Vaak zijn we druk met van alles en nog wat, maar of we ook écht productief zijn… dat is nog maar de vraag. Belangrijke taken zijn aan het einde van de week meestal niet af en worden weer doorgeschoven naar de volgende week. Met deze 5½ tips kun jij jouw productiviteit verhogen en sluit je de week wél met een voldaan gevoel af.

De hele dag door werk je ontzettend hard. Maar ben je met dat harde werken ook wel zo productief? Je helpt collega’s uit de brand, gaat de ene online vergadering in, om vervolgens weer een andere online vergadering bij te wonen en tussendoor probeer je je mailbox bij te werken. De hele dag ben je druk in de weer. Toch heb je aan het einde van de dag zelden het gevoel dat je taken ook écht afgerond hebt en dat je de werkdag met een voldaan gevoel afsluit.

Hoe komt dat toch?

Je werkt misschien wel hard, maar je bent niet productief bezig. Met de volgende tips kun je wél jouw productiviteit verhogen.

5½ tips om je productiviteit te verhogen

Het is eigenlijk simpel: je moet je werkwijze veranderen om productief te kunnen zijn. Met een simpele aanpassing kan dat al een groot verschil maken op lange termijn.

1. Houd je enkel bezig met waardevolle taken

Vaak houden we ons het merendeel van de dag bezig met ad-hoc klusjes en andere tijdverspillers. We helpen collega’s op weg en we bellen en mailen de hele dag door. Dit soort kleine taakjes slokken juist veel tijd en energie op. Echt een waardevolle, belangrijke taak uitvoeren? Dat is er weer bij ingeschoten. Zonde!

Daarom is het belangrijk om je enkel te focussen op taken die daadwerkelijk het verschil maken en die je dichterbij je doel brengen. Dat klinkt heel logisch, maar toch besteden we daar vaak te weinig tijd aan. Hoe kun je dat bepalen?

Bekijk elke dag wat er op jouw planning staat en bedenk welke taken echt waarde toevoegen aan de voortgang van je doel of van een groter project. De stap om aan dit soort taken te beginnen is vaak wat groter. Aan de hand van 3 vragen kun je bepalen welke taken jouw volledige aandacht verdienen:

Wat zijn mijn belangrijke taken/projecten op dit moment?

Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?

Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?

Ben vooral kritisch in deze eerste stap. Misschien ben je uitgenodigd voor een twee uur durende vergadering, maar is deze echt zo nuttig voor jou? Is het ook werkelijk de meest waardevolle besteding van jouw tijd of zijn er misschien taken die meer je aandacht verdienen? Wellicht kun je je tijd beter gebruiken voor het afronden van dat ene belangrijke project. Eigenlijk weet je zelf ook wel dat die vergadering niet zoveel bij gaat dragen en dat het geen noodzaak is om aanwezig te zijn.

Je bent al goed op weg om je productiviteit te verhogen, als je je bewust bent van de belangrijkheid van een taak.

2. Bepaal jouw meest productieve moment van de dag

Waar en wanneer je de taken gaat uitvoeren… Zodra jij je diep moet concentreren voor een belangrijke taak, dan is het niet zo handig om in een drukke kantoortuin te werken. In dat geval is het handig om juist thuis te werken of op een andere rustige plek. Stel je werkt al thuis, maar je kinderen zijn woensdagmiddag ook thuis van school? Dan is het misschien handig om taken, die veel concentratie vergen, in de ochtend uit te voeren.

Je doet er sowieso ook verstandig aan om ingewikkelde taken in de ochtend te plannen. Vaak zit je op dat moment nog hoog in je energie en na de lunch zwakt dat flink af. Plan daarom in de middag wat taken die minder concentratie nodig hebben of plan dan vergaderingen in (die ook echt van toegevoegde waarde zijn).

Kortom, kijk per taak waar én wanneer je de taak het beste kunt oppakken, op het moment dat je de meeste tijd en energie hebt.

3. Leren delegeren

In een takenlijst staan vaak ook taken die prima door een ander uitgevoerd kunnen worden. Iemand kan bijvoorbeeld sneller, beter of goedkoper een taak uitvoeren. In dat geval is het prima om een taak uit handen te geven. Zo geef jij jezelf vooral meer ruimte om je toe te leggen op taken die er voor jou toe doen.

Let wel op dat je taken delegeert en niet over de schutting gooit en doorschuift naar een ander. Goed delegeren doe je zodat zowel jij als de ander erop vooruit gaat. Overschat delegeren daarom niet.

4. Plan vooraf taken in

Om te voorkomen dat je ad-hoc klusjes alsnog prioriteit geeft, is het belangrijk om de taken ook vast te leggen in een agenda en in een takenlijst. Doe je dat niet, dan heb je ook geen helder overzicht en zie je zaken over het hoofd.

Kortom, leg taken en projecten dus vast om je productiviteit te verhogen. Doe dat met een agenda maar ook met een goed werkende to-do lijst.

  • In de agenda plaats je meetings, reistijden en taken die langer dan 30 minuten in beslag nemen. In feite blok je dat dagdeel in de agenda, zodat je ook duidelijk voor ogen hebt hoeveel tijd je die dag nog over hebt voor andere taken.
  • In je takenmanager (to-do lijst) plaats je de taken die korter dan 30 minuten duren. Vaak zijn dit taken waar je nog op wacht of wat je moet bespreken met anderen.

Door te werken met een agenda en to-do lijst weet je exact hoe jouw werkdag eruit ziet en kun je daar ook makkelijker op anticiperen.

5. Houd 30% ruimte over voor ad-hoc klusjes

Ad-hoc klusjes volledig laten vallen, dat is natuurlijk geen optie. Het komt altijd weleens voor dat ad-hoc klusjes tussendoor komen en dat er bijvoorbeeld een boze klant belt die zo snel mogelijk te woord moet worden gestaan.

Houd daarom in je planning ook rekening met onvoorziene taken en plan je agenda voor 70% vol. Zo houd je ruimte over voor onvoorziene taken en voorkom je dat je alsnog belangrijke taken moet doorschuiven naar de volgende dag.

5½. Blijf je systeem finetunen

Met deze 5 tips kun jij je productiviteit verhogen, maar waak er ook voor dat je deze manier van werken blijft finetunen. Werk je een tijdje op deze manier, dan zul je merken dat niet alleen meer gedaan krijgt in minder tijd, je maakt ook minder fouten. Waarom? Omdat je namelijk gefocust te werk gaat.

Voorkom echter dat je hier niet te ver in doorslaat. Time management is geen magische oplossing voor teveel werk. Het geeft vooral handvatten om prioriteiten helder te krijgen en om slimmer te werk te gaan, door je tijd beter in te delen. Besef wel dat je nog altijd keuzes zult moeten maken, waar anderen niet altijd blij mee zijn.

Geef jezelf de ruimte om ontdekken hoe je jouw workflow nog verder kunt verbeteren, wat je aandacht verdient en waar je focus op moet liggen. Zo blijf je jezelf ontwikkelen en de manier van werken finetunen. In dit proces moet je leren vallen en opstaan. Blijf je systeem ook finetunen, omdat je werk namelijk constant in beweging is en je ook telkens nieuwe inzichten krijgt in je vakgebied of in jouw manier van werken.

Conclusie

Met deze 5½ tips kun jij jouw productiviteit verhogen:

  1. Bepaal de meest waardevolle taken en focus je enkel op deze taken.
  2. Bepaal jouw meest productieve moment van de dag.
  3. Delegeer je taken aan collega’s die het beter, sneller of goedkoper kunnen uitvoeren.
  4. Plan vooraf je belangrijkste taken in.
  5. Houd 30% ruimte over voor de ad-hoc klusjes.

En tot slot 5½: blijf je systeem finetunen, om je workflow te verbeteren.

Volg een training Effectief Thuiswerken

Natuurlijk is je productiviteit verhogen niet de enige manier om slimmer met je waardevolle tijd om te gaan. Volg onze 1-daagse training Effectief Thuiswerken en ontdek hoe jij efficiënter en slimmer je tijd kunt indelen, om vervolgens ook doelen te kunnen behalen. Krijg nog meer gedaan in minder tijd! Deze training kun je individueel of met enkele collega’s volgen. Zijn jullie met het team geïnteresseerd in deze training? Dan bieden we ook de in-company training Thuiswerken aan. Deze training geven we bij jou op locatie en is volledig afgestemd op jullie organisatie, doelstellingen en vraagstukken.