Leren plannen en organiseren? Stop met te optimistisch zijn

Je begint de dag standaard met het maken van een planning. Hoe goed je deze planning ook maakt, taken en projecten lopen alsnog uit en aan het einde van de dag heb je niet alles kunnen afvinken. Volgens deze Nobelprijswinnaar is dat ook niet zo raar: je maakt 1 cruciale denkfout. In 2 stappen voorkom je het.

Leren plannen en organiseren? ‘Planning Fallacy’ staat het in de weg

Je baas staat aan je bureau en vraagt wanneer je tijd hebt om een belangrijke taak op te pakken. Je geeft vol vertrouwen aan dat dat deze week nog wel lukt. Sterker nog, woensdag aan het einde van de dag kun je alles aanleveren.

Je plant de taak in, maar gedurende de week kom je er toch achter dat je deze belangrijke taak continu aan het verschuiven bent. De werkelijkheid is dat je deze taak pas volgende week donderdag afgerond hebt en bij je baas ingeleverd hebt. Dat voelt als een domper…

Nu vraag je je vast af: hoe komt het toch dat ik mijn planning nooit rond krijg? Was de taak toch te lastig en had je meer tijd nodig? Werkte je misschien niet hard genoeg of bleef je de taak maar uitstellen en liet je de ad-hoc klusjes voorgaan? Wellicht kun je deze drie vragen met ‘ja’ beantwoorden, maar eigenlijk heeft het met iets anders te maken:

Je bent slecht in plannen.

Volgens psycholoog en Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman maak je 1 cruciale denkfout. Je bent namelijk te optimistisch met het plannen van de taken.

Jouw glas? Immer halfvol.

De oorzaak van dit probleem is dat je niet goed inschat hoeveel tijd een bepaalde taak nodig heeft. Vaak ben je te optimistisch en heb je achteraf meer tijd nodig gehad, dan je van tevoren dacht. Je gaat uit van de best-case scenario’s, met als gevolg dat je continu achter de feiten aanloopt.

Nobelprijswinner Kahneman noemt deze zogenaamde denkfout ook wel ‘planning fallacy’. Kahneman heeft zijn theorie gebaseerd op een onderzoek dat hij onder andere uitvoerde op de University of Waterloo in Canada. Hij vroeg studenten een inschatting te maken, hoeveel tijd ze nodig zouden hebben voor hun scriptie.

Het gemiddelde antwoord uit zijn onderzoek was 33,9 dagen. Een aantal zeer optimistische studenten dachten het zelfs in 27,4 dagen af te ronden en in het worst-case scenario dachten een aantal studenten 48,6 dagen nodig te hebben.

De studenten gingen aan de slag met hun scripties en wat bleek? 30% van de studenten lukte het om de scriptie af te ronden binnen de inschatte periode. De overige 70% was te optimistisch. Zij hadden gemiddeld 55,5 dagen nodig om het af te krijgen. Dat is ruim 3 weken langer dan ze van tevoren inschatten.

Schokkende resultaten en dat verklaart ook meteen waarom het ons niet lukt om te planning na te leven. Volgens Kahneman is dit een veelvoorkomend probleem, dat zich niet alleen onder werknemers en studenten voordoet. Ook bouwprojecten en overheidsprojecten hebben te kampen met te optimistische inschatting. Het gevolg is dat projecten niet op tijd afkomen.

Een van ‘s werelds meest bekende projecten is onder meer het Sydney Opera House. Volgens de planning zou het in 1963 afgerond moeten zijn en de schatting was dat er 7 miljoen dollar nodig was voor het project. In werkelijkheid duurde de bouw 10 jaar langer en was het kostenplaatje ook behoorlijk opgelopen, namelijk tot 102 miljoen dollar. Klein inschattingsfoutje…

Kortom, planning fallacy is een veelvoorkomend probleem. Simpelweg omdat we te optimistisch zijn en daar zijn we ons niet altijd van bewust.

2 redenen voor vals optimisme

Maken we een planning, dan denken we te optimistisch. In rozengeur en maneschijn. Alle rationaliteit gooien we het raam uit en doemscenario’s vegen we van tafel. Natuurlijk is het goed om positief te zijn, maar rationeel blijven is in deze wel belangrijk. Zo zegt psycholoog Kahneman het volgende:

“De meeste van ons beschouwen de wereld als goedaardiger dan dat het in werkelijkheid is, onze eigen eigenschappen gunstiger als dat ze daadwerkelijk zijn, en de taken die we aannemen haalbaarder dan dat uiteindelijk blijken. Ook zijn we geneigd ons vermogen om de toekomst te voorspellen te overdrijven – wat ons vals optimistisch maakt. ”

Vals optimisme ontstaan volgens Kahneman door 2 factoren:

• Je overschat jezelf, je successen en je capaciteit. Door successen en positieve ervaringen in het verleden leg je de lat hoog. Je gaat er vanuit dat het een tweede keer ook lukt, ook al hebben beide taken niets met elkaar te maken.

• Je onderschat externe factoren, waar je geen invloed op hebt. In de bouw heb je bijvoorbeeld te maken met weersomstandigheden of een leverancier die zijn afspraken niet nakomt. Door de strenge winter is het bouwproject stil komen te liggen, met als gevolg dat de planning uitloopt.

Herkenbaar, niet?

‘Planning Fallacy’ aanpakken in 2 stappen

Het komt er dus eigenlijk op neer dat we onder andere onszelf te hoog inschatten, maar ook dat we geen rekening houden met factoren van buitenaf zoals ad-hoc klusjes en onvoorziene tegenslagen.

Maak je een strak georganiseerde planning, dan moet het dus niet als een verrassing komen dat het ook niet haalbaar is. Aan het begin van de week ziet je agenda er als volgt uit…

… in werkelijkheid zijn er allerlei vergaderingen, besprekingen en belletjes tussendoor gekomen. Die jaarrapportage? Daar heb je eigenlijk geen tijd meer voor.

De jaarrapportage is duidelijk slachtoffer geworden van planning fallacy. Natuurlijk, in theorie moet een planning van 30 uur prima passen in een werkweek van 40 uur. In werkelijkheid schiet het er vaak toch bij in.

Hoe voorkom je planning fallacy en hoe zorg je ervoor dat de planning wel haalbaar is?

Ben je ervan bewust dat je rekening moet houden met onverwachte factoren van buitenaf, maar kijk ook realistisch naar je eigen kunnen.

Volgens psycholoog Kahneman koppel je een project of taak aan twee invalshoeken: het ‘binnenaanzicht’ en het ‘buitenaanzicht’. De volgende case gebruiken we als voorbeeld:

1. Het binnenaanzicht: maak een referentiekader

Je krijgt een taak toegewezen die je in het verleden ook al eens uitgevoerd hebt. Het lijkt een soortgelijk project te zijn. Daarom ga je er vanuit dat dit project hetzelfde zal lopen. Je hebt tenslotte ervaring, dus de tijd die je daarvoor nodig hebt schat je vergelijkbaar in. Je trekt 30 uur uit voor dit project.

Stop! Volgens Kahneman kunnen we aannemen dat deze voorspelling is gebaseerd op positieve resultaten uit het verleden en dus voortvloeit uit jouw optimisme. Daarom is het niet verstandig om het verleden, deze 30 uur, als uitgangspunt te gebruiken.

Daarom maak je een referentiekader. Volgens Kahneman ook wel ‘Reference Class Forecasting’ genoemd. Op basis daarvan ga je een voorspelling baseren.

Leg de taak eens buiten jezelf en stel jezelf de vraag hoe lang een collega over deze taak heeft gedaan? Kijk daarnaast ook naar de omstandigheden, voorvallen in het verleden en naar de werkelijke statistieken.

Concreet betekent dat het volgende:

• Identificeer een geschikt referentiekader.
  Het maken van de jaarplanning is nieuw voor jou, maar jouw collega Lars heeft dit de voorgaande jaren opgepakt. Vraag hem eens hoeveel tijd hij daar werkelijk voor nodig had.

• Zorg dat je over de statistieken van dit referentiekader beschikt.
  Lars geeft aan dat opstellen van het jaarrapport hem 35 uur gemiddeld kostte, maar hij geeft ook aan dat er na het indienen nog wat fouten in zaten. Hij had nog 4 uur nodig om dit te verbeteren. In totaal had Lars dus 39 uur nodig om het jaarrapport in te dienen.

• Gebruik deze inschatting om voor jezelf een voorspelling te maken, maar houd ook rekening met referentiekader.
  De tijd die Lars nodig had voor het jaarraport is slechts een inschatting voor jezelf. Houd er ook rekening mee dat jij wellicht meer tijd nodig zal hebben dan Lars. Lars werkt namelijk al 10 jaar bij het bedrijf en het opstellen van het jaarrapport is een eitje voor hem. Het is iets wat hij jaar in en uit heeft opgepakt. Voor jou geldt dat je pas sinds kort werkzaam bent. Het opstellen van het jaarrapport is nieuw voor jou. Trek daarom minimaal 38 uur uit voor deze taak.

Jezelf vergelijken? Nooit doen - behalve als je dingen plant. Click To Tweet

2. Het buitenaanzicht: bedenk je worst-case scenario

Nu je realistisch naar je eigen kunnen hebt gekeken en uren hebt gebaseerd op ervaringen van anderen, zul je ook rekening moeten houden met onverwachte factoren. Externe factoren waar je helaas geen invloed op hebt. Kunnen we de toekomst verspellen? Nee natuurlijk niet, maar je kunt wel een kleine poging doen.

Beschrijf drie onverwachte zaken die zich voor kunnen doen en de planning volledig door de war kunnen schoppen. Op basis van ervaringen zijn er ongetwijfeld ook zaken die zich weleens voor hebben gedaan en waar jij nul invloed op hebt gehad.

Verplaats je naar de toekomst en bedenk een worst-case scenario. Wat is het ergste wat er kan gebeuren?

Bijvoorbeeld:

Op basis van het referentiekader heb je bepaald dat je 1,5 week nodig hebt om het jaarraport in te leveren bij de baas. In werkelijkheid blijkt het drie weken te duren! De reden is dat de kostenanalyse verkeerd is aangeleverd. De persoon die jou de juiste gegevens kan sturen is een week met vakantie en er is in de analyse ook geen rekening gehouden met de nieuwe aanpak. Om deze situatie te kunnen voorkomen had je nog eens extra 5 tot 7 uur moeten uittrekken.

Het bedenken van deze doemscenario’s is een zeer krachtige manier om zelfs de meest optimistische personen aan het denken te zetten. De kans is groot dat jij je huidige planning in twijfel trekt, wat overigens alleen maar goed is. Je bedenkt voor jezelf een slimmere aanpak, zodat je ook rekening houdt met externe factoren.

Realistisch plannen? Ga uit van het worst-case scenarioClick To Tweet

Nu je het binnen- en buitenaanzicht bepaald hebt, kun je de volgende conclusie trekken:

Volgens het referentiekader heb je voor het jaarrapport 39 uur uitgetrokken, maar op basis van het worst-case scenario heb je daar nog 5 tot 7 uur opgeteld. Uiteindelijk ga je ervan uit dat deze taak jou 46 uur kost in plaats van de 30 uur waar je in eerste instantie aan dacht.

Conclusie beter leren plannen en organiseren

Op basis van het referentiekader en het bedenken van worst-case scenario’s kom je tot een realistische planning. Stop met het optimisme en plaats de situatie eens buiten jezelf én bedenk wat het ergste is dat nog kan gebeuren. Nu weet je zeker dat je de planning wel gaat halen en voorkom je eindeloos schuiven van taken.

Korte samenvatting om beter te leren plannen en organiseren:

1. Het binnenaanzicht: bepaal een referentiekader

• Identificeer een geschikt referentiekader. Welke collega heeft ervaring met deze taak?
• Vraag de statistieken op van dit referentiekader. Hoeveel tijd had je collega nodig voor deze taak?
• Bepaal hoe jij je verhoudt ten opzichte van het referentiekader. Heeft je collega meer of minder ervaring? Kun je dit beter of juist niet?

2. Het buitenaanzicht: schets een worst-case scenario

• Bepaal welke 3 factoren jouw planning volledig door de war kunnen schoppen.
• In de laatste stap tel je de uitkomsten van het binnen- en buitenaanzicht bij elkaar op. Nu weet je hoeveel tijd jij werkelijk nodig hebt voor deze taak.

Op deze manier voorkom je planning fallacy. Je schat de benodigde tijd ruim in en houdt daar ook rekening mee in de planning. Kun je de taak alsnog afronden in minder tijd? Dan is dat mooi meegenomen! 

Volg de 1-daagse training Thuiswerken

Leren plannen en organiseren is een uitdaging. Je hebt de juiste handvatten nodig om slimmer en efficiënter te werk te gaan. Hopelijk kom je met deze tips al een eindje. Ben je toch nieuwsgierig hoe je jouw thuiswerkdag nog productiever kunt invullen en hoe je slimmer met je tijd om gaat? Volg dan eens onze 1-daagse training Thuiswerken. Tijdens deze training krijg je diverse praktische tips en tools aangereikt om het thuiswerken eigen te maken. Deze training kun je individueel of met een paar collega’s volgen.

Zijn jullie met het team geïnteresseerd in deze training? Dat is ook een optie! Bij ons kun je namelijk een in-company training thuiswerken volgen. Deze training is volledig afgestemd op jullie wensen, doelstellingen en vraagstukken én we geven de training bij jou op locatie. Extra handig! Samenwerken op afstand wordt met deze praktische tips een stuk eenvoudiger. Vraag vrijblijvend een offerte aan.