Mailen en videobellen tijdrovend? Kort en bondig communiceren!

E-mail, telefoontjes beantwoorden en videobellen zijn voor veel thuiswerkers een belangrijke dagtaak. Juist nu we niet meer zomaar bij elkaar kunnen binnenlopen op kantoor, hebben we al snel de neiging alles op de e-mail te zetten, voor het minste of geringste de telefoon te pakken of het zoveelste overleg via Teams te houden. Dat kan efficiënter. Kort en bondig communiceren helpt je om meer te bereiken én om tijd over te houden voor je échte werk. 

Hoezo to the point communiceren?

Waarom dat zo belangrijk is, to the point communiceren? Nou, ten eerste omdat onze tijd schaars is. We hebben vaak simpelweg niet de tijd om van meeting naar meeting te hoppen en twee uur achter een volle inbox te zitten. Dat alles houdt je weg van je échte werk, waar je waarschijnlijk ook meer energie uit haalt. En niet alleen jij, maar ook je collega zal het je vast in dank afnemen, want zijn agenda zal vast evenmin leeg zijn. 

Ten tweede helpt kort en bondig communiceren om je boodschap beter over te brengen. Denk maar eens terug aan de laatste keer dat jij een e-mail van bijna twee kantjes ontving. Wat was je eerste gedachte toen je de e-mail las? Waarschijnlijk niet “Even snel lezen hoor!” maar eerder iets als “Jeetje, daar kijk ik later wel naar!”. Of je doet een poging de e-mail te ontcijferen, maar bent – eenmaal aangekomen bij de laatste alinea – alweer kwijt wat er nu eigenlijk van je gevraagd wordt. 

Hetzelfde geldt vaak in gesprekken. Iemand die enorm langdradig is en om de hete brij heen draait, leidt eerder tot verwarring dan dat de luisteraar superduidelijk heeft wat nu eigenlijk de bedoeling is. Zorgt alleen maar voor misverstanden of zelfs fouten. 

Wat beter helpt:

Kort en bondig communiceren. Wees to the point en zeg meer met minder woorden.

Kort en bondig communiceren via e-mail? Een checklist!

Langdradigheid via e-mail is dus een no-go als het op efficiënt thuiswerken aankomt. Gelukkig bestaan er allerlei handige manieren om in je e-mail eerder to the point te komen. Bekijk sowieso eens tips voor betere e-mails schrijven. Een enkele blik op de wondere wereld van e-mail-etiquette leert je al dat je echt niet voor alles naar de e-mail hoeft te grijpen. De “handige” opties ‘Reply all’ en ‘CC’ zijn bijvoorbeeld lang niet altijd nodig.    

Check verder aan de hand van de onderstaande checklist of jouw e-mail door de korte-en-bondige-mails-keuring heen komt. 

1. Bouw je e-mail van onder naar boven op

  1. Begin met de bijlage toevoegen en die benoemen in je mailtekst (dan hoef je er in ieder geval geen klassieke “Sorry, bijlage vergeten!”-mail achteraan te sturen). 
  2. Stort je daarna op de (bondige) inhoud van de e-mail. Beperk die tot zo’n twee alinea’s. (Geen zorgen: hoe je dat voor elkaar krijgt, lees je verderop.
  3. Voeg de onderwerpregel toe en maak die net zo helder als de inhoud van je e-mail. 
  4. Zet ten slotte het e-mailadres van de afzender in het juiste vakje. Door die stap tot het eind te bewaren, voorkom je dat je een e-mail die nog niet volledig af is verstuurt. Of erger: dat je die ene ongelukkige formulering nog niet gedeletet had, waardoor die alsnog bij de ontvanger is beland.

Kort en bondig communicerenDe 4 G’s

2. Maak je onderwerpregel superduidelijk 

Nee, “Belangrijk!” is geen goede onderwerpregel. Iets simpels als “Verzoek” ook niet. De ontvanger heeft dan nog geen idee wat je precies van hem verwacht. Wél een goede onderwerpregel is zoiets als “[Verzoek] Nieuwsbrief opstellen en versturen”. Dat is helder voor jezelf (jij weet in welke fase de opdracht zit: wachten op een akkoord op het verzoek) en voor de ander (hij weet al zonder de e-mail te lezen wat hij kan verwachten). 

3. Beperk je tot twee alinea’s 

Een volledig boekwerk inclusief tussenkoppen en met markeringen voor de écht belangrijke punten is nergens voor nodig. Houd het gewoon bij die paar belangrijke punten – zonder de markeringen. Beschrijf wat je gedaan wilt hebben, hoe het gedaan moet worden en wat de deadline is en giet dat in een net en aardig mailtje. That’s it! 

Heb je meer woorden nodig om je boodschap duidelijk te maken? Werk dan met bullet points. Dat leest fijner dan een lange lap tekst.

Ook kun je overwegen om de telefoon te pakken als je uitleg niet in een paar alinea’s op de e-mail te zetten is. Of maak er een schema van, zodat een beeld meer kan zeggen dan duizend woorden. 

4. Wees glashelder: wat, hoe en wanneer?

Niet alleen belangrijk als je bij Interpolis werkt. Concreet aangeven wat je wilt en verwacht, is altijd superbelangrijk. Zeg wat je wilt, hoe je het wilt en wanneer je het wilt. Een hoop miscommunicatie ontstaat doordat niet glashelder is wat er verwacht wordt, hoe de andere het precies wil hebben en wanneer de deadline is. 

Wees hier niet alleen duidelijk over maar realiseer je ook: het vraagt van jou dat je een duidelijke instructie geeft. Dat betekent: helder omschrijven wat je eisen zijn voor het verzoek (qua deadline, taakverdeling en werkwijze bijvoorbeeld) én heldere woorden gebruiken die niet voor twee (of meer) interpretaties vatbaar zijn. 

Bedenk bijvoorbeeld dat een opdracht als “offerte aanvragen voor een nieuwe huisstijl” misschien helemaal niet zo concreet is als die lijkt. Want waar moet je collega dan precies op letten? Wat is het budget? En wat houdt die huisstijl in? Goed om over dat soort punten na te denken voordat je de opdracht over de schutting gooit.

Kort en bondig communicerenDe 4 G’s

En hoe doe je dat dan in online meetings?

Ook online meetings via Zoom, Teams en Skype hoeven echt niet veel tijd te slurpen. Ondanks dat we veel thuiswerken en dus niet meer op kantoor van vergadering naar vergadering werken, besteden we nog steeds heel wat tijd aan meetings en overleggen. Teams, Zoom, Skype en Google Meet staan bij veel medewerkers dagelijks aan. Misschien zelfs wel een paar uur per dag. Is het niet voor een planningssessie, dan is het wel voor een werkoverleg of een koffiekwartier dat ook online “moet” doorgaan. 

Onder de al geplande meetings kom je helaas niet altijd uit. Wel kun je je best doen om het zelf kort en bondig te houden in jouw opgezette meetings. Ook dat scheelt je zeeën van tijd, levert je meer waardering op van collega’s die het niet zo op hebben met langdradigheid én het voorkomt misverstanden. 

Een paar tips:

    1. Plan niet standaard voor elk hersenspinsel of verzoek een meeting in. Ga eerst bij jezelf na of het wel nodig is er een call voor op te zetten. Misschien is een e-mail voldoende. 
    2. Wees kritisch over hoeveel tijd er nodig is. Standaard duren meetings een veelvoud van een half uur en wordt de tijd volgemaakt uit automatisme. Nergens voor nodig. 
    3. Plan meetings op een strategisch tijdstip. ‘s Ochtends zijn voor veel mensen hun meest productieve uren. Misschien niet handig om tijdens die uren een meeting te plannen. 
    4. Geef in je uitnodiging aan hoe lang de sessie duurt en pas zo nodig de standaard uitnodiging aan. 
    5. Dreigt de meeting uit te lopen? Geef vijf minuten voor tijd een seintje dat jullie richting de afronding moeten gaan. 
    6. Gebruik waar nodig afbeeldingen, schema’s of een PowerPoint-slide (via scherm delen) om ingewikkelde punten en procedures toe te lichten. 
    7. Slik ‘uh’ in en gebruik in plaats daarvan een stilte. Dat soort twijfeltaal voegt weinig toe aan wat je wilt zeggen en maakt wat je zegt ook onnodig lang.
    8. Vergeet je non-verbale communicatie niet. Zorg voor een open houding, maak oogcontact, spreek luid en duidelijk, en praat niet te snel. Daarmee behoud je de aandacht van de ander beter én krijgt je boodschap ook meer aandacht.
    9. Gebruik concrete bewoordingen. Wees superhelder en gebruik niet duurdere woorden dan nodig is. Maak het liever begrijpelijk. 
    10. Laat een lange aanloop achterwege.
    11. Check of je boodschap goed is overgekomen. Geef ruimte voor vragen. 

Dus, wat houdt dat (kort en bondig) in? 

  • Zorg er altijd voor dat je op z’n minst vertelt wat je wilt, hoe je het wilt en wanneer je het wilt. 
  • Kijk kritisch of een meeting nodig is, of e-mail het juiste medium is of dat het beter anders kan. 
  • Beperk e-mails tot twee alinea’s en begin met de belangrijkste boodschap in de onderwerpregel. 
  • Laat een lange aanloop achterwege. Nergens voor nodig.
  • Wees bij meetings to the point en kijk van tevoren goed hoeveel tijd je nodig verwacht te hebben. Houd je daar ook aan tijdens de meeting, ook als je collega dreigt uit te weiden. 
  • Check ten slotte altijd bij de ontvanger of hij ook echt die in jouw ogen superduidelijke boodschap goed heeft geïnterpreteerd. Better safe than sorry!

Kort en bondig communicerenDe 4 G’s

Leren hoe je meer uit thuiswerken haalt? Volg een thuiswerken-training!

Thuiswerken is een uitdaging op zich. We brengen hele dagen door achter een beeldscherm. Zonder onderonsjes bij het koffiezetapparaat en mét alle mogelijke afleidingen die onze eigen rommelige woonkamer, de volle wasmand, andere gezinsleden of zingende buren met zich meebrengen. 

Leer bij onze thuiswerken-training hoe jij meer haalt uit thuiswerken. Bijvoorbeeld door beter communiceren op de werkvloer (ook op de thuiswerkvloer), door efficiënter te werken (ook bij hoge werkdruk) en door je planning af te stemmen op jouw productiviteit. Geeft je persoonlijke ontwikkeling, je timemanagement en je werkskills een boost!

Meld je nu aan voor onze thuiswerken-training en ontdek hoe jij voortaan met minder stress, meer rust, een lege inbox en heldere prioriteiten aan de slag kunt gaan.

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X