Ook na september zullen nog steeds veel Nederlanders genoodzaakt zijn om thuis te werken. Voor de één is het een verademing, voor de ander blijkt het een uitdaging te zijn. Met name als de kinderen ook thuis aanwezig zijn. In dit artikel geven we je 9 tips om het thuiswerken op de rit te krijgen.
Waar we eerst nog in met zijn allen in de file stonden, zitten we nu aan onze eettafel, weer klaar voor een nieuwe werkdag. Lange autoritten in de file en een praatje bij de koffieautomaat, dat lijkt verleden tijd voor velen onder ons. In plaats daarvan drinken we uit onze eigen vertrouwde mok, terwijl de kinderen op de bank een tekenfilm kijken.
Deze situatie is voor velen van ons volledig nieuw. We moeten wennen aan deze nog onbekende manier van werken. Kunnen we eigenlijk wel dezelfde hoeveelheid werk verzetten aan onze eettafel? Je wordt niet afgeleid door collega’s, maar je kinderen dwarrelen wel door de woonkamer. En vergeet niet alle huishoudelijke taakjes die nu in het zicht liggen. Zijn we wel zo productief vanuit huis?
Wij bij Tijdwinst zeggen volmondig ‘ja’. Zolang je de volgende 9 tips opvolgt werkt thuiswerken, ook voor jou.
9 tips om thuiswerken soepel te laten verlopen (met of zonder kinderen)
Met de volgende 9 tips zul je merken dat je niet minder productief werkt vanuit huis, dan wanneer je op kantoor werkt. Wellicht dat een aantal werkzaamheden zijn komen te vervallen door het coronavirus, maar het merendeel van de taken moeten ongetwijfeld op dezelfde manier worden uitgevoerd.
1. Werk resultaatgericht op basis van output
Thuiswerken biedt medewerkers enorm veel flexibiliteit en vrijheid. Om daar goed mee om te gaan, zul je op de volgende zaken moeten letten:
- Maak afspraken over de resultaten die je gaat bereiken
Maak voorafgaand aan de werkzaamheden duidelijk afspraken met klanten, collega’s en leidinggevenden. Ben duidelijk over de resultaten die je gaat bereiken. Spreek bijvoorbeeld af dat je werkzaamheden aan het einde van de dag, week of maand hebt uitgevoerd. Hoe en wanneer je dat precies doet, is natuurlijk volledig aan jou. Het doel is in ieder geval dat het afkomt en dat jij je afspraken nakomt. Door een duidelijke output voor ogen te hebben, voorkom je uitstelgedrag.Door de flexibiliteit van het thuiswerken kun je zelf de tijd indelen. Heb je gedurende de dag een wandeling gemaakt met de kinderen? Dan betekent dit wel dat je ’s avonds een uur langer moet doorwerken. Zorg ervoor dat je de uren wel maakt, maar ben zelf de baas over de indeling van de uren en neem daar ook verantwoordelijkheid voor.
Eerder publiceerden we een artikel met daarin de 3 grootste tijdvreters op kantoor. Op kantoor zijn we schijnbaar ook maar 40% van de tijd productief. Thuiswerken is dus zo gek nog niet.
Jij hebt de flexibiliteit om je uren in te delen, maar ook de verantwoordelijkheid om je taken af te ronden.
- Wees transparant naar collega’s en leidinggevenden
Communiceer duidelijk naar collega’s, klanten en leidinggevenden waar je mee bezig bent. Zo weet je van elkaar waar de ander mee bezig is en blijf je op de hoogte van statussen. Indien het nodig is, kan een collega bijvoorbeeld op tijd bijspringen en bijsturen. Kortom, ga goed bij jezelf na welke taken op de planning staan. Zijn deze klussen haalbaar en verwacht je deze week resultaat te behalen? Welke collega’s moeten op de hoogte zijn van jouw bijdrage?
- Houd agenda’s en planningen up to date
Het voordeel van thuiswerken is dat je flexibel bent en zelf je tijd kunt indelen. Dat kan een verademing zijn. Je kunt bijvoorbeeld een uur eerder starten, zodat je die dag op tijd klaar bent. Of je kiest ervoor om wat langer pauze te houden, maar dan werk je bijvoorbeeld ook wat langer door. Deze vrijheid en flexibiliteit heb je zelf in handen.Houd wel goed je agenda bij en vermeld wat je gaat doen en wat je gedaan hebt. Je leidinggevende kan altijd vragen waar jouw werkuren aan zijn opgegaan. Met je agenda kun je inzicht verschaffen. Zorg dat deze altijd up to date is.
2. Voorkom afleidingen in de werkomgeving
We schreven er al eerder over: wil je productief thuiswerken, dan is het verstandig om jouw werkplek zo in te richten, zodat je ook efficiënt en productief kunt werken. Lekker vanaf de bank aan het werk zijn klinkt natuurlijk heerlijk, maar dat draagt niet bij aan een productieve werkhouding. Voorkom ook afleidingen van de tv. Het is lastig om geconcentreerd te werken, wanneer je de tv hoort blèren op de achtergrond. Kies daarom voor een afgezonderde plek. Bijvoorbeeld op een werkkamer of creëer een efficiënte werkplek aan de keukentafel.
Behandel je werkkamer, of desnoods keukentafel, als een professionele werkplek.
Let daarbij wel op de volgende punten:
- Ruim je werkplek op
Maak de keukentafel of het bureau vrij van onbetaalde facturen en brieven, die niets met het werk te maken hebben. Ruim het speelgoed van de kinderen op en zorg dat je werkplek vrij is van alles wat niet met werk te maken heeft.
- Hanteer een goede werkhouding
Niets is zo belangrijk als een goede werkhouding. Voorkom dat je op een slechte stoel gaat zitten, aan een te hoge of lage tafel of onderuitgezakt op de bank. Zorg echt voor een goede bureaustoel en een stevig bureau. Een goede houding is niet alleen belangrijk voor je lichaam, maar ook beter voor je productiviteit en concentratie.
- Doe de deur dicht als het kan
Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je kinderen of partner. De kans dat ze binnenkomen en je afleiden is daardoor wat het kleiner. Het functioneert als het ware als een barrière. Natuurlijk geeft het ook minder geluidsoverlast, zodat je je beter kunt concentreren.
- Maak gebruik van een noise cancelling headset
Heb je geen aparte werkkamer en kun je ook geen deur achter je dichttrekken? Overweeg dan om een noise cancelling headset te gebruiken. Met deze koptelefoon vermijd je geluid in de verste verte. Wellicht dat je je dan toch wat beter kunt afschakelen en niet afgeleid wordt door je kinderen of partner.
- Zet je telefoon op stil en je notificaties uit
Niet alleen een goede tip voor het thuiswerken, ook op kantoor is de telefoon een grote afleidende factoor. Zet de telefoon op stil en zet eventueel je notificaties uit, zodat je geen appjes, mails en andere verzoeken voorbij ziet komen. Gebruik desnoods deze functie zodat je alleen bereikbaar bent voor werkgerelateerde zaken en niet afgeleid wordt door gezellige berichten van vrienden en familie.
3. Maak gebruik van geschikte (communicatie)tools
Werk je vanuit kantoor, dan is het toch wat makkelijker om even die ene collega aan zijn jasje te trekken om te checken hoe het ervoor staat of om een snelle vraag te stellen. Het voordeel van thuiswerken is dat je minder last hebt van afleidingen en interrupties van collega’s. Toch is het wel belangrijk om een duidelijk te blijven communiceren met collega’s en leidinggevenden. Daar zijn tal van handige tools en oplossingen voor.
- Vergaderingen kunnen bijvoorbeeld plaatsvinden via Skype of Google Hangout Meet. Het is belangrijk om bijvoorbeeld wel wat regels in acht te nemen, zodat het communiceren op afstand goed blijft verlopen. Je leest ze hier.
- Google Drive is een handige tool voor het delen van- en samenwerken in documenten. Het grote voordeel is dat jullie tegelijkertijd in hetzelfde document kunnen werken en comments voor elkaar kunnen plaatsen in de bestanden. Zo kunnen jij en je team realtime reageren en gesynchroniseerd werken.
- Een korte vraag kun je het beste stellen via een app als Signal. Gebruik deze app in plaats van Whatsapp. Op deze manier houdt je werk en prive van elkaar gescheiden en voorkom je ook dat je wordt afgeleid door privé-appjes.
Het voordeel van werken op afstand is dat onnodige vragen ook wat minder vaak gesteld worden. Let daar zelf ook op, zodat je collega’s ook niet afleidt van het werk. Vraag je daarom altijd af of je vraag of bericht werkelijk dringend is.
Probeer deze periode iets meer zelfredzaam te zijn. Vanuit huis werken vraagt immers voor velen al veel. Je zult verstelt staan van hoe creatief je werkelijk bent.
4. Vind de juiste balans tussen werk en privé
Werken vanuit huis vraagt om een goede balans tussen werk en privé. Je woonplek is nu ook je werkplek geworden en dat kan de balas tussen werk en privé verstoren. Voor de meesten onder ons geldt vaak dat het werk ook nooit af is. Wellicht ben je geneigd om wat langer door te werken, omdat het lastiger is om af te schakelen. Je hebt natuurlijk ook geen reistijd, dus bent wellicht geneigd om wat langer door te gaan.
Kinderen zullen ook niet altijd begrijpen dat papa of mama even geen tijd voor ze heeft. De huishoudelijke taakjes liggen op je te wachten en die volle wasmand in de hoek staat je ook aan te staren. Zulke zaken oefenen druk uit op je werk-privé balans. Misschien ben je geneigd om daarom ’s avonds nog wat werk te verzetten, 1) omdat je werkplek binnen handbereik is en 2) omdat je gedurende de dag werd afgeleid door andere factoren van buitenaf.
Op zich is het prima om in de avond nog wat werk te verzetten. Werk je immers op basis van output, dan is het aan jou wanneer jij je werkzaamheden verricht — zolang ze maar afkomen. Waak er toch voor dat dit binnen de perken blijft. Je wilt immers niet met een burn-out eindigen. Maak je op een dag te veel uur? Zorg ervoor dat je deze extra tijd op een ander moment terugpakt.
Het werkt ook handig om de werktijden voor jezelf helder af te bakenen. Wanneer ga je aan het werk en wanneer maak je tijd voor privézaken? Stel voor jezelf richtlijnen op en maak een realistische planning, zodat je de balans tussen werk en privé ook vasthoudt. Neem je bijvoorbeeld voor om een uur eerder te starten, zodat je een uur langer pauze kunt houden. Of wellicht ben je aan het einde van de dag de concentratie kwijt, dan kun je de volgende ochtend wat eerder beginnen om het alsnog af te ronden.
Kortom, hoe je je werkdag ook invult, focus op regelmaat. Ga niet tot laat in de avond door, maar breek je dag op en pak de tijd terug die je extra werkt.
Dat brengt ons bij het volgende:
5. Neem voldoende pauzes
Op het kantoor neem je vaak wat sneller een korte pauze. Even bijkletsen met collega’s in de koffiecorner of je maakt een korte wandeling voor een frisse neus. Met het thuiswerken schiet dit er nog al eens bij in. In sommige gevallen ben je alleen thuis en heb je niet altijd de mogelijkheid om even te kletsen met een huisgenoot. Afschakelen is lastig, je bent geneigd om langer en vaker door te werken.
Toch is het belangrijk om ook gedurende het thuiswerken je werkzaamheden even te onderbreken. Maak een korte wandeling, ga even rustig zitten met een kop koffie, om vervolgens weer door te gaan. Het liefst houd je een kwartier pauze om de 90 minuten. Dat is niet alleen goed voor je concentratie, het verhoogt namelijk ook je productiviteit, creativiteit en besluitvorming.
Reden genoeg om op tijd af te schakelen en even een stapje terug te doen. Klets even met je partner of kinderen of spreek samen met een collega af om even te bellen. Het doorbreekt de dag en je kunt er weer met frisse moed tegenaan!
6. Stel grenzen aan privé prikkels
Nu je werkt vanuit huis is de verleiding ongetwijfeld groot om even snel dat wasje te draaien, de vaatwasser in te ruimen en om de stofzuiger nog even door het huis te halen. Het lijkt tijd te schelen als je dit toch mooi tussendoor kunt toch. Toch raden we aan om dit niet te doen. Probeer de verleiding te weerstaan om huishoudelijke taken onder werktijd uit te voeren.
Thuiswerken is namelijk thuis werken. Dat houdt niet in dat je ineens tijd hebt om de was te doen. Zou je immers op kantoor werken, dan zou je daar ook geen mogelijkheid toe hebben. Ook dan blijven deze taakjes liggen en dat kan prima op zich laten wachten.
Vraag je daarom telkens af: “Zou ik dit ook doen als ik nu op kantoor zou zijn?”. Is het antwoord daarop nee, voer deze klus dan op een later moment uit — zodra je werktaken af zijn of wanneer je een vrije dag hebt. Doe je dit namelijk wel onder werktijd, dan zul je uiteindelijk alsnog langer door moeten werken om taken af te kunnen ronden.
7. Maak afspraken met je partner en eventueel kinderen
Maak duidelijke afspraken met je partner en eventueel met de kinderen, afhankelijk van de leeftijd natuurlijk. Geef aan dat je gedurende niet inzetbaar bent, ook al ben je wel zichtbaar. Je directe omgeving heeft niet altijd door dat je niet gestoord kan en wil worden. Ben daar duidelijk over, om irritaties te voorkomen.
“Je bent toch de hele dag thuis nu, zou je misschien even…” — Nee.
Als je hier afspraken over maakt en duidelijk uitlegt waarom het even niet kan, dan heeft je directe omgeving daar ongetwijfeld ook begrip voor. Spreek het vooral ook uit. Jonge kinderen zullen dit ook niet altijd begrijpen. Voor hen is het een vreemde gewaarwording. Waarom kan mama of papa nu ineens niet met ze knutselen?
Leg de kinderen duidelijk uit dat hoewel jullie nu allemaal thuis zijn, dit niet hetzelfde is als de vakantie. Maak de kinderen duidelijk ze je aan het werk bent en daarom even niet met ze kan spelen. Zodra je weer klaar bent, heb je alle tijd om een puzzel te maken of om samen te knutselen. Afhankelijk van de leeftijd van je kinderen kun je hierbij tijden aangeven.
“Papa is tot twee uur bezig voor het werk. Tot die tijd doen we gewoon even alsof hij er niet is. Daarna gaan we even een blokje om en mag je je step meenemen. Afgesproken?”
8. Zorg voor voldoende vermaak voor je kinderen
Afhankelijk van de leeftijd van je kinderen zijn zij ook thuis als jij aan het werk bent. Normaal gesproken ben je terughoudend in de hoeveelheid schermtijd die jij je kinderen toestaat. Probeer daar echter iets losser in te worden, zodat je het jezelf ook draaglijker maakt.
Het is namelijk nogal wat: je wilt zo productief mogelijk zijn en je werk er niet onder laten leiden. Tegelijkertijd draag je zorg voor je kinderen.
Om zelf goed te kunnen werken, is het prima dat je kinderen even op de tablet zitten of een tekenfilm kijken op de tv. Zijn de kinderen al wat ouder, dan kunnen ze lekker buitenspelen en zichzelf prima vermaken. Hebben ze huiswerk gekregen van school? Dan kunnen ze daarmee aan de slag gaan. Het is belangrijk om de kinderen in ieder geval bezig te houden, zodat zij zich niet vervelen en vervelend worden en zodat jij je kunt concentreren op het werk.
Zorg er wel voor dat de kinderen niet te dicht in de buurt zijn. Je moet tenslotte wel geconcentreerd kunnen werken, zonder al te veel onderbrekingen en afleidingen. Zijn je kinderen huiswerk aan het maken? Zorg er dan voor dat jullie niet met zijn allen aan de keukentafel zitten, om te voorkomen dat je ze op weg moet helpen. Spreek af dat je na jouw werkdag gerust even met ze mee kan kijken. Kortom, creëer een eigen plek voor de kinderen waar zij ongestoord kunnen spelen (zonder dat jij daardoor wordt afgeleid.)
9. Verlies communicatie met collega’s niet uit het oog
Verlies niet je collega’s uit het oog, nu jullie met zijn allen werken vanuit het huis. Het is belangrijk om geregeld met elkaar te spreken. Dat hoeft niet per se werkgerelateerd te zijn, maar ook een kort praatje over het weekend blijft belangrijk. Jullie maken tenslotte deel uit van een team, ook op afstand.
Op het kantoor maak je even een praatje bij de koffieautomaat en breng je de pauzes samen door. Je kletst over het weekend en praat even bij over andere persoonlijke zaken. Nu je thuis werkt ontbreekt dat content. Het sociale moment ontbreekt en dat kan vervreemdend werken.
Probeer elke dag even een contactmoment te hebben met je teamleden. Plan bijvoorbeeld dagelijks een korte meeting in en bespreek met elkaar hoe het gaat en wat er op de planning staat. Zo blijven jullie op de hoogte van elkaar en is er toch even kort een contact moment. Dat maakt het werken vanuit huis een stuk minder eenzaam!
Kortom:
Met deze tips hopen we dat je je thuiswerkdag efficiënter kan invullen. Het kan even wennen zijn en het heeft ongetwijfeld nog wat tijd nodig om het thuiswerken eigen te maken. Door het coronavirus werd het thuiswerken plotseling normaal, maar bij veel organisaties wordt het toch een nieuwe manier van werken. We hopen van harte dat deze tips je op weg helpen.
Deel je dag zo efficiënt mogelijk in, neem geregeld pauzes en leg de focus op concentratie. Verlies daarbij je teamleden, partner en kinderen niet uit het oog. Op die manier kom je deze periode door en krijg je net zoveel werk verzet!
Welke tip spreekt jou het meeste aan?
Wie zijn wij? | Training Effectief Thuiswerken voor Teams
Tijdwinst.com is een trainingsbureau gespecialiseerd in time management en slimmer werken. Nieuwsgierig? Check dan ons blog en blijf op de hoogte van de nieuwe tips en tricks. Daarnaast bieden wij door het hele land onze 1-daagse thuiswerken training aan, die effectief thuiswerken (voor teams of jou alleen) eenvoudig maakt.
