Keer op keer blijf je de belangrijke taken doorschuiven in je agenda. Ad-hoc taken, vragen van collega’s en simpele, kleine taken hebben altijd de overhand. Deze taken “doe je er wel even tussendoor”. Met als gevolg dat de belangrijke taken telkens weer uitgesteld worden. Je denkt bij jezelf: “Volgende week ga ik het écht oppakken”. In werkelijkheid is dat niet het geval en houd je jezelf vooral voor de gek. Daarom heb jij een dikke, lelijke kikker nodig: Eat That Frog!
Grote, belangrijke taken vragen vaak veel tijd en aandacht. Je moet er echt even goed voor zitten, het vergt wat tijd, maar zodra je deze grote taak hebt afgerond heeft dat ook toegevoegde waarde op het resultaat. Deze belangrijke taken doen er echt toe.
De grote valkuil is dat je juist vaak prioriteit geeft aan simpele taken, die snel afgerond zijn. De hele dag ben je druk bezig geweest en je hebt zelf 8 taken kunnen afvinken van de 10. Hartstikke goed! Je hebt het gevoel dat je erg druk en goed bezig bent geweest. De realiteit is dat je de grote taak wéér voor je uit hebt geschoven. Dat doe je wel volgende week en deze keer weet je het zeker.
Keer op keer gebeurt hetzelfde. Deze belangrijke klus of een bepaald doel dat je wil behalen, blijf je maar voor je uitschuiven. Je hebt er geen zin in, geen tijd voor of het is niet het juiste moment. De stap aan om deze taak te beginnen is vaak wat groter, daarom sla je het liever over.
Zonde! Op deze manier kom je nooit toe aan de belangrijke taken en is het lastig om je doelen te behalen. Eat That Frog: dat is de oplossing om dit nare uitstelgedrag te vermijden.
Het ‘Eat that frog’ principe
Mark Twain zei ooit het volgende:
“Wanneer jij je dag begint met het eten van een levende kikker, kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen, wetende dat dat waarschijnlijk het ergste was dat je die dag zal overkomen.”
Deze quote sprak Brian Tracy aan en hij schreef er een boek over ‘Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time’. Inmiddels is dit nog altijd een klassieker onder de Time Management boeken. Het is een klein boek met slechts 120 pagina’s, maar het geeft je wel ontzettend veel praktische tips en inzichten.
‘Eat that frog’ houdt in dat je uitsluitend werkt aan taken die ook echt belangrijk zijn. Heeft een taak niet jouw volledige aandacht nodig, omdat het niet belangrijk is of omdat iemand anders de taak kan overnemen? Dan kun jij dat prima uitstellen.
Jij denkt nu:
“Dat is logisch, maar wat heeft dat met een kikker te maken? En nog belangrijker: ik ga toch helemaal geen kikker eten?”
Brian Tracy legt dit haarfijn uit in zijn boek.
Ben niet bang om te falen of om succesvol te zijn
Met ‘de kikker’ bedoelen we dat dit jouw grootste, meest belangrijke taak is. Deze taak is van grote toegevoegde waarde. Heb je deze afgerond, dan heeft dat een positief effect op de resultaten en wellicht zelfs op jouw leven. Het is bijvoorbeeld een doel dat je wil behalen. Deze kikker blijf je uitstellen, wanneer je niet de stap zet om er aan te beginnen.
Volgens Brian Tracy heeft het uitstelgedrag met een aantal dingen te maken. 1) Je stelt het uit omdat je bang bent om te falen. Je weet niet zo goed waar je aan moet beginnen en het is een uitdaging om het uit te zoeken. Of 2) je bent juist bang voor succes.
De stap om te beginnen met deze lastige, uitdagende taak is vaak groot. Je begint liever niet met het inlezen van de opdracht of het bepalen van de actiepunten. Het is vele malen makkelijker, en vooral ook minder eng, om makkelijke taken op te pakken en de overvolle mailbox weg te werken.
De conclusie is dat je simpelweg de verkeerde prioriteiten stelt. Je geeft onbelangrijke taken aandacht, zodat jij je niet hoeft bezig te houden met die dikke, lelijke kikker. Aan het einde van de dag heb je het gevoel dat je het erg druk hebt, maar resultaten heb je niet geboekt en eigenlijk voelt het ook helemaal niet voldaan.
Maak onderscheid tussen kikkers en kikkervisjes
De eerste stap om uitstelgedrag te vermijden, is het bepalen welke taak jouw dikke, lelijke kikker is. Welke taak is ontzettend belangrijk en moet je uitvoeren om te komen tot betere resultaten of het behalen van doelen. In feite moet je onderscheid kunnen maken tussen de dikke, lelijke, maar belangrijke kikker en de kikkervisjes die je mag laten zwemmen.
Maar hoe bepaal je nu wat de grootste kikker is? Dat doe je aan de hand van 3 stappen. Wellicht heb je al een goed beeld wat een aantal van jouw belangrijke prioriteiten zijn. Met deze 3 stappen kom je er achter welke taak de aandacht verdient.
1. Wat is het doel dat je wil behalen en welke stappen zijn nodig?
Om te kunnen bepalen waar jij wel of geen aandacht aan moet besteden, is de eerste stap het bepalen van het doel dat je wil behalen. Wat is jouw doel?
Zorg ervoor dat je direct een specifiek doel formuleert en voorkom dat deze nog vaag is. Is jouw doel bijvoorbeeld dat je een boek wil schrijven? Formuleer het doel dan als volgt: “Ik wil voor juni volgend jaar een manuscript aanleveren bij uitgeverij X”. Het doel “ik wil een boek schrijven” is natuurlijk nog vaag. Door je doel direct concreet te formuleren en door er een tijdsbestek aan te hangen, wordt het al een stuk concreter. SMART-doelstellingen noemen we dat.
De volgende stap is het bepalen van alle stappen/taken die nodig zijn om het doel te kunnen bereiken.
Formuleer de stappen zo specifiek, zodat het ook duidelijk is wat je concreet moet ondernemen. Wil je een boek gaan schrijven, dan zijn subdoelen bijvoorbeeld dat je een schrijfcursus wil volgen, dat je een geschikte schrijfplek moet creëren en dat je in de eerste plaats personages moet gaan uitwerken.
Uiteindelijk heb je een lange lijst met taken. Dat geeft je wellicht een overweldigend gevoel en misschien krijg je er zelfs stress van. De lijst is zo lang, waar moet je beginnen?! Laten we daar vooral onderscheid in gaan maken.
2. Maak onderscheid tussen kikkers van kikkervisjes
De volgende stap is om duidelijk onderscheid te maken tussen de grote, lelijke kikkers en de kleine kikkervisjes. Daarmee bedoelen we dat je onderscheid moet leren maken tussen belangrijke taken en de taken die nutteloos zijn. In stap 1 heb je bepaal welke stappen/taken je precies moet uitvoeren. In deze tweede stap bepalen we welke taken wel of niet kikker-waardig zijn.
Brian Tracy omschreef dat als volgt:
“Een van de ergste manieren om met je tijd kunt om te gaan is door iets heel goed uit te voeren dat eigenlijk niet uitgevoerd hoeft te worden.”
Om te bepalen of een taak wel of niet kikker-waardig is, kun je de ‘ABCDE’-methode gebruiken. Voor iedere taak bepaal je hoe belangrijk de taak is en wat de mate van impact is op het doel dat je wil bereiken, zowel op korte- als lange termijn. Aan iedere taak hang je dus een label: A, B, C, D of E.
- A-taken zijn het meest belangrijk. Deze moet je echt uitvoeren om het doel te kunnen behalen. Heb je de taak uitgevoerd? Dat brengt je dat weer dichterbij het resultaat. Geef drie taken maximaal een A-label. Om in kikker-taal te blijven: dit zijn de grootste, dikste, lelijkste kikkers.
- B-taken zijn de kikkervisjes. Ze zijn best belangrijk, maar er is geen nood aan de man als je deze vandaag overslaat.
- C-taken pak je pas op zodra A- en B-taken afgerond zijn. Het zou mooi zijn als je C-taken ook op kan maken, maar ze hebben geen hoge prioriteit en zijn in die zin ook minder belangrijk dan A- of B-taken.
- D-taken kun je delegeren aan collega’s die dit beter, sneller of goedkoper kunnen uitvoeren. Zo kun jij je volledig toeleggen op A-taken.
- E-taken zijn absoluut overbodig. Daarom staat de ‘E’ in dit geval ook voor elimineren. Deze taken kun je prima laten vervallen.
Door middel van de ‘ABCDE’-methode geef je nu alle afzonderlijke taken een label en bepaal je in hoeverre taken wel of niet belangrijk zijn. Zo bepaal je de impact op het doel. Ben wel realistisch met het geven van A-labels. Geef een taak niet zomaar een A-label en doe dat daarom bij maximaal drie taken.
3. Pak de meest dikke kikker aan en ‘eat that frog’
Nu je een mooie lijst hebt met alle taken en deze taken een label hebt gegeven, is het belangrijk om de A-taken op te pakken. Oftewel, pak de meest dikke, lelijke kikker bij de lurven en ‘eat that frog’. Volgens Mark Twain en Brian Tracy moet je wel rekening houden met de volgende punten:
- Maak tijd vrij om aan de dikke-kikker-taken te beginnen. Logisch natuurlijk, maar denk daar wel bewust over na. Volgens Mark Twain is het bijvoorbeeld verstandig om deze taken in de ochtend op te pakken, omdat je dan vaak ook productief bent en je nog goed kunt concentreren. Door de taak direct als eerste te plannen kun je er haast niet omheen, je moet de dikke kikker aanpakken met beide handen. Concreet: kies jouw meest dikke kikker en maak tijd vrij in je agenda.
- Volgens Tracy is het belangrijk dat je de taak ook volledig afrond en niet tussendoor aan andere taken begint. Ook al denk je dat je die kleine ad-hoc taken tussendoor op kunt pakken of éven je mailbox kan wegwerken. Nee, doe het niet. Geef de dikke kikker de volledige focus.
Om uitstelgedrag te voorkomen is het belangrijk om tijd vrij te maken in de agenda, bij voorkeur in de ochtend. Vervolgens werk je aan deze taak, totdat je het volledig hebt afgerond. Het is de sleutel tot uitstekende prestaties en optimale productiviteit.
Conclusie van de ‘eat that frog’ methode
De ‘eat that frog’ methode gebruik je om belangrijke taken inzichtelijk te maken. Door onderscheid te maken tussen dikke kikkers en kikkervisjes, maak je voor jezelf helder waar de prioriteiten liggen. In feite kun je deze methode op alles toepassen, dat je maar wil bereiken. Of dat je nu op privé, of zakelijk vlak is. Werk aan je belangrijkste taken door middel van deze 3 stappen:
- Wat is het doel dat je wil behalen en welke stappen zijn nodig? Kortom, breng je kikkers in beeld door eerst een SMART-doelstelling te bepalen en daarna concrete stappen te beschrijven.
- Maak onderscheid tussen kikkers van kikkervisjes. Bepaal aan de hand van de ‘ABCDE’-methode in hoeverre de taken belangrijk zijn en wat de impact is op het doel dat je wil bereiken.
- Pak de meest dikke kikker aan en ‘eat that frog’. Plan ruimte in de agenda voor deze belangrijke taak en doe dat bij voorkeur in de ochtend. Blijf aan deze taak werken, totdat je het volledig afgerond hebt.
Eat that frog! Het is niet vies en hartstikke productief!
Volg een training Effectief Thuiswerken
De ‘eat that frog’ methode is één van de vele methode om beter om te gaan met je waardevolle tijd en om uitstelgedrag te voorkomen. Daarnaast zijn er nog tal van andere handige technieken, tools en praktische tips om efficiënter om te gaan met je tijd. Ook het thuiswerken heeft namelijk zo zijn uitdagingen. Daarom bieden we een 1-daagse training Effectief Thuiswerken aan. Deze training kun je alleen of met enkele collega’s volgen. Wil je de training toch graag met het team volgen? Dan is een in-company cursus thuiswerken wellicht interessant voor jullie. Deze training is volledig afgestemd op jullie wensen, doelen en organisatie. Tijdens deze training stellen we onder andere samen met jou een plan op, zodat jij leert focussen op de belangrijkste taken op je lijst — zo ben je niet alleen productief, maar behaal je uiteindelijk ook al je doelen.
