘auto modus’ ook ideaal voor wanneer jij je over een zware concentratietaak moet buigen. Hij voorkomt namelijk dat er appjes, telefoontjes of andere stoorzenders een weg naar jouw concentratie banen. Perfect voor die momenten waarop je niet wilt dat een collega je stoort met een zoveelste vraag.

En een noodgeval? Berichten die verstuurt worden met ‘urgent’, of een telefoontje twee keer achter elkaar komen wel door. Voor die echte spoedjes. 

10. Introduceer een communicatievrije werkdag

Wil jij er zeker van zijn dat je een hoop werk kunt verzetten, spreek dan met je collega’s af dat jullie elkaar één dag in de week niet storen — niet per telefoon, niet per mail, geen appjes, geen chatberichten. Zero contact. Je zult verbaast staan over de hoeveelheid werk die je verzet krijgt wanneer er niet van je verwacht wordt dat je communicatief paraat staat.

En schieten je dingen te binnen, schrijf ze dan gewoonweg op je ‘1 op 1’-lijst. Dan, op een gezet moment, loop je de lijst met je collega door. Concentratie gegarandeerd.

Tips voor thuiswerken 23

15 tips bij thuiswerken op een vitale manier

Zodat je productief blijft. Geconcentreerd. Gemotiveerd zelfs. Om die redenen wil je extra aandacht schenken aan je lijf zowel fysiek door regelmatig gedurende je thuiswerkdag te bewegen, maar ook zeker mentaal. Door stress te managen, voldoende uit te rusten en je privé-tijd nuttig te besteden.

1. Neem voldoende en regelmatig pauze

Thuiswerkers hebben de neiging om te lang door te werken. En een korte koffiepauze? “Nah, gewoon stug doorwerken, die koffie kan ik ook nuttigen terwijl ik dat rapport opstel.” Ze willen immers hun collega’s of leidinggevende niet het idee geven dat ze het thuis rustig aandoen. 

Toch is dat alles behalve efficiënt; voor je productiviteit maar ook zeker voor je concentratie én motivatie. Pauze nemen? Het is geen luxe, het is een vereiste. Neem er dus geregeld een. Wanneer?

  • Iedere 52 minuten een pauze van 17 minuten. Erg specifiek, maar afronden mag.
  • Realistischer is misschien het natuurlijke ritme: iedere 90 minuten een pauze van 20 minuten. (Goed voor deep work sessies!)
  • Neem je liever microbreaks werk dan met de pomodoro techniek: neem iedere 25 minuten een pauze van 5 minuten. Na vier keer neem je een lange pauze.

En wat je tijdens die pauzes doet? Bewegen

2. Pauzeer niet op je werkplek

In je break je telefoon checken, doelloos surfen of je inbox checken is een grote no no. om je brein daadwerkelijk de kans te geven weer op te laden, zul je even niets moeten doen. Laat je telefoon daarom links liggen en benut je pauze beter:

  • Verlaat je werkplek. Stap achter dat bureau vandaan en ga desnoods op een andere plek in huis pauze houden. 
  • Ook kun je je hoofd leegmaken door een paar minuten te mediteren — haalt net dat scherpe randje eraf.
  • Even bewegen mag ook:

3. Beweeg elk half uur 5 minuten

We weten allemaal dat voldoende beweging gezond is — met een wekelijks bezoekje naar de sportschool kom je er echter niet. Ook gedurende je werkdag zul je geregeld een die beentje moeten strekken.

  • Sta daarom ieder half uur even op en beweeg 5 minuten. En die tijd mag je opvullen met push-ups, maar gewoon een glaasje water halen voldoet ook. Zolang je maar uit die stoel komt.
  • Overweeg daarnaast om je lunchpauze wandelend door te brengen. Ontzettend gezond. Stel als doel echt die 10.000 stappen te behalen. 
  • Ook tijdens je werkzaamheden kun je de boel even wakker schudden: met deskercizesoefeningen die je aan je bureau kunt doen zonder op te staan. Ideaal tijdens een lange Zoom-sessie.
  • Volg digitale sportlessen. Tussendoor twintig minuutjes yoga of aan het eind van je werkdag even flink zweten met wat Bodypump; er zijn tal van (gratis en betaalde) manieren om ook thuis iets aan sport te doen.
  • Track je sportgewoonten (met een aantal apps) Op die manier houd je het langer vol en blijf je ook tijdens het thuiswerken fit, actief én productief.

Naast voldoende pauzes en lichaamsbeweging wil je ook dagelijks die slaapuren aantikken:

4. Zorg voor voldoende slaapuren 

We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken: slaap! Voldoende slapen is namelijk essentieel wil je productief en op hoog niveau kunnen presteren. Ruil je kostbare slaap daarom niet in om nog het laatste deel van dat rapport door te nemen, maar pak die uren. Hoeveel slaapuren  dat voor jou zijn ontdek je hier:

Tips voor thuiswerken

5. Doe regelmatig een dutje

Maak gebruik van de flexibiliteit die thuiswerken biedt en neem gedurende de dag een moment om op te laden — met een powernap bijvoorbeeld. Uitermate geschikt om je slaapachterstand weg te werken en je focus weer op peil te krijgen. Hoe lang en wanneer? Een dutje van 90 minuten, tussen half twee en half vier ‘s middags blijkt ideaal.

6. Ga op tijd naar bed

Merk je dat je structureel te weinig slaapt en dat je het lastig vindt om ‘s ochtends geconcentreerd aan je dag te beginnen? Ga dan eerder slapen — een simpele manier om meer slaapuren te maken. 

En om nou te voorkomen dat alsnog een afleveringetje Netflix er tussendoor komt gebruik je een avondwekker. Die laat jou eraan herinneren dat het tijd om om onder de wol te kruipen. Zo begin je fris en fruitig aan je dag.

7. Optimaliseer de kwaliteit van je slaap

Om je gedurende de dag goed te kunnen concentreren moet je uitgerust zijn. En daarvoor kun je nog zo vroeg naar bed gaan, is de kwaliteit van je slaap onder de maat dan wordt je alsnog grumpy en moe wakker. Een paar manieren om dat te voorkomen:

  • Vermijd blauw licht, in ieder geval een uur voordat je gaat slapen. Geen smartphone, laptop of telefoon meer. De night shift functie helpt je erbij.
  • Je hoofd leegmaken door 20 minuten te mediteren doet ook wonderen. Laat de dag bezinken en schrijf gelijk 3 zaken op waar je vandaag dankbaar voor was. 
  • De leukste tip om snel in slaap te vallen blijft natuurlijk: heb seks. Een orgasme zorgt namelijk voor maar liefst 5 keer de normale hoeveel oxytocine. Slaap je lekker van.
  • O, en vermijd snoozen. Het maakt je alleen maar moe. Direct opstaan dus.

Door daarnaast te letten op wat je gedurende je thuiswerkdag in je lijf stopt kun je ook je productiviteit een boost geven.

8. Drink gedurende de dag 8 glazen water

Het schiet er nog wel eens bij in; water drinken. Jammer, want om goed te kunnen functioneren en je concentratie hoog te houden heb je voldoende water nodig. Grofweg zo’n 8 glazen per dag. Hoe je je daaraan houdt?

  • Maak je water aangenamer met wat fruit erin. Gezond en lekker!
  • Zet een kannetje op je bureau, zo ben je eerder geneigd bij te tanken tijdens je werk. 
  • Maak gebruik van een app (Waterlogged of Water Your Body) die bijhoudt hoeveel water je al hebt gedronken hebt en wanneer het tijd is voor een volgende dosis. 

Tussendoor een kop koffie? Prima, maar doe het dan wel slim:

9. Drink koffie, maar niet na drie uur

Heb je toch je dagelijkse kop koffie nodig voordat je überhaupt kunt functioneren? Mag, maar drink het dan wel goed. Op het juiste moment bedoelen we dan. Koffie geeft je namelijk een energieboost, en deze op het verkeerde moment ervaren kan jouw productiviteit juist omlaag helpen. Wat jouw ideale koffiemoment is reken je hier uit.

Tips voor thuiswerken

10. Nog gezonder? Drink dan thee

Thee bevat namelijk de voordelen van koffie, minus de nadelen! Het bevat namelijk ⅓ van de hoeveel cafeïne die een kop koffie bevat, maar levert wel 2 tot 3 keer meer energie op. (Zonder dat je daarbij de bekende cafeïne crash krijgt.) Daarnaast vergroot het jouw focus én vermindert het je stressniveau.

Tips voor thuiswerken

Tot slot wil je ook je mentale staat in de gaten houden. Thuiswerken kan namelijk nogal wat stress opleveren. Door dagelijks voldoende te ontspannen en te letten op negatieve gedachten minimaliseer je dit.

11. Maak geregeld je hoofd leeg met een triggerlijst

Zodra jij je overwhelmed voelt helpt het om zaken op een rijtje te zetten. Om je gedachten even te kalmeren en de drukte in je hoofd weg te nemen. Het kan, met een zogenaamde triggerlijst: een stuk papier waar je alle gedachten die je dwarszitten opschrijft en vervolgens mee aan de slag gaat. 

Het werkt zo:

  • Maak een lijst op papier. “Dingen waar mijn hoofd vol mee zit”.
  • Schrijf alle gedachten die door je hoofd gaan op. Dat kan confronterend voelen, geef je er toch aan over.
  • Formuleer vervolgens bij iedere gedachte een actie — welke concrete stap(pen) kun jij nemen om dit probleem op te lossen?
  • Leg die actiepunten vast in een planning en voer ze uit. Zodra je weet dat je daadwerkelijk actie gaat ondernemen op een probleem ervaar je minder stress. Je kunt het eindelijk loslaten.

12. Ontspan vaker en doe het goed

Het is lastig om de juiste balans tussen werk en privé te vinden. Het gevolg: je ontspant niet volledig. Mentaal ben je nog steeds in je werk verzonken, terwijl je persoonlijke tijd wel al is aangebroken. Door met jezelf een aantal regels af te spreken, voorkom je dit. 

Bijvoorbeeld:

“Iedere twee weken spendeer ik een heel weekend zonder mailbox, telefoon of werk.

“Na 21.00 uur breng ik mijn avond technologie-vrij door.”

“Op vrijdagmiddag sla ik standaard om 16.00 de pin erin.”

“Ik pak dagelijks echt die 7 tot 9 uur slaap.”

… 

Kijk waar bij jou de pijnpunten liggen (welke werkgerelateerde zaken weerhouden jou ervan te ontspannen?) en stel op basis daarvan regels op. En wat we dan bedoelen met ontspannen? Nou, helemaal niets doen:

13. Geef je over aan je verveling

In je privé-tijd wil je natuurlijk vanalles ondernemen; hobbies, activiteiten, sport, familie, vrienden — noem maar op. Toch is het verstandig om je eens ouderwets te vervelen. Om dus niet gelijk naar je telefoon, laptop of Netflix-serie te grijpen, maar voor je uit te turen of duimen te draaien.

En wat je dan gedurende die verveelmomenten het beste kunt doen? Simpel:

  • Mediteren — een mooie manier om je gedachten en stress een plek te geven.
  • Huishoudelijke klusjes — perfect om je onbewust te laten wegdromen (én je houdt er een opgeruimd huis aan over!)
  • Wandelen, fietsen of rennen — je langdurig in een bepaald ritme bewegen helpt je gedachten vrijelijk rond te laten dwalen. Dág stress. 

Ook cognitieve stimulans doet wonderen:

14. Lees iedere dag 10 minuten

Iedereen weet dat lezen goed is voor je brein. Het vergroot je vocabulaire, vermindert stress en verbetert zelfs je geheugen. Toch schiet het er vaak bij in, zeker wanneer je thuiswerkt — na een lange dag geconcentreerd werken is het laatste dat je wil je focussen op een boek. Doe het toch; maak lezen een gewoonte. Op de volgende manier:

  • Begin klein. Spreek met jezelf af dat je iedere dag 5 pagina’s leest. Geen uitzonderingen.
  • Lees op een vast tijdstip. Plan het desnoods in je agenda.
  • Wees consequent. Ook al ben je moe en lokt Netflix, pak toch dat boek op.
  • Leer snellezen. 500, 600 of zelfs 700 pagina’s per week lezen? Het kan, Buffett doet het ook! En nee, het is geen uniek talent dat maar enkelen onder ons kunnen, je kunt het namelijk leren! Bij ons. (toevoegen schema bladzijden)

15. Luister naar audioboeken of podcasts tijdens je pauzes

Een andere manier om dagelijks te ‘lezen’ is door naar gesproken boeken te luisteren; audioboeken. Hartstikke handig, zeker wanneer je tijdens je pauze een blokje omgaat. In de Luisterbieb, of bij audioboekdiensten als Storytel of Audible vind je een groot aanbod. Luister je liever naar hoorspelen, interviews of opinieprogramma’s ga dan voor een podcast. Uitstekend om je brein te stimuleren wanneer je even niets doet.

Tips voor thuiswerken

5 tips bij thuiswerken voor het inrichten van een productieve werkplek

Ondanks dat een werkplek natuurlijk bedoeld is om te werken, betekent het niet dat het geen aangename plek mag zijn. Een die tevens veilig is — wanneer het op je lijf aankomt, maar ook op privacygevoelige data. 

1. Zorg voor een inspirerende en comfortabele werkplek

Je wil dan ook een thuiswerkplek inrichten die niet alleen je focus en productiviteit stimuleert, maar ook je creativiteit (én humeur).

  • Speel daarom klassieke- of jazz-muziek op de achtergrond. Blijkt wonderen te doen voor je concentratie.
  • Houd ook de temperatuur aangenaam; zo tussen de 20 en 25 graden raadt Cornell University aan.
  • Ook licht heeft invloed op je productiviteit. Zo zou gedimd licht je creativiteit bevorderen, fel licht je focus- en analytisch vermogen. Geef er gelijk een een kleurtje aan door middel van smart lampen.
  • Een mooie plant kan daarnaast ook niet ontbreken. Niet alleen omdat het de boel aankleedt, maar omdat het ook nog eens stress zou verminderen.
  • Heb je daarnaast de kans om je bureau voor een raam te zetten, grijp die dan. Het voorkomt moeheid, verlaagt stress en helpt bij die 20-20-20-regel.
  • O, en houd het opgeruimd: een rommelige werkplek werkt alles behalve productief. Ruim daarom dagelijks paperassen, pennen en andere meuk op. Wel zo fijn.

Vervolgens zorg je voor de juiste thuiswerk benodigdheden:

2. Richt een complete werkplek in met de juiste spullen

Richt je een eigen thuiswerkplek in dan zijn er een aantal zaken die niet mogen ontbreken — vanzelfsprekend een laptop (je moet immers je werkzaamheden kunnen verrichten), maar ook nog een aantal andere zaken die je wellicht over het hoofd ziet:

  • Een extern beeldscherm — prettiger voor je ogen dan de hele dag naar je laptop staren.
  • Een laptopverhoger — goed voor je houding, goed voor je ogen. 
  • Een bureau — een die je eventueel in hoogte kunt instellen zodat je er een gelijk een zit/sta-bureau van maakt. 
  • Een bureaustoel — geen keukenkrukje, maar een degelijke zitplek die lief is voor je rug. Een die in zowel diepte als hoogte verstelbaar is en waar je de armsteunen van kunt instellen.
  • Een externe muis en toetsenbord — op den duur prettiger voor je armen, vingers en polsen.
  • Een noise cancelling headset — filtert omgevingsgeluid uit en zorgt ervoor dat je geconcentreerd aan de slag kunt.
  • Een HD webcam — voor haarscherpe online meetings.
  • Geluidsdemping — om eventuele galm in je werkplek te voorkomen en daardoor de kwaliteit van online meetings te verbeteren. 

Check gelijk deze video indien je nog 3 tools wilt zien die niet mogen ontbreken (en die iedere plek omtoveren tot een mobiele thuiswerkplek!)

Ongeacht hoe jij je thuiswerkplek inricht, zorg er in ieder geval altijd voor dat je het gezond en veilig houdt. Door (een beetje) te letten op bepaalde thuiswerkregels, maar ook door rekening te houden met je online safety:

3. Houd (ietswat) rekening met de arbo regels

De regels zijn ontiegelijk saai. Zo mag je ‘officieel’ geen zwart glanzend bureau hebben en zijn ook de pixels van je scherm gebonden aan ‘regeltjes’. Onzin volgens ons, toch zijn er een aantal punten waar je op wil letten wil je een gezond thuiskantoor inrichten:

  • Zorg voor voldoende licht. Denk hierbij aan lampen maar ook aan luxaflex om zonlicht te weren. Goed voor je ogen.
  • Een stevig bureau en een goede stoel mogen ook niet ontbreken. Onderuitgezakt op de bank is er dus niet bij.
  • Kies altijd voor a-kwaliteit. Zeker wanneer het op je laptop, muis en toetsenbord aankomt. RSI en andere klachten wil je zoveel mogelijk voorkomen.

Let daarnaast ook op je houding:

4. Hanteer een goede lichaamshouding

Zeker wanneer je langdurig vanuit huis werkt houd je de boel gezond. Daarmee wordt thuiswerken niet alleen een stuk comfortabeler, het voorkomt ook nare klachten zoals arm-, schouder-, nek- of rugpijn. Wel zo fijn.

  • Wissel je lichaamshouding daarom regelmatig af.
  • Houd een ontspannen houding aan en houd je rug recht.
  • Neem iedere twee uur minimaal een kwartier pauze en kom uit die bureaustoel. Sta op, loop wat rond of neem desnoods een korte wandeling.
  • Een minimale afstand van 50 cm tussen je ogen en beeldscherm voorkomt oogklachten. Let er gelijk op dat de bovenkant van je scherm gelijk is aan je ooghoogte.
  • Kijk daarnaast iedere 20 minuten 20 seconden naar een punt 20 meter in de verte — de 20-20-20 regel. Geeft je ogen wat rust.

5. Ga veilig om met privacygevoelige informatie

Aangezien je met bedrijfsgevoelige informatie werkt is het verstandig om – zeker wanneer je vanuit huis werkt – een oogje in het zeil te houden zodra het op internetveiligheid aankomt.

  • Werk daarom altijd op de laptop die je van je werk hebt meegekregen en niet op je privé laptop. Niet alleen vanwege privacy redenen maar ook om blurring tegen te gaan.
  • Gebruik ultra veilige wachtwoorden — een die je iedere drie maanden verandert en waar je idealiter een tweestapsverificatie bij gebruikt.
  • Stel een schermvergrendeling in — voorkom dat huisgenoten of kinderen toegang hebben tot je werklaptop- en gegevens. 
  • Scherm je webcam af — met een stukje tape bijvoorbeeld of door een speciaal ‘webcamschuifje’ te gebruiken.
  • Gebruik een VPN-verbinding — voorkom dat je gegevens en data onderschept, opgeslagen of doorverkocht worden.
  • Maak je thuisnetwerk veiliger — door standaard gebruikersnamen en wachtwoorden te veranderen, de hoogste encryptiemethode voor je wifi te gebruiken,  en vrienden en familie altijd via een gastnetwerk in te laten loggen. 

Tips voor thuiswerken

Kortom: de beste tips bij thuiswerken

Dat waren ze. De beste tips voor thuiswerken op een slimme en efficiënte manier. Zoals je ziet gaat het niet alleen om strak georganiseerde takenlijsten en goed georganiseerde online meetings. Thuiswerken is meer dan dat. Het is kunnen omgaan met afleiding, van anderen maar ook met de prikkels die jezelf creëert.

Leer daarom beter communiceren, zowel online als offline. Stel verwachtingen bij, die van je leidinggevende en die van jezelf. En streef iedere dag opnieuw naar het neerzetten van een zo goed mogelijk resultaat. 

Lukt jou dat, dan ga je een ontzettend productieve thuiswerkdag tegemoet.

Het onderste uit de thuiswerk-kan halen? Volg dan een cursus Effectief Thuiswerken

We hopen dat bovenstaande thuiswerk tips je op weg helpen. Probeer ze dan ook zeker uit, een paar of allemaal. We weten zeker dat ze hun vruchten zullen afwerpen. Wil je echter direct profijt hebben? Thuiswerken meteen tot een succes maken? Leer het dan in de praktijk door onze 1-daagse cursus Effectief Thuiswerken voor Teams te volgen. 

Een van onze experts gaat samen met jou (of nog enkele collega’s) aan de slag met de verschillende technieken en methodes waardoor je ze direct kunt toepassen. Van het maken van een concrete planning, het managen van verwachtingen tot aan het slimmer leren omgaan met online (meeting) tools: je leert het allemaal bij ons (en dit in minder dan 1 dag)

Waar wacht je dus op? Schrijf je in voor onze open training (op locatie of online) of doe het samen met je collega’s.

Gratis slimme tips!

Laat je maximaal 2x per maand inspireren met slimmer (samen)werken tips voor een druk én leuk (werk)leven:

Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X