Project managen op afstand (door een mindmap te maken)

Mindmappen wás al fantastisch, maar nu jij vanuit huis werkt en wellicht op afstand een project moet zien rond te krijgen, heb je baat bij een ouderwetse woordspin. Maar dan wel handig online. In dit artikel leggen we je uit hoe je in 6 eenvoudige stappen een eenvoudige mindmap omtovert tot een handige planningstool.

Waarom een mindmap de perfecte tool is

Mindmaps zijn en blijven reuze handig. Voorheen gebruikte ze je bijvoorbeeld bij een brainstormsessie of tijdens een overleg met je collega om een project uiteen te zetten. Maar ook nu je thuiswerkt ben je bij zo’n mindmap gebaat. 

Neem bijvoorbeeld die een lange Zoom-meeting: de onderwerpen die daar aan bod kwamen, waren zo talrijk dat je het overzicht haast verloor. Door ze gedurende de meeting vast te leggen, hield je zicht op de structuur en de context. Plus het gaf je een mooie samenvatting die je een week later ook nog kon raadplegen. 

Hulde voor de mindmap dus. Maar waarom werkt het zo goed?

Kijken we naar verschillende manieren om informatie vast te leggen en te verwerken, dan geven we vaak de voorkeur aan puntsgewijze lijstjes en samenvattingen. Verticale en horizontale wijzen om informatie vast te leggen. En dat werkt uitstekend (kijk maar naar de Cornell Methode), alleen: niet in alle gevallen en ook niet altijd. 

Indien je namelijk werkt met tig verschillende naslagwerken of met grote hoeveelheden informatie dan heb je vrij weinig aan een samenvatting op losse papieren vellen of bulletpoints in een tekstbestandje. Het enige dat je brein ziet is een grote brei aan informatie. Daar is niks overzichtelijk aan. 

Je wilt dan in één oogopslag het geheel kunnen overzien; zien hoe al die informatie zich tot elkaar verhoudt; zien waar de belangrijkste punten zich bevinden. Dat gaat toch moeilijk indien je met verticale en horizontale noteertechnieken werkt. 

Wat je dan wil is werken op de manier zoals het er ook in je brein aan toegaat: niet horizontaal, maar met onderlinge verbindingen, associaties en connecties. Dát is namelijk hoe je brein denkt. 

Het organiseert informatie niet netjes aan de hand van bulletpoints, maar kris kras door elkaar. Dat is ook waarom een mindmap zo lekker werkt. Daar werk je met vertakkingen, pootjes en verbindingen. Geen zinnen, passages of lijstjes. 

Mocht je dus een stortvloed aan informatie willen organiseren, bijvoorbeeld een project waaraan jij en een collega op afstand werken, kies dan voor de mindmap. Dat heeft namelijk een aantal voordelen:

Mindmap maken

Mind mapping: goed voor overzicht, goed voor je brein

Je brein geeft dus de voorkeur aan een mindmap. Het helpt ‘m namelijk grote hoeveelheden informatie visueel te verwerken. Logisch, want je werkt met beeld, kleur, symbolen en associaties. 

Dat doet het volgende:

  1. Mindmapping stelt je in staat in één keer de structuur van de informatie te herkennen. Je ziet eerder het grote geheel dan wanneer je met horizontale aantekeningen zou werken.
  2. Daarnaast maak je de informatie tastbaar. Het is niet langer conceptueel, waardoor je hoofd- en subthema’s sneller onderscheidt.
  3. Door te werken met visuele stimulans als kleuren, symbolen en afbeeldingen verscherp je het mentale plaatje. Hierdoor begrijp en onthoud je de materie beter.
  4. Mindmappen dwingt je daarnaast na te denken over de materie, waardoor je niet alleen je begrip vergroot, maar ook eerder nieuwe connecties legt.
  5. Het leggen van nieuwe verbanden prikkelt daarnaast je creativiteit. Je legt connecties tussen zaken waarvan je eerst niet het verband zag. Dat maakt creatiever én slimmer.

Kortom:

Mindmapping is een uitstekende manier om informatie te verwerken; om veel info overzichtelijk en begrijpbaar vast te leggen. In tegenstelling tot andere noteerwijzen, zal een mindmap je helpen je de informatie beter te overzien. Dat zorgt er niet alleen voor dat je de stof beter begrijpt, je onthoudt het ook langer en beter. En het mooiste? Het maken van verbindingen triggert wellicht nieuwe, briljante ideeën. Ontzettend nuttig, zeker bij een brainstormsessie op afstand. 

Mindmap maken

Digitaal mindmap maken met Mindmeister

Het maken van een mindmap is dus een fantastische manier om snel en goed informatie te verwerken. Hierbij maakt het niet uit of het nou om het samenvatten van een kennisboek gaat, het brainstormen over een nieuwe aanpak of het uiteen zetten van een project.

Maar hoe maak je zo’n mindmap nou? Je bent bekend met de basics (woord in het midden, rondje eromheen en verbinden maar), maar indien je een werkelijk goede mindmap wilt maken – één waar je over een paar weken ook nog wat aan hebt – doe je het goed:

Je pakt het slim aan en maakt digitaal, online een mindmap. Reuze handig, want zo sla je de mindmap eenvoudig op. Zeker wanneer je op afstand (samen)werkt, is het handig indien je jouw mindmap live kunt delen met je collega’s en er tegelijk in kunnen werken. 

De beste tool hiervoor is volgens ons Mindmeister. Deze stelt je in staat snel een deelbare mindmap te maken. Indien je er veelvuldig gebruik van maakt, raden we je aan een betaald account te nemen, want de basis-versie laat je maar maximaal 3 mindmaps opslaan. Maar dat mag de pret niet drukken.

Vervolgens ga je aan de slag:

Samen een mindmap maken op afstand (in 6 stappen)

Je kunt een mindmap natuurlijk voor van alles gebruiken. In deze uitleg houden we even aan een simpel voorbeeld vast, om jou de basics te leren. Geen tig naslagwerken die je onderbrengt in één mindmap of het samenvatten van managementboek, maar eenvoudig. Behapbaar. Later, wanneer je de in’s and out’s van mindmapping kent, mag je losgaan. 

Stap 1. Creëer een online mindmap-omgeving

Voor nu houden we het bij het idee dat je, samen met je collega, een open dag moet organiseren. Jullie bevinden je in een Zoom-meeting, hebben beiden Mindmeister open en gaan live aan de slag in dezelfde mindmap. Deze hebben jullie vooraf gedeeld. 

Stap 2. Jullie gooien alles eruit

Alles dat ook maar te maken heeft met de open dag zetten jullie in de mindmap. Hierbij hoeven jullie nog geen rekening te houden met structuur of prioriteit; dat komt later. Voor nu gewoon even brainstormen over wat er allemaal moet gebeuren. Neem daar hooguit een 10 minuten de tijd voor. 

Mindmap maken

Stap 3. Jullie onderscheiden hoofd- en subthema’s

Zodra jullie denken alles te hebben genoteerd, gaan jullie structuur aanbrengen. Dit doen jullie door te werken met hoofd- en subthema’s. Slepen en verslepen dus. Kijk allereerst welke zaken hoofdthema’s zijn: kunnen jullie bepaalde dingen onderbrengen in één overkoepelend thema? Alles dat bijvoorbeeld te maken heeft met de marketing verzamelen jullie onder het kopje “promotie”. Voor sub-thema’s kun je denken aan het ontwerpen en drukken van flyers of het regelen van beamers. Ook een klein project op zich.

Om het overzichtelijk te houden, geef je er gelijk een kleur en desnoods een symbool aan. Maakt het makkelijker voor het brein om de boel te onderscheiden. 

Mindmap maken

Stap 4. Je vult de mindmap aan met aanvullende informatie

Langzaamaan begint jullie mindmap al vorm te krijgen. De kans is ook groot dat je mindmap nog niet alle informatie bevat die het nodig heeft. Loop daarom even puntsgewijs alle vertakkingen met je collega af en ga na of de informatie die er nu staat compleet is. Indien dat niet het geval is, heb je nu nog de mogelijkheid om van alles toe te voegen.

Mindmap maken

Stap 5. Jullie prioriteren met de klok mee

Jullie mindmap is nu eigenlijk rond. Indien jullie een planningselement aan de mindmap willen toevoegen, is dit de stap waarin dat kan. Zeker wanneer het om een project gaat is het verstandig om de mindmap zo in te delen dat je in één oogopslag ziet wat prioriteit heeft. 

Overleg daarom samen over de aanpak en bepaal wat als eerste moet gebeuren: wat wordt als eerste opgepakt? Sleep die vertakking naar de bovenkant en zet er desnoods een nummer “1” bij. Vlaggetjes om de urgentie aan te geven, is ook een optie. 

Doe dit voor alle armen: versleep ze en zet ze kloksgewijs in de juiste volgorde. Indien nodig kunnen jullie ook nog per punt aangeven wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering. 

Mindmap maken

Stap 6. Jullie organiseren de rest van de informatie

De laatste stap, en gelijk de stap die de mindmap volledig maakt. Om iedere vertakking te verduidelijken, voegen jullie the final touches toe. Denk aan afbeeldingen, links, tabellen of documenten. Dit zorgt ervoor dat je één groot overzichtelijk web aan informatie hebt en jullie niets meer nodig hebben dan de mindmap die voor jullie ligt. ‘Maakt samenwerken een stuk makkelijker!

In dit voorbeeld kun je denken aan de website van de beamerverhuur of een overzicht van de dieetvoorkeuren die collega’s al hebben doorgegeven. Een perfect staaltje plannen!

Mindmap maken

Kortom

Mindmappen was al fantastisch, maar ook nu jij vanuit huis werkt en wellicht op afstand met iemand een project moet zien rond te krijgen, heb je baat bij een ouderwetse woordspin — maar dan wel handig online.

Indien je meer wilt weten over het uiteenzetten van projecten, raden we je aan het artikel over de mini scrum te lezen. Daar gaan we namelijk veel verder in op het behapbaar maken van projecten en deze uiteenzetten in concrete acties. 

En mochten jij en je collega nou meer willen weten over effectief samenwerken op afstand, dan verwijzen we jullie graag naar onze training Effectief Thuiswerken voor Teams. Daar leren we jullie de alles over het productief en effectief voorzetten van de werkzaamheden, ook al werken jullie vanuit huis. Ideaal, zeker in deze tijd. 

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X