Gedurende de dag ben je druk om vragen van collega’s te beantwoorden. Mails gaan over en weer en tussendoor worden er nog wat digitale meetings afgetikt. Hoewel je druk bezig bent met van alles en nog wat, kom je niet toe aan de taken die er echt toe doen. Het gevolg is dat je na afloop van je werkdag wel vermoeid bent, maar geen voldaan gevoel ervaart. Reden? Veel van deze taken zijn namelijk tijdverspilling. Met deze 4 tips voorkom je tijdverspilling en werk je aan taken die er echt toe doen.
Druk zijn, maar niet nuttig bezig zijn
Tijdverspilling houdt in dat jij je bezighoudt met zaken die eigenlijk niet tot jouw prioriteiten behoren. Je bent druk bezig, maar ben je ook echt nuttig bezig? Daar valt nog over te twisten. Hoogstwaarschijnlijk komt ook jou dit bekend voor. Door allerlei ad-hoc klusjes ben je niet toegekomen aan de belangrijke taken. Wéér hebben deze kleine klusjes je planning overhoop gehaald. Zonde!
Dan is het ook niet heel gek dat je je werkdag niet voldaan hebt afgesloten. Je gestelde prioriteiten liggen namelijk niet in lijn met waar je daadwerkelijk je aandacht aan besteedt.
Met de volgende 4 tips streven we naar minder tijdverspilling en meer nuttig werk. Je wil de werkdag tenslotte met een voldaan gevoel afsluiten en werk uitvoeren wat ook écht iets bijdraagt.
Minder tijdverspilling met deze 4 simpele tips
1. Plan maximaal 3 prioriteiten per dag
James Clear is een schrijver van verschillende time management boeken en hij stelt het volgende:
We zijn het volledig met hem eens.
Hij stelt dat het belangrijk is om prioriteiten te bepalen en ook daadwerkelijk te plannen, zodat je ook niet afgeleid wordt door andere zaken. Wil je tijdverspilling voorkomen, focus je dan op taken die prioriteit hebben. Houd jij je bezig met andere randzaken, dan verlies je natuurlijk ook kostbare tijd.
Dat willen we natuurlijk voorkomen! Maar hoe pakken we dat aan?
Pak je planning erbij en kijk eens kritisch naar je taken die je vandaag of deze week op de planning hebt staan. Kies daarvan 2, maximaal 3, concrete prioriteiten waar je vandaag aan wilt werken. Plan niet direct je hele dag vol, want dat is namelijk ook niet realistisch. Wees er bewust van hoeveel tijd je voor deze 2 of 3 taken nodig hebt. Op basis daarvan maak je een concrete planning.
Bijvoorbeeld:
Prioriteit 1: Analyse maken (2 uur)
Prioriteit 2: Offerte opstellen (1,5 uur)
Prioriteit 3: Declaraties verwerken (2 uur)
Nu je 3 prioriteiten bepaald hebt en daar ook een tijdsbestek aan gehangen hebt, voorkom je dat je aandacht gaat besteden aan taken die een tijdverspilling zijn. Zoals één van onze Time Management trainers, Paul, ook altijd zegt:
“Als je niet weet wát je hebt, weet je ook niet wat je over hebt voor andere zaken.”
Bepaal je prioriteiten en plan ze ook in. Komt er een taak voorbij, hoe klein ook, die niet tot je prioriteiten behoort? Plan deze dan voor een later moment in, zodra je daar wel ruimte voor hebt. Wees kritisch en voorkom dat je je prioriteiten weer opzij schuift.
Dit houdt ook in dat je soms ‘nee’ moet zeggen tegen collega’s of misschien wel je baas. Stel je baas vraagt om nu naar een taak te kijken. Geef dan aan dat je op dit moment andere prioriteiten hebt, die eerst af moeten. Geef ook aan wanneer je er eventueel wél tijd voor hebt. Vindt je baas toch echt dat je zijn taak voorrang moet geven, geef dan ook aan dat jouw prioriteit daarvoor moet laten vallen. Zeg bijvoorbeeld:
“Prima, ik ga aan de slag met deze aanvraag. Dat betekent wel dat ik dit rapport dan pas morgen kan afmaken. Vind je dat goed of wil je liever dat ik verder werk aan dit rapport?”
Op deze manier geef je duidelijk aan dat andere zaken ook prioriteit hebben. Mocht je leidinggevende of baas toch willen dat je andere taken prioriteit geeft, dan hebben zij daar ook toestemming voor gegeven. Kortom, stel prioriteiten om tijdverspilling te voorkomen. Mocht je daardoor niet toekomen aan vragen van anderen, communiceer dat dan ook duidelijk. Zodat verwachtingen ook gemanaged worden en andere afspraken eventueel gemaakt kunnen worden.
2. Delegeer taken die jij niet zelf hoeft uit te voeren
Een andere vorm van tijdverspilling is taken uitvoeren die jij niet per se zelf hoeft te doen.
Heb je moeite met delegeren, omdat je alles graag zelf onder controle hebt? Dat begrijpen we, maar geef een taak vooral uit handen als deze ook prima door andere uitgevoerd kan worden. Zo geef je jezelf ook meer ruimte.
Door taken te delegeren geef je jezelf meer ruimte en tijd. Waardevolle tijd die je ook kunt gebruiken voor belangrijke taken en projecten, die wel jouw aandacht nodig hebben.
Kortom, richt je echt op taken die alleen jij kan uitvoeren. Laat de minder belangrijke taken over aan anderen die deze taak wellicht net zo goed, sneller of goedkoper kan uitvoeren. Een nuttige manier om met jouw waardevolle tijd om te gaan.
Dit schema is een handig hulpmiddel:
3. Realiseer dat niet alles direct opgepakt moet worden
Realiseer ook goed dat niet alles nu opgepakt moet worden. Besef goed dat mails of vragen van klanten heus wel even kunnen wachten. Het hoeft echt niet meteen. Zo voorkom je dat je direct tijd spendeert aan taken die wellicht minder belangrijk zijn dan jouw gestelde prioriteiten.
Zorg er natuurlijk wel voor dat je naar de ander duidelijk communiceert dat je er later op terug komt of dat een ander wellicht beter kan helpen. Bijvoorbeeld:
- Taken delegeren: je krijgt een “dringende” vraag van een collega — “Sorry, ik kan je daar niet bij helpen. Christel neemt dat tegenwoordig van mij over. Je kunt het beter aan haar vragen.”
- Aangeven dat je er later op terugkomt: de klant stelt een vraag per mail — “Dank voor je mail. Ik begrijp je vraag en ik ga dit graag voor je uitzoeken. Helaas kom ik hier vandaag niet meer aan toe in verband met andere werkzaamheden. Woensdag kom ik er graag bij je terug en dan ontvang je de volledige analyse.
- Opstaande mails die op een antwoord wachten, kun je op een later moment oppakken. Het reactietermijn op werkgerelateerde mails bedraagt doorgaans 24 tot maximaal 48 uur. Het is prima om daar even mee te wachten, direct reageren is niet nodig.
Kortom, behoort een vraag of verzoek vandaag niet tot jouw 3 gestelde prioriteiten? Dan hoef je daar ook niet direct mee aan de slag te gaan. Zorg dat je vandaag eerst werkt aan de prioriteiten. Mocht je dan tijd over hebben, kun je de overgebleven tijd daaraan besteden. Maar onthoud ook goed dat het prima is om taken te delegeren of om er simpelweg even mee te wachten. Communiceer uiteraard wel duidelijk met collega’s, klanten en leidinggevenden en manage de verwachtingen om teleurstellingen te voorkomen.
4. Plan taken op het beste tijdstip en zoek een geschikte plek in huis
Taken worden vaak op het verkeerde moment van de dag uitgevoerd. Ben je bijvoorbeeld bezig met een uitgebreide analyse waar je volledige aandacht voor nodig is, maar plan je dit aan het einde van de dag? Dan is je concentratieboog inmiddels ook afgezwakt. Of ben je thuis bezig met een belangrijke taak en komen je kinderen thuis van school? Ook dan kan concentreren erg lastig zijn.
Besluit je toch om door te gaan met deze analyse, terwijl je er eigenlijk niet je volledige aandacht bij hebt? Dan heb je niet alleen meer moeite met focussen, maar je gaat ongetwijfeld ook fouten maken. Deze fouten moet je alsnog op een later moment verbeteren, als je wel volledig gefocust bent. Dat is wederom tijdverspilling, erg zonde.
Bepaal eerst voor jezelf wat het meest geschikte moment is om aan de 3 prioriteiten te werken, om tijdverspilling te voorkomen. Denk ook goed na over de plek waar je de taak uitvoert.
In de ochtend ben je vaak het meest geconcentreerd. De concentratie neemt in de loop van de dag vaak af. Ga bij jezelf na wanneer jij het beste taken uit kunt voeren die ook je volledige aandacht nodig hebben. Vaak is het verstandig om de dag af te trappen met ingewikkelde projecten, zodat je daar niet tegenaan zit te hikken en het alsnog moet uitvoeren aan het einde van de dag als de concentratie ver te zoeken is. Plan online meetings daarom het liefst aan het eind van de werkdag of net voor de lunch, omdat dit ook vraagt om minder concentratie.
Zoek ook een rustige plek op in huis. Thuiswerken heeft zo zijn voordelen dat je niet direct afgeleid wordt door collega’s, maar wellicht zijn jouw partner en kinderen ook thuis. Daarom is het verstandig om een rustige plek in huis te creëren zoals een werkkamer, zodat je je volledig kunt focussen op het werk en niet afgeleid wordt door externe factoren.
Kortom, voorkom tijdverspilling door taken te plannen op het juiste tijdstip en uit te voeren op een rustige plek in huis.
Conclusie voor minder tijdverspilling
Minder tijdverspilling behaal je met de 4 simpele tips. Dat doe je niet door ‘nee’ te zeggen, maar wel door dagelijks te bepalen wat je prioriteiten die dag zijn. Ben kritisch op wat er tussendoor aan taken komt en denk ook goed na over waar en wanneer je de taken uitvoert.
Tot slot de 4 tips samengevat:
- Kies dagelijks maximaal 3 prioriteiten, die je vandaag sowieso wil uitvoeren.
- Delegeer taken die jij niet zelf hoeft uit te voeren.
- Realiseer je dat niet elke vraag meteen moet worden opgepakt, communiceer wel duidelijk en manage verwachtingen.
- Plan taken op het juiste tijdstip in en kies een rustige werkplek in huis.
Volg een Thuiswerken training voor meer praktische tips
Thuiswerken is nieuw voor veel werknemers en dat heeft zeker nog zijn uitdagingen. Niet alleen om tijdverspilling tegen te gaan, maar ook om samenwerken op afstand onder de knie te krijgen, beter te communiceren met collega’s en leidinggevende en ook om op afstand verwachtingen te managen en naar de juiste output te streven. Er komt ontzettend veel bij kijken om je thuiswerkdag zo efficient mogelijk in te delen. Daarom kun je bij ons ook een 1-daagse training Thuiswerken volgen, zo leef je nog beter om te gaan met je waardevolle tijd.
… of volg onze training Effectief Thuiswerken voor Teams
Deze 1-daagse training is wellicht niet alleen voor jou interessant. Daarom organiseren we ook 1-daagse trainingen Effectief Thuiswerken voor Teams. Vooral in deze tijd erg interessant. Deze in-company training is volledig gebaseerd op jullie wensen, organisatie en doelstellingen.
