Samenwerken, waar je ook bent, kan moeiteloos zijn. Of je nu thuis bent of geniet van je exotische ‘workstation,’ jij blijft gewoon up & running. Maar om de samenwerking vlekkeloos te laten verlopen, zelfs als je thuiswerkt, zijn enkele benodigdheden essentieel. En we hebben het hier niet over een enorme lijst, maar slechts een paar dingen om precies te zijn. Met deze checklist voor thuiswerken zorg je ervoor dat je alles hebt om vanuit huis effectief samen te werken, te brainstormen en te overleggen met collega’s en klanten.

Inhoudsopgave:

Wat heb je nodig om goed te kunnen thuiswerken?

Wat moet je hebben voor een succesvol thuiswerkschema? Natuurlijk is een stabiele internetverbinding, een goed functionerende laptop en de juiste digitale documenten voor je neus handig. Een telefoon waarmee je thuis bereikbaar bent en een tool zoals Teams, Zoom of Google Meet voor videobellen met collega’s zijn ook onmisbaar. Dit zijn allemaal no-brainers die niet mogen ontbreken op je thuiswerkplek.

Bovendien doe je je rug een plezier met een goede bureaustoel, een laptopstandaard, een extern toetsenbord en een ergonomische muis. Dit bespaart je bezoekjes aan de fysio, een RSI-arm en het gekreun en gesteun aan het einde van de werkdag over verkrampte spieren en pijnlijke schouders.

Veel werkgevers bieden zelfs een thuiswerkvergoeding aan, zodat je bijvoorbeeld een verstelbare bureaustoel kunt aanschaffen die voldoet aan de eisen van de arbo-thuiswerken-checklist.

Al deze items wil je sowieso in huis hebben voor een comfortabele en vitale thuiswerkervaring. Maar er is meer. Thuiswerken betekent immers niet dat je alleen werkt. Zelfs vanuit huis moet je effectief kunnen samenwerken, bij voorkeur zonder digitale obstakels.

vrouw die met plezier vanuit thuis werktWat hoort nog meer bij een thuiswerkplek?

Naast alle essentials om een arbo-verantwoorde thuiswerkplek te creëren (wist je dat je beeldscherm pixels van 0,25 mm moet hebben? Blijkbaar een arbo-vereiste!), moet je ook het nodige regelen voor een soepele samenwerking vanuit huis. Niemand wil die collega zijn die gefrustreerd uitroept: “Horen jullie mij nu wel?” tijdens een videomeeting. Gelukkig kun je dat met de juiste thuiswerkbenodigdheden voorkomen!

Hybride werken betekent deels op kantoor en deels vanuit huis werken, of zelfs volledig op afstand werken (vanuit je favoriete koffietentje of zelfs in het buitenland). Voorwaarde is wel dat je werk en samenwerking zonder haperingen kunnen doorgaan. 

Je wilt niet plotseling van de radar verdwijnen of alleen nog maar haperend en met een korrelig videobeeld te zien en te horen zijn. Daarom moet je thuiswerkplek voorzien zijn van tools, gadgets en functionaliteiten om de samenwerking op afstand soepel te laten verlopen.

Dé perfecte checklist voor thuiswerken voor een vlekkeloze samenwerking

Of je nu pixels van 0,25 mm op je computerscherm hebt of niet, dat zal waarschijnlijk geen wereld van verschil maken. Je collega’s zullen waarschijnlijk ook niet veel merken of je bureaulamp minimaal 450 lux heeft, in plaats van de voorgeschreven 440 lux. Met 440 lux kun je vast nog steeds prima (samen)werken.

Wat echter wél van cruciaal belang is voor effectieve samenwerking vanuit huis? Bij Tijdwinst weten we alles van thuiswerken en samenwerken op afstand. Hier zijn 9 items die absoluut niet mogen ontbreken op dé checklist voor thuiswerken, samengesteld door ons ervaren team.

1. Een internetverbinding zonder haperingen

Geen uitgebreide uitleg nodig, toch? We kennen allemaal de frustratie van collega’s die wegvallen tijdens een videomeeting of waarvan het beeld hapert. Zorg ervoor dat jij niet die collega bent en regel een stabiele internetverbinding.

Ben je niet tevreden met je huidige provider? Overweeg dan een overstap of bekijk opties zoals een wifi-versterker of -repeater, vooral als je router beneden staat en je op een andere verdieping werkt.

2. Een laptopstandaard en extern beeldscherm

Essentieel om je rug en schouders gezond te houden. Wist je dat je maximaal twee uur per dag op een laptop mag werken zonder hulpmiddelen? Dat is om de fysieke gezondheid te beschermen. Een laptop staat vaak lager dan ooghoogte, wat leidt tot een gebogen nek. Regel dus een extern beeldscherm of laptopstandaard.

Een laptopstandaard tilt je laptop op, en met een extern toetsenbord transformeer je je laptop tot een volwaardige computer. Een extern beeldscherm biedt een groter, op ooghoogte geplaatst scherm, wat ergonomisch beter is.

3. Een externe webcam

Hoewel ingebouwde webcams steeds beter worden, kan de kwaliteit snel achteruitgaan bij oudere laptops. Investeer in een externe webcam met HD-kwaliteit voor een professionele uitstraling. Het is de moeite waard, vooral als je voornamelijk digitaal met anderen communiceert.

Een goede webcam maakt non-verbale communicatie duidelijker en draagt bij aan een prettigere communicatie op afstand.

4. De juiste verlichting

Het exacte aantal lux van je bureaulamp is misschien niet zo kritiek als de Arbo-richtlijnen doen vermoeden. Toch is het prettig als je thuiskantoor goed verlicht is, vooral op donkere dagen, zodat je goed zichtbaar blijft in videocalls. Je wilt voorkomen dat je – zelfs met een uitstekende webcam – verandert in een duistere figuur op het videoscherm. Aan de andere kant wil je ook niet dat de verlichting zo fel is dat je een witte waas wordt.

Ideaal is om meerdere lichtbronnen te hebben: een bureaulamp, een grotere lamp en een staande lamp. Hiermee kun je de verlichting aanpassen aan de situatie. Tijdens een videocall wil je misschien wat helderder licht voor een betere zichtbaarheid. Als je geconcentreerd aan een document werkt, kan een bureaulamp voldoende zijn.

5. Oortjes of een noise-cancelling headset

Nee, we hebben geen aandelen in Sony, maar bij Tijdwinst zijn we wel enthousiast over hun noise-cancelling koptelefoons. Deze zijn niet alleen handig om geconcentreerd te werken in een drukke omgeving of om het valse zingen van je buurvrouw te dempen. Ze zijn ook ideaal om effectiever op afstand samen te werken.

Als je geen oortjes of een headset gebruikt tijdens gesprekken, kunnen mensen achtergrondgeluid oppikken. Denk aan draaiende wasmachines, buren met een boor, of je partner die ook druk aan het bellen is.

Dat is niet alleen storend tijdens gesprekken, maar ook voor jezelf. Dus investeer in een goede headset. Hiermee doe je niet alleen je collega’s een plezier, maar ook jezelf. Bedank ons later voor deze tip.

Wat ook handig is aan oortjes of een noise-cancelling koptelefoon, is dat ze vaak een ingebouwde microfoon hebben. Hierdoor kunnen collega’s je beter horen dan wanneer je vertrouwt op de vaak matige ingebouwde microfoon in je laptop.

man die vanuit thuis aan het werken is6. Akoestische wandpanelen

Het is misschien geen absolute must op de thuiswerkchecklist, maar het is zeker een mooie toevoeging. Als je omgevingsgeluid en galm in je thuiskantoor wilt verminderen, kunnen akoestische wandpanelen een uitkomst bieden. Hierdoor kun je beter horen wat anderen zeggen, ben je zelf beter verstaanbaar en voorkom je echo’s.

Een tip uit eigen ervaring: besteed niet onnodig veel geld aan panelen van hout en stof. Op Marktplaats of bij lokale makers kun je vaak voordeligere en even stijlvolle opties vinden.

7. Samenwerkingstools

Voor effectieve samenwerking op afstand zijn diverse handige tools beschikbaar. Je kent er waarschijnlijk zelf al een paar, maar onze favorieten zijn:

  • Teams, Google Meet en Zoom: tools voor videobellen met opties om vergaderingen op te nemen.
  • Trello: een projectmanagementtool om taken en voortgang bij te houden.
  • Asana: een gezamenlijke to-do-lijst voor projecten.
  • Google Drive: online opslag voor samenwerking aan documenten.
  • Dropbox: gestructureerde opslag voor documenten.
  • Slack: een alternatief voor snelle teamcommunicatie.
  • Datumprikker: om eenvoudig datums te plannen voor vergaderingen.

Houd er rekening mee dat organisaties vaak specifieke tools gebruiken. Volg de standaard binnen jouw organisatie en overleg met je leidinggevende als je andere suggesties hebt.

8. Een gedeelde online agenda

Je hoeft niet al je privéafspraken te delen, maar het is handig als collega’s weten wanneer je beschikbaar bent. Houd je digitale agenda (Google Calendar of Outlook) up-to-date met afspraken en focusblokken.

Je kunt instellen dat details van je afspraken privé blijven terwijl collega’s kunnen zien wanneer je beschikbaar bent. Zo behoud je privacy terwijl je collega’s op de hoogte zijn van je beschikbaarheid.

9. Een 1-op-1-lijst

Volgens de tips uit mijn boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur’ houd je voor elke collega bij welke verzoeken je hebt. Verzamel deze op één lijst en bespreek ze wekelijks of meerdere keren per week met de betreffende persoon, zowel op kantoor als digitaal.

Het voordeel is minder onderbrekingen, efficiënter gebruik van tijd en minder verstoringen voor korte vragen. Een onmisbare digitale aanvulling voor je thuiswerkchecklist, die je veel tijd en onnodige vergaderingen zal besparen. Hiermee benut je optimaal de voordelen van thuiswerken: ongestoord werken met de perfecte focus om je taken gedaan te krijgen.

Kortom: de ultieme checklist voor thuiswerken

In een wereld waarin flexibel werken de norm is geworden, is het cruciaal om thuis net zo effectief samen te werken als op kantoor. Gelukkig is het creëren van een naadloze thuiswerkervaring eenvoudiger dan ooit, met slechts een paar essentiële benodigdheden. Dus, wat heb je nodig voor succesvol thuiswerken?

Wat hoort bij een thuiswerkplek?

  • Een stabiele internetverbinding
  • Een goed functionerende laptop 
  • Onmisbare tools voor videobellen
  • Een ergonomische bureaustoel
  • Een laptopstandaard
  • Extern toetsenbord 
  • Ergonomische muis 
  • Extern beeldscherm 
  • Externe webcam 
  • Goede verlichting
  • ‘Oortjes’ of een noise-cancelling headset 
  • Akoestische wandpanelen voor een geluidsdichte ruimte
  • Online samenwerkingstools
  • Een gedeelde online agenda
  • Een 1-op-1-lijst

Deze checklist is geen garantie voor perfectie, maar eerder een kompas om je thuiswerkervaring te verbeteren. Of je nu die 0,25 mm pixels op je computerscherm hebt of niet, het zal niet het verschil maken in je samenwerking. Wat er wel toe doet, zijn de kleine dingen die je kunt doen om je thuiswerkplek te optimaliseren en een glimlach op je gezicht te toveren terwijl je efficiënt samenwerkt, waar je ook bent. Dus, investeer in jezelf, volg de checklist en maak thuiswerken stukken productiever!

Meer tips voor productief thuiswerken?

Nu je beschikt over een handige checklist om thuiswerken efficiënt aan te pakken, delen we graag nog meer tips om het maximale uit je werktijd thuis én op kantoor te halen. Voor ons draait het niet om (nog) harder werken, maar om slimmer werken. En dat kun je leren! Volg Tijdwinst op Instagram voor dagelijkse praktische tips waarmee je meer gedaan krijgt in minder tijd, je werk-privé balans bewaakt en het beste uit samenwerkingen haalt.

Check ook deze artikelen eens:

vrouw die lachend vanuit thuis werktMensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over checklist thuiswerken

  • Hoe richt ik een goede thuiswerkplek in?

    Voor een optimale thuiswerkplek is het cruciaal dat je je kunt afzonderen op een plek met minimale omgevingsgeluiden. Zorg ervoor dat je hier niet te vaak gestoord wordt en dat de omgeving niet te afleidend is. Een verstelbaar bureau en een ergonomische bureaustoel zijn onmisbaar, evenals goede verlichting en een extern toetsenbord en muis.

  • Hoeveel uur per dag thuiswerken?

    Er zijn geen strikte regels voor het aantal uren dat je per dag mag thuiswerken. Dit hangt vaak af van afspraken die je hebt gemaakt met je werkgever. Vermijd echter de valkuil van overmatig werken; 12 uur per dag is wellicht haalbaar, maar kan ten koste gaan van resultaten, concentratie en mentale gezondheid. Houd het netjes bij 8 uur en sluit je laptop op tijd.

  • Wat moet de werkgever vergoeden bij thuiswerken?

    Er zijn geen vaste regels voor vergoedingen bij thuiswerken; dit wordt vaak bepaald door arbeidsvoorwaarden of de cao. Een thuiswerkvergoeding kan kosten dekken voor bijvoorbeeld een goede bureaustoel, internet- en telefoonabonnement, of een verstelbaar bureau. Overleg met je werkgever om te begrijpen welke vergoedingen voor jou van toepassing zijn.

Haal meer uit je samenwerkingen met de Training Thuiswerken

Samenwerken op afstand is efficiënt maar kent uitdagingen. Ontdek hoe je het beste uit thuiswerken haalt, je werk-privébalans bewaakt en soepel blijft samenwerken. Meld je aan voor onze 1-daagse training thuiswerken, een interactieve sessie die je leert prioriteiten te stellen, resultaatgericht te werken en effectief te communiceren, zelfs vanaf afstand.

Wie zijn wij? | Cursus Thuiswerken

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog