Hoe prioriteiten stellen? Gebruik de ‘ABCDE’-methode eens!

Je hebt weer een “drukke werkdag” achter de rug. Vandaag heb je weer veel taken kunnen afronden, maar of je echt productief bent geweest? De belangrijke taken van de lijst heb je namelijk wéér doorgeschoven naar een andere dag. In dit artikel leer je binnen 5 minuten je prioriteiten kennen door middel van de ABCDE-methode.

Leer prioriteiten stellen met de ‘ABCDE’-methode

Je hebt alle openstaande mails beantwoord en ontzettend veel kleine taken kunnen afstrepen. Je voelt je voor even goed, want je mailbox is in ieder geval leeg, maar geeft dat juist niet een vertekend beeld? Echt productief ben je namelijk niet geweest. Het is er ook weer niet van gekomen om die twee belangrijke taken af te ronden.

Het afronden van veel kleine, onbenullige taken en het uitstellen van grote, lastige en belangrijke taken kan een verkeerd productiviteitsbesef geven. De realiteit is dat je namelijk alleen maar bezig bent met ‘druk zijn’. De belangrijke taken die bijdragen aan het groter geheel en echt van toegevoegde waarde zijn, die zijn namelijk niet uitgevoerd. Dat zijn wel de taken die het verschil moeten maken.

Het is ook een natuurlijk logisch om kleine, makkelijke taken eerst af te ronden. Het vergt namelijk wat minder energie en doorzettingsvermogen. Je hoeft je niet vast te bijten in moeilijke stof, waar je al een tijdje tegenop kijkt. “Even snel wat taken afronden”, is dan de makkelijke weg.

Toch houd je jezelf daarmee voor de gek. Je bent wel bezig met het besteden van je tijd, dus het voelt alsof je druk bent. In werkelijkheid voegen deze nutteloze taken niets toe aan de waarde van het proces.

Stop met het uitstellen van belangrijke taken, maar leg je juist toe op deze waardevolle taken. Dat doe je aan de hand van de ‘ABCDE’-methode.

Hoe werkt de ‘ABCDE’-methode?

Aan de hand van deze ‘ABCDE’-methode leer je prioriteiten toekennen aan taken. Zo is het voor jou inzichtelijk welke taken volledig jouw aandacht en tijd verdienen en welke taken absoluut niet. De methode werkt als volgt:

1. Schrijf alle taken op die jij vandaag wil uitvoeren.

2. Vervolgens bepaal je welke taken echt belangrijk zijn. Doe dat met behulp van de volgende drie vragen: 

Wat zijn mijn belangrijke taken/projecten op dit moment?

Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?

Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?

3. Heb je deze taken in beeld gebracht, geef iedere taak dan een label — ‘a’, ‘b’, ‘c’, ‘d’, of ‘e’.

De letters hebben de volgende betekenis:

  • ‘A’-taken hebben de hoogste prioriteit. Deze taken maken echt het verschil en brengen je ook dichterbij het doel dat je wil behalen. Voltooi je deze taak niet, dan heeft dat op lange termijn grotere consequenties, dan de taken met minder prioriteit. Dat wil ook vaak zeggen dat dit soort taken zeer complex en uitgebreid zijn. Dat is dan ook vaak de reden dat je het uitstelt, omdat de taak veel energie en tijd kost. Geef één of maximaal drie taken aan A-label.
  • ‘B’-taken zijn ook best belangrijk, maar in mindere maten dan de ‘a’-taken. Rond je deze taken af, dan is dat mooi meegenomen en dan heeft dat ook zo zijn voordelen. Lukt dat niet, dan is dat wel jammer. De taken dragen namelijk wel bij aan het doel dat je wil behalen. Je begint aan deze ‘B’-taken, wanneer de ‘A’-taken zijn afgerond.
  • ‘C’-taken zijn in mindere mate belangrijk. Dit zijn vaak de simpele, nutteloze taken die eenvoudig uit te voeren zijn. In werkelijkheid zijn dit taken die geen contributie bijdragen aan het bereiken van doelen. Voer je deze taken niet uit, dan heeft dat ook geen grote gevolgen zoals dat wel voor ‘a’- of ‘b’-taken het geval is.
  • ‘D’-taken zijn de taken die je ook kunt delegeren aan collega’s. Deze taken hebben niet jouw aandacht nodig en kunnen ook prima door collega’s uitgevoerd worden. Wellicht dat zij deze taak ook sneller, beter of goedkoper kunnen uitvoeren. Geef deze taken zelf geen aandacht, maar geef het uit handen. Zo creëer je ook meer ruimte voor ‘a’- of ‘b’-taken.
  • ‘E’-taken zijn taken die je kunt elimineren. Deze taken zijn niet belangrijk of dringend. Het is prima om deze taken te laten vervallen en dat heeft ook geen nare gevolgen. Je geeft ze enkel aandacht als je er ook echt tijd voor hebt.

Natuurlijk is het mogelijk dat meerdere taken in één categorie vallen. Zo zijn er bijvoorbeeld meerdere taken die een A- of B-label krijgen. In dat geval is het handig om er ook een cijfer aan toe te kennen. Cijfer 1 heeft in dat geval de hoogste prioriteit. Zo bepaal je ook weer prioriteiten binnen de ABC labels.

Bijvoorbeeld:

  • A1. Cijfers nalopen rapport
  • A2. Offerte versturen
  • A3. Locatie goedkeuren partnersvergadering
  • B1. Contract aanpassen Luc
  • B2. Verwerken personeelsmutatie
  • C1. Uitwerken interne memo
  • D1. Budget vaststellen Inkoop (kan Bas doen)
  • D2. Website versnellen (kan ICT-bedrijf doen)
  • E1. Meeting Laura
  • E2. E-Mails verwerken HR vacature
  • E3. Social media post

Op deze manier is het overzichtelijk welke taken echt prioriteit hebben. Onbenullige taken verschuiven zo naar de achtergrond en daar hoef je geen aandacht aan te besteden. Zo kun jij je meteen bezig houden met het nalopen van het rapport en het versturen van de offerte in plaats van het uitwerken van de interne memo.

Door taken duidelijk een label mee te geven, zie je direct welke taken ook daadwerkelijk jouw aandacht verdienen. Je voorkomt daarmee dat je je tijd gaan spenderen aan zaken die minder belangrijk zijn én je voorkomt uitstelgedrag. Door je echt toe te leggen op de taken die er toe doe, behaal je sneller de gewenste doelen. Dus… start de dag met de lastige, grote ‘A’-taken…

… of zoals schrijver Mark Twain het zegt:

“Wanneer je ‘s ochtends als eerste een springlevende kikker eet, kun je de dag beginnen in de wetenschap dat dat waarschijnlijk het ergste is dat je die dag zal overkomen.”

Eten dus, die kikker — vies, maar wel productief.

Conclusie

De conclusie is dat je niet moet proberen om zoveel mogelijk taken van je lijst af te strepen. Vaak zijn dit simpele taken, die geen toegevoegde waarde hebben. Door belangrijke, complexe taken (A- en B-taken) direct op te pakken, heb je aan het einde van de werkdag wél het gevoel dat je echt productief bent geweest. Het gaat dus niet om de kwantiteit van je werkt, maar om de kwaliteit. Probeer daar naar te streven.

Volg een training Effectief Thuiswerken

De ‘ABCDE’-methode is één van de vele technieken die je kunt toepassen om je tijd beter en efficiënter te benutten. Ben je benieuwd naar meer praktische tips, tools en technieken? Volg dan eens de 1-daagse cursus Effectief Thuiswerken. Tijdens deze training leren we je hoe je slimmer kunt omgaan met je waardevolle tijd en aandacht, ook vanuit huis. Je leert meer over prioriteiten stellen en hoe je voorkomt dat ad-hoc taken de overhand nemen.

Deze training kun je individueel of met enkele collega’s volgen. Voor teams bieden wij ook speciale in-company trainingen aan. Deze zijn volledig afgestemd op jullie organisatie, doelen en het team. Zijn er vooraf al vragen of pijnpunten? Deel ze met ons, zodat wij daar tijdens de training ook dieper op in kunnen gaan.

Hopelijk zien we je snel!

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X