door Bjorn Deusings
Directeur TIJDwinst.com

De perfecte takenlijst maken in 5 stappen

Voor velen onder ons is het erg herkenbaar: je begint de dag met een takenlijst en het idee is dat je deze aan het einde van de dag volledig kan afvinken. In werkelijkheid is het toch vaak anders en ben je aan het einde van de dag teleurgesteld dat je wéér niet aan alles bent toegekomen. Wat een domper. Dit werkt niet. Met deze 5 stappen maak je een takenlijst die wél haalbaar is.

Een takenlijst maken: we zijn er allemaal dol op

We zijn dol op het maken van een takenlijst! Zodra een actie op papier staat, kunnen we het loslaten. Is de actie afgerond? Dan geeft ons dat een gevoel van controle en rust, omdat we de actie kunnen afstrepen op de takenlijst. Dat afstrepen zorgt voor een shotje dopamine, hoe heerlijk is dat? We worden dus echt blij van een goede takenlijst en vooral als we deze kunnen afvinken. Het geeft een voldaan gevoel.

Onze Oosterburgen hebben daar zelfs een term voor bedacht:

‘Entlistingsfreude’: het euforische gevoel dat je ervaart, wanneer je een actie afvinkt van je takenlijst. Leuk weetje: mensen schrijven zelfs acties op die ze al uitgevoerd hebben, om deze vervolgens meteen door te kunnen strepen, alleen maar voor die dopamine kick!

In dat opzicht zijn takenlijsten alleen maar goed, als het ons zo’n goed gevoel kan geven. Maar daar zeggen we het al: als. Takenlijsten geven lang niet altijd een gevoel van voldoening en vooral niet aan het einde van de dag. Dat merk ik ook tijdens onze training Thuiswerken. Ik vraag namelijk aan mijn cursisten hoe het komt dat ze niet toekomen aan de acties op hun takenlijst. Het antwoord is dan vaak dat ze dat niet weten, simpelweg omdat er acties tussendoor komen.

De conclusie is vaak dat ze hun takenlijst verkeerd gebruiken. De lijst staat zo vol, dat het niet eens haalbaar is om alle acties af te ronden in één week, laat staan in één dag. Het gevolg is dat acties voortdurend vooruitgeschoven worden.

Het komt erop neer dat een takenlijst geen takenlijst is, maar juist een wensenlijst. Deze acties wil je graag ooit afgerond hebben, maar uit ervaring weet je dat dat vandaag niet allemaal gaat gebeuren en dat frustreert. Je blijft acties doorschuiven en loopt elke dag tegen hetzelfde “probleem” aan.

Maak een takenlijst met deze 5 stappen

Ik wil je daarom graag op weg helpen om een takenlijst op te stellen die wel realistisch en haalbaar is, maar ook overzicht creëert. Aan de hand van 5 stappen kunnen we tot deze takenlijst komen:

  1. Een goede takenlijst is waterdicht.
  2. De takenlijst bevat enkel acties en geen verborgen projecten.
  3. De acties op de lijst zijn allen eerstvolgende acties.
  4. De acties duren niet langer dan 30 minuten.
  5. De takenlijst is haalbaar en realistisch.

Maak niet alleen gebruik van deze takenlijst, maar combineer de lijst ook met je agenda. Zo heb je een volledig timemanagement systeem, met een volledig beeld én controle over je eigen agenda en takenlijst. Een dergelijk timemanagement systeem zorgt ervoor dat jouw ‘interne’ geheugen niet langer hoeft te denken aan acties, maar over acties.

Want: 

Bij time management draait het namelijk om het organiseren van werk dat je nú niet aan het doen bent, zodat jij je kunt focussen op hetgeen wat de hoogste prioriteit heeft.

Laten we aan de slag gaan met de 5 stappen!

Stap 1. Een goede takenlijst is waterdicht

Je gaat bijvoorbeeld naar de bouwmarkt met een boodschappenlijstje. Op dat lijstje staan pluggen, moeren, schilderstape en kwasten. Roerstokjes voor de verf heb je ook nog nodig, maar die ben je vergeten te noteren. “Ach, dat onthoud ik wel”, denk je bij jezelf. Nee, daar gaat het juist mis. Deze boodschappenlijst is nutteloos geworden, omdat je brein alsnog moet bijspringen om nog aan de roerstokjes te denken.

Staan deze acties niet op een lijst, dan moet jouw brein alsnog moeite doen om acties te onthouden. Je brein kan zich daarom niet goed focussen op andere zaken, als niet alles op het lijstje staat.

Je loopt ongetwijfeld rond met de gedachte dat je de stokjes niet moet vergeten. Uiteindelijk is de kans erg groot je alsnog zonder de roerstokjes thuis komt.

Takenlijst maken let hierop

“Schat, heb je de roerstokjes meegenomen?” — “Oh… shit. Vergeten.”

Dat werkt niet alleen zo bij een boodschappenlijst, maar ook bij jouw takenlijst. Vergeet je enkele acties op te schrijven, dan blijf je continu denken wat die andere actie ook alweer was. De takenlijst kun je dan in de prullenbak gooien, omdat je brein alsnog bezig is om te onthouden wat je allemaal moet doen.

Het maken van een takenlijst geeft namelijk rust, mits de takenlijst ook volledig is. In feite ontlast je je brein met een takenlijst, indien daar ook alle acties op staan. Is de takenlijst niet waterdicht, dan geeft het je ook geen rust. 

Stap 1 naar een perfecte takenlijst, is dat je maar één lijst hanteert waar ook echt alle acties op staan die jou bezighouden.

Bijvoorbeeld:

takenlijst maken 1

Stap 2. Je takenlijst bevat enkel acties en geen verborgen projecten

Het is belangrijk dat jouw takenlijst enkel acties bevat en geen verborgen projecten, maar wat bedoelen we daar precies mee?

De bovenstaande takenlijst is daar een goed voorbeeld van. Deze “acties” zijn niet concreet, maar erg abstract. Wat wordt er precies mee bedoeld? Kijk bijvoorbeeld naar de “actie” ‘opzetten marketingcampagne’. Deze zogenaamde actie is erg breed en niet concreet. Het is eerder een project en een verzameling van meerdere acties die je moet uitvoeren. Pas als al deze acties uitgevoerd zijn, dan kun je dit project afvinken.

Dit soort projecten ga je vermijden op de takenlijst. Simpelweg omdat dit project meerdere acties omvat. Als je ontzettend druk bent dan wil je juist korte acties uitvoeren en dit soort grote, vage projecten nog vermijden. Je wil de takenlijst namelijk afstrepen, voor die Entlistungsfreude.

Daarom is het belangrijk dat je goed in kaart brengt wat er precies moet gebeuren. Gaat het om een actie of een project? Bepaal dat duidelijk voor jezelf. We omschrijven een actie en een project als volgt:

  • Een actie is een concrete handeling, het is iets dat je kunt doen. Bijvoorbeeld: het schrijven van een tekst, het ontwerpen van een logo of contact opnemen met de klant. Dit zijn concrete handelingen die je onderneemt, om een project uit te voeren.
  • Een project is een verzameling van acties. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van de marketingcampagne. Om tot de campagne te komen, zullen er meerdere acties uitgevoerd moeten worden.

Vermijd projecten op je takenlijst en maak het project concreet door het om te zetten naar acties. Zo zorg je ervoor dat de takenlijst wel uitvoerbaar is én je kunt veel beter inschatten wat de werklast is, omdat je nu ook weet wat je precies moet doen. De “actie” is niet meer vaag.

takenlijst maken 2

Stap 3. De acties op je lijst zijn eerstvolgende acties

Een andere reden waarom acties vaak blijven liggen, is omdat het niet de eerstvolgende actie beschrijft. Daarmee bedoel ik dat de actie ook moet omschrijven wat er voorafgaand aan de actie moet gebeuren.

We nemen de actie ‘klacht oppakken klant’ even als voorbeeld. Om de klant te kunnen bellen, zul je eerst moeten weten wat de klacht precies is. Je moet eerst Emily vragen of ze het klantdossier wil doorsturen en dat moet je vervolgens nog doorlezen. Kortom, er gaan nog wat stappen aan vooraf en deze acties zul je ook concreet moeten maken, anders blijf je deze actie uitstellen.

Waarom is dit belangrijk? 

Ons brein voelt het namelijk aan als acties niet volledig zijn en voert daarom liever eerst een makkelijke actie uit, waarvan je wel precies weet wat je moet doen. Het gevolg is dat je de actie uitstelt.

Mijn advies is om bij elke actie goed na te denken of er nog een actie aan voorafgaat. Zo ja, schrijf deze eerste stappen dan ook op.

Takenlijst maken 3

Ook verstandig om te doen: begin de actie op je takenlijst altijd met een werkwoord, om nog meer duidelijkheid te creëren. Bijvoorbeeld:

Takenlijst maken 4

Je geeft jezelf een soort bevel, zodat je ook in één oogopslag ziet wat er moet gebeuren. Je brein hoeft niet na te denken over de handeling en dat voorkomt ook weer weerstand. Kortom, je kan snel schakelen.

Stap 4. De acties duren niet langer dan 30 minuten

We verkiezen met zijn allen kleine acties boven grote taken. Stel je hebt de keuze uit een actie van 5 minuten of een actie van 2 uur, dan kiest ons brein er toch sneller voor om die actie van 5 minuten even af te ronden. De actie kan dan namelijk snel doorgestreept worden op de takenlijst, daar houden we zo van! Het geeft ons, jawel, Entlistingsfreude.

Daartegenover staat de actie van 2 uur. De kans dat je tijdens deze actie gestoord wordt of dat je je concentratie verliest is erg groot. Wellicht duurt deze actie uiteindelijk ook wel wat langer. Het roept mentale weerstand op.

Conclusie: kleine acties voeren we maar al te graag snel uit, waardoor grote acties onaangeroerd op de lijst blijven staan. We blijven ze continu uitstellen.

Mijn advies is dan ook: plaats geen grote acties op de takenlijst, om te voorkomen dat je actie niet uitvoert. Grote acties horen thuis in je agenda.

Door op deze manier naar je takenlijst te kijken, wordt je ook gedwongen om na te denken over de werkelijke tijdsduur van een taak. Op deze manier kun jij je workload beter inschatten. Je kijkt ook kritisch naar je eigen agenda. Misschien kom je er wel achter dat die actie van 2 uur helemaal niet zo tijdrovend is en dat je het ook binnen 1 uur kan afronden. Op deze manier creëer je nog meer overzicht en wordt de takenlijst wél haalbaar.

Kortom, bepaal voor elke actie hoeveel tijd het in beslag neemt:

  • Een actie mag op de takenlijst als de actie minder dan 30 minuten duurt.
  • Een actie mag op de agenda als de actie langer dan een half uur duurt.

5. De lijst is haalbaar en realistisch

We weten ontzettend goed dat een werkdag vaak uit 8 uur bestaat, maar toch plannen we onze dag vol met acties waar je wellicht een volledige werkweek voor nodig hebt. Tijdens mijn trainingen kom ik dit erg vaak tegen.

Dat is natuurlijk zinloos en absoluut niet realistisch. Een takenlijst moet uitvoerbaar zijn binnen het aantal uren dat je werkt. Het is dan niet handig om een takenlijst op te stellen die uiteindelijk langer wordt, dan het aantal uur dat je daadwerkelijk hebt. Doe je dat wel, dan geeft dat aan het einde van de dag automatisch frustraties, maar eigenlijk wist je van tevoren heel goed dat het niet haalbaar zou zijn.

 Vergelijk het eens met je salaris: 

Je kunt niet je volledig salaris spenderen aan een dagje winkelen. Je hebt namelijk ook nog vaste lasten, onverwachte uitgaven en je wil ook graag sparen.

Datzelfde geldt ook voor je takenlijst: je kunt niet meer acties uitvoeren dan de tijd die je tot je beschikking hebt. Daarnaast gebeurt er dagelijks ook nog weleens wat onverwachts, waar je ook rekening mee moet houden.

Ben daarom altijd realistisch in je planning.

  • Houd rekening met structurele acties — dat zijn acties die regelmatig terugkomen en die je bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks moet uitvoeren. Van deze acties ben je op de hoogte.
  • Maak daarnaast ruimte voor onverwachte acties — dat zijn acties die je niet had kunnen voorzien. Dagelijks kan er wel wat gebeuren, waar je geen rekening mee hebt gehouden.

Mijn advies is daarom: plan je dag met maximaal 70% á 80% aan taken, die op je takenlijst en in de agenda staan. Maak voor de overige 20% van je dag ruimte voor structurele en onverwachte taken. Mocht er toch nog wat tussendoor komen dan heb je daar ook de ruimte voor, maar je voorkomt ook dat je wéér acties moet doorschuiven.

Takenlijst maken in 5 stappen

Kortom, volg de 5 stappen:

Maak met de volgende 5 stappen een realistische en haalbare takenlijst:

  1. Een goede takenlijst is waterdicht: je werkt met één takenlijst waar alle acties op staan.
  2. Je takenlijst bevat enkel acties en geen verborgen projecten: je vertaalt een project naar meerdere concrete taken.
  3. De acties op je lijst zijn uitsluitend eerstvolgende acties: plaats ook de eerste stappen van een actie op de takenlijst, het lieft met een werkwoord.
  4. Jouw lijst bevat geen acties van langer dan 30 minuten: acties die langer in beslag nemen, verplaats je naar de agenda.
  5. De lijst is haalbaar en realistisch: plan de dag met 80% aan acties en houd rekening met ‘structurele taken’ en ‘onverwachte taken’ die kunnen volgen.

Met deze 5 stappen weet ik zeker dat je een productieve dag tegemoet gaat én dat je de werkdag afsluit met een voldaan gevoel. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je nooit meer in tijdnood komt of dat je alsnog ‘nee‘ moet zeggen tegen je baas of collega. Een takenlijst geeft je overzicht, zodat jij je enkel met de juiste dingen bezighoudt. Door een realistisch planning maak je het jezelf niet onnodig moeilijk.

Iets wat ik iedereen van harte gun — jou ook. 

Volg een training Thuiswerken

We schrijven regelmatig over onderwerpen zoals het opstellen van de perfecte takenlijst. Alles met het doel om jou te leren slimmer om te gaan met je kostbare tijd. Zo hebben we ook een artikel geschreven over met welke tool je het beste een takenlijst maakt, maar ook hebben we een artikel geschreven, waarin we uitleggen hoe je een takenlijst combineert met een agenda. Een handige aanvulling om stap 4 van dit artikel onder controle te krijgen.

Met deze interessante artikelen hopen wij je al een eind op weg te helpen. Tijd is kostbaar en we bieden je maar al te graag de handvatten om slimmer en efficiënter met deze tijd om te gaan. Daarom geven we ook diverse trainingen, waaronder de 1-daagse training Thuiswerken. Tijdens deze training krijg jij praktische tips en tools aangereikt om nog beter invulling te kunnen geven aan je werkdag, ook nu je thuis werkt. We bespreken onder andere hoe je effectief kunt samenwerken op afstand, hoe je zo goed mogelijk invulling geeft aan het online vergaderen en we bespreken hoe je anderen aan kunt spreken op hun verantwoordelijkheid. Je leert het allemaal tijdens deze praktische cursus. Volg hem alleen, met enkele collega’s of in teamverband bij jullie op locatie.

Tot dan!

Björn Deusings
Directeur Tijdwinst.com

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X