Zakelijke e-mail – vermijd deze veelgemaakte fouten als thuiswerker

Wil je snel een reactie ontvangen van je klant of relatie? Voorkom dan dat de e-mail te lang en formeel is. Eén van de meest gemaakte fouten bij het versturen van een zakelijke e-mail. Hou je e-mail vooral bondig, fris én correct, dan kom je goed over bij de klant en krijg je wel snel een reactie.

Wekelijks ontvangen we gemiddeld 86 zakelijke mails. Waar je op je privé mail misschien enkele nieuwsbrieven en aanbiedingen per dag ontvangt, lijkt de stroom aan zakelijke e-mails niet te stoppen. Ben je eindelijk door al die zakelijke mails heen, loopt je inbox gedurende de werkdag weer helemaal vol.

Het komt erop neer dat we veel mailen, maar vaak mailen we ook verkeerd. Dat is wellicht ook de reden dat onze mail onderaan deze 86 mails belandt. Er gaat iets mis en dat is de reden waarom een reactie zo lang uitblijft én waarom je inbox de spuigaten uitloopt.

In dit artikel leggen we uit wat veelgemaakte fouten zijn, waarom het lang duurt voordat je een reactie krijgt en hoe je voorkomt dat je een blunder maakt met je zakelijke e-mail. Met deze tips voorkom je dat je inbox vol stroomt.

Om ook hier maar snel to the point komen: de grootste fout is dat je in de zakelijke e-mail niet snel genoeg to the point komt. Hoe sneller je dat doet, hoe sneller je reactie krijgt. Een zakelijke e-mail is eigenlijk al te lang als deze meer dan 2 alinea’s bevat. Ben vooral duidelijk en bondig.

Een te lange zakelijke e-mail

Het is dus een veelgemaakte fout. We schrijven extreem lange en uitvoerige e-mails, omdat we volledig en zakelijk willen overkomen. We denken dat we het daarmee goed doen, maar in werkelijkheid is dit de grootste fout. Iedereen wil namelijk een e-mail snel en efficiënt afhandelen. Is je e-mail te lang? Dan komt deze al snel onderaan de lijst te staan. Jouw klant of relatie wil tenslotte snel kunnen begrijpen wat de essentie is van de mail en wat hij of zij moet uitvoeren.

Is jouw mail erg lang, dan zal de ontvanger al snel afhaken. Zodra de ontvanger de mail scant en ziet dat hij of zij langer dan 5 minuten nodig heeft om de mail te lezen en vooral nog moet ontcijferen wat jij precies wil en wat de gevraagde actie is, dan ben je de ontvanger kwijt. Dat is dan ook de grootste valkuil van een te lange zakelijke e-mail.

Vooral nu we natuurlijk vaak thuiswerken. De helft van de e-mails (46%) wordt vaak op tablet of smartphone gelezen. Dan is het haast niet te doen om een lange mail te lezen op een klein scherm. De ontvanger zet de mail snel weer op ongelezen en komt er “op een later moment” wel op terug.

Dit is zowel voor de ontvanger als voor de verzender erg onhandig. De ontvanger ziet de mail telkens voorbij komen en het blijft op zijn to-do lijst staan. De verzender blijft maar wachten op antwoord. Kortom, niet ideaal.

Hoe hou ik de zakelijke e-mail kort?

Schrijf een zakelijke e-mail altijd in 1 of 2 alinea’s met maximaal 5-6 zinnen, gescheiden door witregels. Het klinkt onmogelijk, maar jij kan het ook. Elk verzoek of uitleg kan namelijk in 1 of 2 alinea’s getypt worden. Doe dat aan de hand van de volgende stappen (in deze volgorde!):

  • Kent de ontvanger jou nog niet? Meld dan eerst wie je bent.
  • Meld waarom je de ander mailt.
  • Meld wat je van de ontvanger verlangt of verwacht, geef eventueel aan hoe lang het duurt.
  • Meld (eventueel) welke CC-ers toegevoegd zijn en waarom.
  • Meld (eventueel) welke bijlagen toegevoegd zijn en waarom.

Natuurlijk kan het zo zijn dat je veel meer te vertellen en uit te leggen hebt en dat dit simpelweg niet past in een zakelijke e-mail van 1 á 2 alinea’s. In dat geval adviseren we juist om een belafspraak of videocall in te plannen. Je hebt dan zoveel te bespreken, dat je dan beter face to face het verhaal kan toelichten.

Een ouderwetse zakelijke e-mail

Een andere veelvoorkomende fout waardoor een e-mail te lang wordt, is dat de vorm te ouderwets is. Natuurlijk dien je in een zakelijke e-mail formeel te zijn, maar dat wil niet zeggen dat je ontzettend lange zinnen moet gebruiken met veel ‘officiële’ woorden. Komt juist to the point door bondig en fris te zijn in je taalgebruik en ja, dat kan formeel zijn.

Let goed op, want door té formeel of juist té informeel te mailen naar een klant, kun je de plank ook al snel misslaan, met het gevolg dat het contact helemaal verpest is. Voorkom dus dat je te ouderwetse woorden gebruikt. Volgens Marleen Severijnen – expert in zakelijk mailen – is het een fout die vaak gemaakt wordt, vertelt ze in het NRC:

“Formeel schrijven heeft meer te maken met je toon en de verzorging van je tekst, niet met het gebruiken van ouderwetse woorden.”

Wat werkt dan het beste? Zorg dat je in je zakelijke e-mail formeel, modern, maar ook persoonlijk bent. Dat werkt uiteindelijk voor iedereen het best.

Hoe schrijf ik dan formeel en fris?

  • Ken je de ontvanger? Gebruik dan “Beste [voornaam]” als aanhef. Ken je de ontvanger niet, gebruik dan “Geachte meneer/mevrouw [achternaam]”. Zonder achternaam is ook een optie als je die niet weet.
  • Houd het woordgebruik altijd dicht bij jezelf en gebruik juist ook spreektaal. Vermijd vooral moeilijke woorden en een ingewikkelde zinsopbouw. In feite is een zakelijke mail niet heel veel meer dan een digitaal gesprek. Benader de klant of relatie daarom vooral zoals je dat ook live zou doen.
  • Sluit de mail netjes af met “Met vriendelijke groeten” of “Hartelijke groet”. De mail afsluiten met: Thanks, MVG, gr of groet zijn uit den boze. Doe dat absoluut niet. “Hoogachtend” is ook niet altijd passend en gebruik je in principe alleen onder een klachtenbrief of een slecht-nieuwsbericht.
  • Sluit de mail vervolgens af met je persoonlijke handtekening, je voor- en achternaam. Benoem eventueel je functie, linkjes naar profielen en je werkdagen, zodat de ontvanger ook op de hoogte is.

Tip: met behulp van handige text expanding software zoals Atext en de gratis variant Phrase Express, is het mogelijk om bepaalde shortcuts in te stellen. Daarmee bespaar je weer wat extra tijd en het werkt vooral lekker handig. Typ bijvoorbeeld /mvg en dan komt er automatisch ‘Met vriendelijke groet‘ te staan.

Wat doe ik nog meer fout?

Naast het schrijven van een te lange en ouderwetse zakelijke e-mail, zijn er nog een aantal no go’s volgens Merleen Severijnen. De volgende fouten worden regelmatig gemaakt:

  • Vermijd gebruik van uitroeptekens of onnodige accenten en een vetgedrukt of cursief lettertype. Uitroeptekens kunnen juist schreeuwerig overkomen volgens Severijnen, terwijl jij het misschien enthousiast bedoelt. Gebruik van verschillende lettertypes ziet er daarnaast ook rommelig uit.
  • Ontvang je een kort verzoek, bijvoorbeeld een uitnodiging van een vergadering? Dan is het prima om dat enkel te beantwoorden met een simpele “ja” of “nee”. Voorkom een uitgebreid verhaal, maar reageer vooral kort en bondig. Dat is tenslotte het enige wat de verzender van je wil weten.
  • PS gebruik je enkel in een brief. Dat doe je juist om te voorkomen dat je er een rommeltje van maakt op papier. Digitaal is het natuurlijk anders. Ben je iets vergeten? Tik het dan gewoon in de mail.
  • Krijg je een lange mail met veel vragen? Typ dan niet de antwoorden in de mail van de ander. Severijnen adviseert om dat niet te doen. Schrijf je antwoorden gewoon in een eigen mail en vermink niet de tekst van je klant of zakenrelatie.

Een bondige, formele en frisse e-mail, zo doe je dat:

Je hebt nu geleerd wat je niet en vooral wel moet doen in een zakelijke e-mail. Met behulp van deze voorgaande tips zorg je ervoor dat de boodschap correct overkomt bij de ontvanger, je bespaart de ontvanger een hoop tijd en werk, met als gevolg dat je ook snel een reactie terug ontvangt.

Een bondige, formele en frisse e-mail. Dat ziet er dan ongeveer zo uit:

“Beste Peter,

De afgelopen maanden ben ik bezig geweest met het opstellen van het jaarrapport, zoals je misschien weet. Ik mail je omdat ik je hulp goed kan gebruiken. Ik begreep van Angela namelijk dat je docent Nederlands bent geweest. Zou jij het rapport globaal kunnen doornemen op grammatica-, taal-, vorm- en spelfouten? Het zijn tot nu toe een paar pagina’s, dus ik verwacht dat het niet meer dan een half uurtje zal kosten.

Ik heb Angela in de CC, zodat ze ervan weet. Het jaarrapport vind je in de bijlage.

Alvast bedankt!

Met vriendelijke groeten,

David Janssen

Communicatie adviseur – Afdeling Marketing”

Een korte e-mail met slechts 1 alinea. Een nette aanhef, een duidelijke wie-wat-waarom in spreektaal en tot slot een nette afsluiter. Nu jij!

Meer weten over e-mailen? Volg een training effectief Thuiswerken

Zakelijk e-mailen, we doen het nu we thuiswerken nog vaker. We houden elkaar allemaal graag op de hoogte en communiceren is nog belangrijker geworden. Niet vreemd dat de hoeveelheid mails in jouw inbox blijft toenemen. Met de voorgaande tips hopen we dat jij minder tijd nodig hebt voor je inbox en je echt kan focussen op de taken die er toe doen. Slimmer omgaan met je tijd, dat is wat time management inhoudt. Naast tips over zakelijk e-mailen helpen we je ook op weg met andere praktische tips en slimme tools. Volg daarom eens een training Effectief Thuiswerken, alleen of met enkele collega’s. Tijdens deze training leer je niet alleen hoe je efficiënter mailt. Je leert bijvoorbeeld beter om te gaan met je tijd, prioriteiten te stellen en je leert beter samenwerken op afstand. Volg je deze training liever met collega’s, overweeg dan de in-company training Thuiswerken. We geven de training bij jou op locatie en deze is volledig afgestemd op jullie wensen, organisatie en doelstellingen.

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X