Je sluit je computer af met een onvoldaan gevoel. Je to-dolijst is deels afgevinkt, maar er staat nog heel wat op wat je had willen doen. Je begon goed vanmorgen toen je achter je computer kroop met een kop koffie, maar al snel werd je bedolven door spoedverzoeken, online meetings en ad hoc zaken. Je ploft gefrustreerd op de bank, probeert je hoofd te verzetten door een serie te kijken, maar je blijft piekeren. Want die to-do’s schuiven door naar morgen, wanneer je al zoveel te op de planning had staan. Een reële planning voorkomt dit nare gevoel. Hoe je beter kunt plannen? We delen graag onze beste 6 tips met je.
Wat komt aan bod:
- Het verschil tussen het maken van een planning en een to-dolijst
- Waarom is plannen zo moeilijk?
- De 6 belangrijke vereisten van een goede planning
- De 6 tips waarmee jij een planning maakt waar je je wel aan houdt
- Extra tips om je planning wel te halen
- Plannen als een pro: begin vandaag nog
- Veelgestelde vragen over plannen
Het verschil tussen het maken van een planning en een to-dolijst
Op een to-dolijst zet je taken. Heel handig als herinnering voor jezelf, maar geen echte tool om overzicht te houden en prioriteiten te stellen. Qua tijdsbeheer is een to-dolijst al helemaal geen goede tool.
Een planning biedt veel meer structuur. Door een goede planning te maken, krijg je veel beter inzicht in tijdbeheer, prioriteiten en overzicht in je taken. Om een planning te maken moet je bewust nadenken over hoe lang iets duurt en wat het meest belangrijk is. Het voorkomt dat anderen jouw plannen overrulen met hun ‘spoedjes’ en ‘belangrijke’ taken.
Waarom is plannen zo moeilijk?
Heb je al plannen voor je werkdag bedacht, maar ligt er toch elke keer weer veel meer werk op je bordje dan je had bedacht? Dan gaat er iets mis met je planning. Er zijn vier belangrijke redenen waarom het toch misgaat met plannen en hoe je het beter kunt aanpakken.
1. Je hebt geen volledige planning gemaakt
Je hebt grote projecten en acties ingepland, maar bent vergeten rekening te houden met vaste taken die tijd kosten. Denk aan je mailbox bijwerken, online meetings, het registreren van je uren en andere administratieve taken. Hierdoor lijkt je planning op het oog prima, maar in de realiteit loop je vast.
Hoe pak je het wel aan?
Bouw je planning op door eerst de (terugkerende) verplichtingen en taken erin te zetten. De uren die je daarna overhoudt, zijn uren die je voor projecten en losse taken hebt. Vergelijk het met het budgetteren van je financiën. Eerst zorg je dat je je hypotheek of huur, vaste lasten en boodschappen kunt betalen, daarna komen pas de uitjes, vakanties en etentjes buiten de deur.
2. Je behandelt je planning als een wensenlijstje
Je wilt heel veel doen op een dag en je onderschat hoeveel je daadwerkelijk kunt doen per dag. Hierdoor begin je vrolijk aan je taken, maar halverwege de dag ben je niet eens op de helft van je lijstje en heb je er nog een hard hoofd in wat je gaat halen. Je moet deadlines verschuiven, collega’s bellen voor hulp en je stressniveau is op z’n hoogtepunt.
Hoe pak je dit wel aan?
Houd bij het organiseren en plannen van je werk rekening met pauzes, onverwachte afleiding en dipmomenten. Plan werk voor twee weken niet in één week. Wees realistisch en reken meer tijd voor een taak.
3. Je hebt een te strakke planning
Op papier ziet je werkdag er misschien rooskleurig uit, maar de realiteit is anders. Er kan altijd onverwacht werk op je bordje vallen. Maar als je je planning zo strak hebt gemaakt, heb je geen ruimte voor zulke onverwachte dingen. En dat geeft stress.
Hoe plan je dan wel?
Reserveer in je planning tijd voor onverwachte taken, zodat je kunt schuiven met werk op een dag. Een buffer van 30 tot 60 minuten per dag geeft je genoeg ruimte om deze onvoorziene taken op te pakken. Een spoedje of crisissituatie? Geen zorgen, jij hebt er tijd voor.
4. Je planning is chaotisch door te veel systemen
Je hebt op je bureau een los velletje met wat to-do’s, gebruikt een agenda op je telefoon, maar ook een fysieke agenda en op wat post-its schrijf je wat taken die je niet mag vergeten. Het gevolg? Je planning is overzichtelijk en je vergeet belangrijke afspraken. Je collega’s noemen je al gauw gekscherend de verstrooide professor.
Hoe werk je dan wel?
Zet één centraal systeem op. Kies zelf of je met digitale tools werkt of een papieren planner, maar zorg dat alles op één plek staat. Hierdoor ben je minder tijd kwijt aan zoeken.
Kijk hieronder naar onze video met een compacte uitleg over hoe je in drie stappen een realistische weekplanning kunt maken.
De 6 belangrijke vereisten van een goede planning
Voordat je de tips krijgt te zien, delen we eerst de belangrijkste vereisten om beter te leren plannen. Want als je zorgt dat je planning voldoet aan deze vereisten, dan heb je een planning die haalbaar is.
1. Overzicht van je taken en verantwoordelijkheden
Schrijf eerst eens op wat je verantwoordelijkheden en taken zijn. Hierdoor wordt het duidelijk welke taken er op jouw bordje liggen. Hieronder vallen grote projecten, maar ook de dagelijkse en terugkerende taken.
2. Overzicht van deadlines en afspraken
Bij een goede planning heb je inzicht in je deadlines en afspraken. Je weet daardoor precies waar je prioriteiten liggen, wat als eerste af moet. Heeft een taak geen deadline? Dan hang je er zelf een deadline aan, maar geef de to-do’s met een deadline voorrang op deze taak. Deze taak mag gewoon achteraan de rij aansluiten.
3. Een realistisch tijdsbeheer
Zes meetings, vier rapporten schrijven en antwoord geven op een belangrijke mail; je weet vooraf al dat dat gedoemd is om te mislukken als je het in één dag propt. Kijk realistisch naar hoeveel beschikbare uren je op een werkdag hebt. Prop niet meer werk op een dag dan je aankunt.
4. Ademruimte voor onverwachte taken
Je bent lekker aan het werk totdat je opschrikt van je telefoon. Je leidinggevende belt met een spoedopdracht. Wanneer je in je planning ademruimte houdt voor dit soort verzoeken, storingen en andere tussendoortjes, hoef je niet per se in de stress te schieten.
5. Een uitvoerbare lijst in plaats van een wensenlijst
Je wilt misschien wel heel veel, maar of het realistisch is, is een tweede. Maak korte metten met de lange lijst met wat je wilt doen en maak er een lijst van wat je echt kunt doen binnen de tijd. Je hoeft niet alles direct nu te doen. Morgen is er weer een dag en er komt ook weer een volgende week.
6. Hanteer een overzichtelijk systeem
Wat losse kreten op een post-it, lijstjes in een schriftje en je hoofd gebruiken als agenda werkt niet. Kies één systeem en verwerk daar alles in. Doe je dit graag op papier, doe je ding. Liever digitaal? Be our guest. Kies vooral een systeem waar jij makkelijk naar grijpt. Bij de tips lees je hoe je zo’n systeem het beste opzet.
Even tussendoor
Op zoek naar een leren plannen boek? Dan word je heel blij van onze boeken ‘Elke Dag Om 15.00 uur Klaar’ en ‘Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is’. Hierin lees je nog meer handige tips en krijg je handvatten om een ‘superplanner’ te worden. Na het lezen van de boeken komt een werkdag van 10 uur niet meer voor in jouw leven. Sterker nog, de kans is groot dat je je werk eerder af hebt dan de werkdag klaar is. Waardoor je tijd overhoudt om andere zaken op te pakken, meer rust te pakken of een wasje in de wasmachine te gooien. Ben je wat visueler ingesteld? Volg ons dan op Instagram en Pinterest voor tips op het gebied van timemanagement.
Dit bericht op Instagram bekijken
De 6 tips waarmee jij een planning maakt waar je je wel aan houdt
Je planning werkt tot nu toe niet, niet vanwege een gebrek aan discipline, maar omdat je niet op de juiste manier hebt leren plannen. Daardoor is je planning chaotisch, veel te ambitieus of veel te strak. Daardoor geeft je planning je geen rust, maar eerder stress, kopzorgen en slapeloze nachten.
Het is te voorkomen door je planning realistisch, volledig, flexibel en werkbaar te maken. Hoe maak je een planning die daar aan voldoet? Met deze tips.
1. Hanteer één simpel systeem
Wanneer je planning een samengeraapt zooitje is van losse vellen, Trello-borden en notitieboeken dan kun je ervan uitgaan dat je binnen de kortste keren een probleem hebt. Hanteer veel liever één simpel systeem. Dat systeem bestaat uit:
- Je agenda, bijvoorbeeld Google Calendar of Outlook
- Je takenmanager, bijvoorbeeld Todoist of Outlook
Door één systeem te hanteren, hoef je niet te zoeken. Je weet precies waar wat is, je kunt je hoofd laten ontspannen. In het boek ‘Elke Dag Om 15.00 uur Klaar’ staat een stappenplan om zo’n waterdicht en simpel timemanagement systeem op te zetten.
2. Breek grote projecten en taken op
Stel: je gaat de Himalaya beklimmen. Supergaaf natuurlijk, maar dat voelt ook wel heel spannend aan. Je ziet de top wel, maar kijkt op tegen de hele klim ernaartoe. Dat is vaak ook zo met grote projecten en taken. Met gevolg: je begint er niet aan of haakt tussentijds af.
Begin niet direct met in het wilde weg stappen te zetten, gebruik eerst veel liever de mini-scrum-methode om te bepalen waaraan je begint.
- Bepaal wat het einddoel is en de deadline: beeld je hoe het einddoel eruit ziet als het af is. Dus niet iets vaags als ‘Website af’, maar ‘Website live in juni met mogelijkheden om trainingen te boeken’
- Breek het einddoel op in acties: schrijf alle stappen op die je moet zetten. Je hoeft ze nog niet in de juiste volgorde op te schrijven. Dat ga je pas in de volgende stap doen.
- Verdeel de acties op in categorieën:
- Afspraken: zet ze in je agenda
- Kleine acties die binnen 30 minuten klaar zijn: zet ze op je takenlijst
- Grote acties waarvoor je meer dan 30 minuten nodig hebt: ze ze in je agenda
- Wachten-op-acties: iemand anders doet deze, jij zet ze in je takenmanager om op de afgesproken deadline naar te vragen of te bespreken
- 1-op-1-acties: dit zijn taken die je met iemand moet bespreken, dus zet je deze in je takenmanager
- Prioriteiten stellen en plannen: noteer met welke actie je begint, wat erna komt, is er iets afhankelijk van een andere actie?
- Plan alles in jouw systeem: gebruik hiervoor één agenda en één takenmanager.
Door deze methode toe te passen wordt dat project wel haalbaar. Want je doet het stapje voor stapje, actie voor actie.
3. Plan de grote taken in je agenda
Duurt iets langer dan 30 minuten? Dan plan je het in je agenda. Waarom? Omdat je dit soort taken niet even tussendoor kunt doen, tussen twee meetings in. Door het in je agenda te zetten:
- Weet je of je planning realistisch is
- Voorkom je dat je taken op een lijstje blijven staan die je vervolgens nooit meer oppakt
- Dwing je jezelf om taken niet eindeloos voor je uit te schuiven
4. Plan terugkerende taken en ademruimte in
Een werkplanning moet net zo goed functioneren als een goed financieel plan. Je maakt, als het goed is, je salaris begin van de maand niet meteen op aan spontane uitgaven. Je zorgt eerst dat je geld reserveert voor je vaste lasten, sparen en investeren. Het werkt met je tijd hetzelfde.
- Plan je vaste taken en werkzaamheden in
Je weet van sommige taken en werkzaamheden dat ze terugkerend zijn. Denk aan teammeetings, je urenregistratie en het maken van rapportages. Plan deze standaard terugkerend in je agenda, zodat je meteen ziet hoeveel tijd je al moet besteden aan deze taken. Hierdoor weet je ook hoeveel tijd je nog over hebt voor andere zaken. - Blokkeer ademruimte voor onverwachte zaken
Je weet dat ze een keer kunnen komen, maar wanneer weet je niet: spoedjes, storingen die opgelost moeten worden of lastminute vragen. Als je werkdag al volledig gevuld is met vaste taken en losse taken, weet je dat zo’n verzoek je flinke stress oplevert. Blokkeer daarom standaard 30 tot 60 minuten per dag voor dit soort zaken.
5. Houd dagelijks je systeem bij
Zo, je plannen organiseren en klaar is Kees? Nee, een goede planning stopt niet bij het opzetten ervan. Als je je planning niet dagelijks bijhoudt, kun je ervan uitgaan dat je binnen de kortste keren weer terug bij af bent. Werk daarom elke dag in 10 minuutjes je systeem bij. Kijk wat je vandaag gedaan hebt, wat je niet gelukt is en daardoor opnieuw moet plannen en wat er morgen op de planning staat.
Dit helpt niet alleen om je planning goed te houden, maar ook om je werkdag goed af te sluiten. Vooral omdat je thuis werkt, is de kans groot dat je ‘s avonds nog met werk (in je hoofd) bezig bent, omdat je werkplek ook de plek is waar je vrij bent. Door aan het eind van de werkdag je planning bij te werken, hoef je daar ‘s avonds niet meer aan te denken. Dus kun je zonder gepieker lekker op de bank ploffen om je favoriete serie te kijken.
6. Reflecteer wekelijks op je planning
Naast dagelijks je planning bijhouden, is het ook slim om wekelijks te reflecteren op je planning. Dus wacht nog even vrijdagmiddag met het dichtklappen van je laptop om een drankje met vrienden te gaan doen. Die vrijmibo voelt veel beter als je de tijd hebt genomen om te zorgen dat je bijgewerkt bent voor volgende week. Pak 30 minuutjes van je tijd om:
- Terug te kijken op je week: wat heb je afgerond, wat is niet afgerond en waarom niet? Moet je daarvan iets opnieuw inplannen voor komende week?
- Vooruit te kijken: wat staat er volgende week in je agenda en takenlijst? Zijn er meetings of deadlines waar je nu nog iets voor moet doen?
- Je prioriteiten te checken: wat is het belangrijkste op je planning volgende week? Welke projecten en taken hebben je aandacht nodig? Moet je nog iets daarvoor wijzigen aan je planning?
- Schoon je inbox op: hanteer de OHIO-methode (Only Handle It Once) om je inbox op te schonen. Maak meteen de beslissing wat je met het mailtje doet: doen, delegeren, plannen of deleten.
Door dit elke week te doen, start je de nieuwe werkweek met een goede planning.
Nog beter in plannen met een Time management training
Vraag je je nog af: hoe kan ik goed plannen en organiseren? Hoe kom ik af van het gevoel dat ik altijd achter de feiten aanloop, van mijn stress en zorgen om mijn taken? Een leren plannen cursus is het antwoord. Bij Tijdwinst leren we je binnen één dag hoe je beter leert plannen en organiseren tijdens de time management training. Hierdoor:
- Kun je beter plannen: je schat realistisch in hoeveel tijd een taak je kost, wat je prioriteiten zijn en zorgt dat je tijd hebt voor onverwachte to do’s
- Ben je minder tijd kwijt aan meetings en e-mails: je besteedt er geen onnodige tijd meer aan en mist geen belangrijke zaken
- Heb je rust en overzicht: hoe druk het ook is, jij houdt grip op je planning
- Werk je gefocust: je krijgt meer werk afgerond in minder tijd
Schrijf je nu in en ervaar direct hoe het jouw leven positief verandert.
Extra tips om je planning wel te halen
- Gebruik tijdsblokken voor belangrijke taken. Plan daarnaast ook pauzeblokken in, zodat je de hele werkdag scherp en gefocust blijft.
- Hanteer de Eisenhower-matrix om je prioriteiten te stellen. Hierbij maak je onderscheid tussen:
- Belangrijk & dringend → direct doen
- Belangrijk, niet dringend → plannen
- Dringend, niet belangrijk → delegeren
- Niet dringend, niet belangrijk → schrappen
- Hanteer de Pomodoro-techniek en richt je volle aandacht 25 tot 50 minuten op focuswerk, gevolgd door een korte pauze.
- Start de dag met de meest lastige taak, ook wel Eat That Frog genoemd. Door deze taak meteen te doen, is de rest van de dag appeltje-eitje.
- Pas de 80/20-regel toe. Het Pareto-principe gaat ervan uit dat 20% van je inspanningen 80% van je resultaten opleveren. Focus dus op de taken die echt impact maken.
- Schakel notificaties uit en laat je niet afleiden. Elke onderbreking van je aandacht kost je weer tijd om weer gefocust te worden.
- Automatiseer en delegeer wat je kunt. Kijk welke taken je kunt automatiseren en welke je kunt delegeren. Je hoeft niet alles zelf te doen.
- Bescherm je tijd en agenda. Jij bepaalt of je wel of geen tijd hebt voor een spontane meeting, extra taken en spoedjes.
Plannen als een pro: begin vandaag nog
Een goede planning is geen bijzondere formule, maar een handige vaardigheid die je kunt leren. Het gaat niet om to-dolijstjes vol wensen, maar om een realistisch overzicht dat (voor je) werkt. Door grote taken op te breken, buffertijd in te bouwen en één overzichtelijk systeem te gebruiken, zorg je dat je plannen wel haalbaar zijn. En daar wordt je hoofd een stuk rustiger van. Geen dagen meer die uitlopen in frustraties, maar controle en voldoening aan het einde van de werkdag. Begin vandaag nog en merk hoe een goede planning voor je werkt.
Veelgestelde vragen over plannen
-
Hoe moet je leren plannen?
Leren plannen en organiseren met ADHD of zonder, is prima te doen. Start met het opschrijven van al je taken en zet ze in logische volgorde. Bepaal wanneer je wat gaat doen en bouw marges in. En werk met een goede planning tool, zoals Google Agenda.
-
Hoe kan ik leren organiseren?
Plannen en organiseren is een competentie die je kunt leren. Het betekent vooral: overzicht creëren. Verdeel je werk in heldere categorieën, zoals projecten, deadlines of thema’s. Geef elk onderdeel een vaste plek en gebruik één systeem om het werkbaar te houden.
-
Hoe leer ik stap voor stap beter plannen en organiseren in mijn werk of studie?
Leren plannen als volwassenen of leren plannen op de middelbare school is hetzelfde.
- Verzamel je taken of lesstof
- Bepaal wat belangrijk is en wanneer het af moet
- Plan je taken in je agenda, inclusief pauzes en ademruimte
- Evalueer wekelijks wat werkt en wat niet en pas aan
-
Wat zijn de grootste valkuilen bij plannen – en hoe voorkom ik die?
Veelgemaakte fouten bij een planning maken zijn: te optimistisch plannen, geen pauzes inbouwen en vergeten dat het leven zelden loopt zoals je had gepland. Voorkom dit door ruim te plannen en ‘bufferblokken’ in te bouwen van 30 tot 60 minuten. Dan is er ruimte voor het onverwachte.
-
Hoe maak ik een haalbare dag- of weekplanning waar ik me ook écht aan houd?
Begin met een realistische inschatting van je energie en beschikbare tijd. Plan eerst je vaste afspraken, dan je prioriteiten en daarna de rest. Laat ruimte voor onverwachte zaken. Evalueer aan het eind van de dag wat je hebt gehaald en pas je aanpak aan.
-
Welke tools of apps zijn het meest geschikt om mijn planning te organiseren?
Voor de planning en agenda: Google Calendar of Outlook. Voor takenbeheer: Todoist, Trello of Monday. Kies vooral een tool die past bij jouw werkstijl en voorkeuren en houd het simpel. Eén tool voor je agenda en één voor takenbeheer.
-
Hoe ga ik om met onverwachte taken die mijn planning verstoren?
Hoe ga je om met onverwachte taken? Door 30 tot 60 minuten in je dag te bouwen als ‘buffer’. Komt er iets onverwachts tussendoor? Dan schuif jij iets minder urgents naar morgen. Heb je geen buffer? Kijk dan kritisch: moet je dit doen, kan het wachten of kun je het delegeren?
-
Hoe zorg ik voor overzicht als ik veel projecten, afspraken en deadlines tegelijk heb?
Gebruik één centrale plek voor al je taken en deadlines, zodat je overzicht houdt. Doe per project een mini-scrum, zodat je weet welke acties je moet doen. Plan wekelijks een reflectiemoment waarin je alles afstemt. Zo blijft het overzichtelijk, ook als je het druk hebt.
-
Wat is het verschil tussen plannen, organiseren en prioriteren – en hoe combineer ik die?
Plannen is bepalen wanneer je iets doet. Organiseren is structureren wat je moet doen en hoe. Prioriteren is kiezen wat eerst moet gebeuren. Combineer ze door eerst te organiseren, dan te prioriteren en daarna je planning te maken.
-
Hoe ontwikkel ik een vast ritme of routine voor mijn weekplanning?
Prik een vast moment op vrijdag om je week voor te bereiden. Gebruik dan een vaste structuur: eerst afspraken, dan taken en dan je buffer. Kijk ook naar wat je afgelopen week niet gelukt is om te doen en of je dat opnieuw moet inplannen.
-
Hoe leer ik realistisch inschatten hoeveel tijd een taak kost?
Noteer een paar dagen of week lang hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor iets en hoeveel het in realiteit werkelijk kost. Je ontdekt hierdoor snel je valkuilen, zoals dat je denkt maar 10 minuten voor je e-mail nodig hebt, maar er in werkelijkheid 45 minuten aan besteedt. Gebruik deze inzichten om je planning aan te scherpen.
-
Hoe krijg ik rust in mijn hoofd door slimmer te plannen en organiseren?
Rust ontstaat als je weet dat alles wat je moet doen op een betrouwbare plek staat. En dat je weet wanneer je wat gaat doen. Schrijf taken op, plan ze in en zorg voor overzicht. Je hoofd is bedoeld om te denken, niet om te onthouden.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
